Når vi lar e-post til å styre seg selv og hva de skal gjøre

Hvis du arbeider med e-post virker det til deg, hvis du spiller spillet, hvor du trenger å "fange opp" med en hammer plutselig kommer ut i den ene eller den andre mink mole, er du ikke alene. Send e-post standard - den viktigste kanalen for forretningskommunikasjon. på evalueringer Radicati Group, mottar gjennomsnittlig kontoransatt om 100 e-poster om dagen. Dette tallet øker årlig med 15%. I juli 2012, publisert konsulentselskapet McKinsey Global Institute en rapport med tittelen "Den sosiale økonomi: økt verdi og produktivitet gjennom sosiale teknologier »(The Social Economy: Unlocking verdi og produktivitet gjennom sosiale Technologies). Den sier at de menige ansatte tilbringer 28% av sin tid på å jobbe for forvaltning av e-post.

Tenk på det. Hvis du har en 50-timers arbeidsuke, de 14 timer har du bruker på å lese og skrive e-poster. Det er lite sannsynlig at du bruker så mye tid i Word, Excel eller andre arbeidsprogrammer.

Kanskje disse tallene ikke vil være et problem om e-posten var faktisk en effektiv kommunikasjonskanal. Snarere er det slik at for noen selskaper. Men i de fleste tilfeller er det ikke. Selvfølgelig har e-post rett til å eksistere, men ikke bli involvert. forskning

showetAt konstant kontroll av innkommende senker IQ.

I de senere årene har e blitt en reell svøpe forretningskommunikasjon. Likevel, det bør ikke klandres for alle onder. Skylde teknologi er praktisk: det er en god unnskyldning for ikke å se i speilet. Tross alt, hvis vi ser på innsiden, vil du forstå at problemet ikke er i e-post som sådan, men hvordan vi bruker dem.

Poenget er ikke å gi opp e-post (selv om noen gjør). Ideen er å bruke det rasjonelt.

Hvor skal jeg begynne?

Forstå, e ≠ samtale

Via e-post kan ikke engasjere seg i dialog på samme måte som i det virkelige liv. I brevene er det alltid tidsintervaller, og tekstmeldinger er ikke ment å nært vennskap vist til den andre parten. Justin Kruger (Justin Kruger) fra New York University og Nicholas Epley (Nicholas Epley) University of Chicago bevisteAt i fravær av ikke-verbale signaler folk feilaktig tolke e-poster.

Psykologer har funnet ut at å tolke stemningen er bare halvparten av tilfellene oppnådd i en tekstmelding. Smilies, dessverre, hjelper ikke, for eksempel for å skille humor av sarkasme. Dette fører ofte til misforståelser. Er du klar hver gang å kaste en mynt i et forsøk på å gjette om din samtalepartner er klart løfte?

Følger regelen av tre bokstaver

Akseptere det faktum at e-post er ikke det beste stedet for intime samtaler, gå til handling.

Bruk regelen av tre bokstaver: hvis problemet ikke er løst i tre e-postmeldinger, trenger du et personlig møte.

Det gjelder å løsninger som de administrative oppgaver (for eksempel møte planlegging) så vel som personlig. Det vil spare deg for mye tid og vil beskytte mot en rekke skuffelser. Men, som det ikke er for alle, være forberedt på å misnøye av noen kamerater. Med en rimelig andel av de forutsetningene, men det er på tide å kvitte seg med installasjonen "på alle spørsmål fikk mail."

Ikke avgjøre hastesaker epost

Hvis problemet er veldig viktig og krever umiddelbar handling, ikke løse det på e-post. For å gjøre dette, er det en telefon. La dette være en regel i din bedrift.

Ikke bruk e-post til å administrere oppgaver

E-post - dette er ikke en oppgave manager. Men mange bruker e-post i egenskap som sådan. Ikke rart de blir stadig distrahert. Jeg åpnet esken, for å rådføre seg med oppgavene, og du treffer flyten av virksomheten og personlig kommunikasjon. Det er enkelt å bytte til dem, glemmer hva den åpne e-postklient.

Oppgave ledelse har separate programmer: Todoist, DropTask, Flow og andre. Dette er ikke en epost erstatning, de er rettet mot mål som du prøver å oppnå.

Det samme prosjektledelse. Trello, asana eller Basecamp - komfortable og rimelige verktøy som vil spare deg fra den kilometerlange samtaler.

Ikke tenk på hvordan du kan kommunisere til kulldrift i gruven

Få mennesker er frie i sine arbeidslivet. mange De hater jobben sin, Inkludert det faktum at de ikke kan velge sine kolleger, kunder og partnere. Noen av dem er for "opptatt" for å snakke i telefonen - bedre skrive et dusin innlegg, i stedet for to minutter til å diskutere alt i ord.

I dette tilfellet, må du ta hensyn til den måten av sin kommunikasjon (ord, hastighet og så videre). Spør deg selv om du virkelig ønsker å samhandle med folk som viker unna telefonen og snakke. Se til søkerne den ledige stillingen i din bedrift til potensielle kunder eller mulige fremtidige leverandører. Hvis de i utgangspunktet kommuniserer som om utvunnet malm i gruven, hva er sjansen for at de vil forandre?

Vær oppmerksom på liv utenfor epost

Det er hun! Ikke vær redd for å lukke postkassen. Den verden ikke kollapse. Dette er opplagt, men for mange kan være en åpenbaring. Så, i selskap med Klick Helse utestengt ansatte bruker e-post. Ifølge sin direktør, e-post - et verktøy for å overlate kontrollen over seg selv til andre.

Hva tror du: om e-post manipulerer mennesker eller ikke, Og tvinger dem oppgaver og for deres henrettelse?