Hvordan skrive bokstaver: 6 komponenter i en overbevisende brev

Elektronisk korrespondanse har alltid vært og er fortsatt den viktigste modusen for kommunikasjon i næringslivet. En godt utformet brev er allerede halve kampen. Men slike brev er ikke i stand til å gjøre det. Noen ganger leser brevet med en virksomhet forslaget, er det ikke klart hva du ønsker å tilby, hva slags nytte du får fra det, og hvorfor har du brukt din tid på å lese og forstå denne bokstaver.

Muligheten til å skrive riktig, overbevisende bokstaver kommer med praksis. Og vel, når erfaringene er delt, slik at dermed andre mennesker ikke tråkke på samme rake. Jeffrey James, forfatter av boken «business to business salg: strøm ord og strategier fra verdens Top Salgs Eksperter », og tilbyr et enkelt system for å trekke opp overbevisende brev, som består av seks trinn.

Copyright Shutterstock

1. Alltid klart forestille seg hva kommer til å skrive

Hovedformålet med brevet - å sørge for at mottakeren har tatt en klar beslutning. Så, før du begynner å skrive brev, spør deg selv en gang om hva det er du ønsker fra mottakeren? Hvilken beslutning han må ta etter å ha lest brevene?

I dette tilfellet, usikkerhet - er svorne fiende. Den klarere målet ditt, jo mer overbevisende å få brevet.

2. Begynn brevet med konklusjonen

Din konklusjon er en erklæring om at beslutningen om å bli tatt av mottakeren basert på innholdet i brevet.

På skolen lærte vi å alltid starte med en introduksjon. Når det gjelder å utarbeide overbevisende meldinger, er dette utsagnet feil. I næringslivet, alle er for opptatt til å vurdere dine ferdigheter. Derfor bør du gå rett på sak.

For eksempel, du vil få fra sine overordnede om tillatelse til å installere et treningsstudio i et av lokalene til din bedrift.

feil:

"Jim,
Som du vet, fraværet av ansatte i øyeblikket er et stort problem, som har ganske sterk finansiell innvirkning på både vårt selskap og andre selskaper i vår bransje... blah blah blah... Så må vi vurdere tildeling av penger for omplasseringen av gym på hovedkontoret vårt selskap. "

riktig:

"Jim,
Jeg vil at du skal ha godkjent installasjon av et treningsstudio på kontoret vårt. "

3. Del dine argumenter til noen lettfordøyelige avsnitt

Til argumentene til støtte for dine ideer lett lest og forstått, dele dem inn i et par avsnitt.

feil

"Ifølge en fersk rapport fra regjeringen gruppen fysisk aktivitet er svært viktig selv til tross for at bare noen få selskaper vise sin forpliktelse til slik markedsføring ansatte. Mange bedrifter definere slike grupper som undervurderte eiendeler, men de har ingen planer om å innføre tilsvarende grupper i industrien, selv til tross for at fitness er nært knyttet til bedrifts- og person suksesser. Jeg tror at hvis vi ikke innføre en lignende fysisk lag i vårt selskap, vi er fortsatt langt bak konkurransen. "

riktig

"Fitness på kontoret vil:
- for å redusere sykefraværet
- for å øke den samlede produktiviteten "

4. Forsterke hverandre argument bevis

Hvis du skriver et brev, som består av solide argumenter, kan det bli oppfattet som kontinuerlig personlig mening og ikke noe mer. For hvert argument behov bevis. Hvordan ellers å forstå hva det egentlig?

feil

"Fitness på kontoret ville være den beste løsningen, fordi folk foretrekker å gå på jobb i stedet for å bo hjemme. Det vil også bidra til å redusere den totale forekomsten på kontoret. "

riktig

"Redusere mengden av fraværet. Ifølge en undersøkelse utført av National Institutes of Health blant 1000 selskaper som har treningssentre i kontorer, ansatte fraværet med 20% lavere i disse selskapene enn i selskaper som ikke har en slik utstyr. "

5. Gjenta din konklusjon som en oppfordring til handling

På slutten av brevet igjen gjentar sin konklusjon, uttalte i utgangspunktet. Først nå som en oppfordring til handling. Så du klarer mottakeren til en bestemt konklusjon, at han bør gjøre etter å ha lest brevet ditt. Denne samtalen skal være enkel og konkret.

feil

"Vi vil være svært takknemlig for deg hvis du støtte dette prosjektet."

riktig

"Hvis du svarer ja på dette brevet, jeg umiddelbart sette i gang prosessen."

6. Skriv inn fordel i emnefeltet

Emnelinjen av brevet er nesten den viktigste delen. Fordi det må forutse den grunnleggende emnefeltet, og konfigurere en mottaker til den ønskede stemningen. Og det er derfor du må fylle det i det siste etter at du har skrevet alle argumenter og bevis som støtter den grunnleggende konklusjon.

Ideelt sett bør emnefeltet løse to viktige problemer: så det bør være interessert i mottakeren at han åpnet og leste brevet; og det bør omfatte den konklusjon at du ønsker å formidle til mottakeren.

I de fleste tilfeller den beste måten å utføre begge oppgavene på en gang - er å skrive om fordelene som kan oppnås som et resultat av de ønskede løsninger for deg.

feil

"Virkningen på helsen til de ansatte på utstyr programtreningssentre i kontorer"

riktig

"Hvordan kan vi redusere mengden av fravær av ansatte"

Jeg interessert i din mening. Hvordan ville du reagere på begge alternativene og hvilke regler du blir guidet under utarbeidelsen av slike brev?