12 av de mest vanlige problemer med Excel og hvordan du løser dem
Tips Av Teknologi / / December 19, 2019
Layfhakera lesere er allerede kjent med Denis BatyanovymSom delte med oss Excel hemmeligheter. I dag, vil Denis snakke om hvordan du kan unngå de vanligste problemene med Excel, vi ofte skape seg uavhengig.
Umiddelbart sier jeg, at materialet artikkelen er beregnet for nybegynnere av Excel. Avanserte brukere allerede brannstifter danset i disse rake mer enn én gang, så min oppgave er å beskytte den mot denne unge og uerfarne "dansere".
Du gir ikke tabelloverskriftene
Mange Excel verktøy, for eksempel sortering, filtrering, smarte bord, pivottabeller, - bety at dataene inneholder kolonneoverskriftene. Ellers vil du heller ikke kunne bruke dem, eller de vil arbeide er ikke helt riktig. Alltid ta vare på dine tabeller inneholder kolonneoverskriftene.
Tomme kolonner og rader i tabellene
Det banker Excel nytte. Konfrontert med en tom rad eller kolonne i tabellen, begynner han å tenke at du har 2 tabeller i stedet for én. Du må hele tiden korrigere ham. Også, ikke skjule uønskede rader / kolonner i en tabell, er det bedre å fjerne dem.
På ett ark er flere tabeller
Hvis dette ikke er de små bordene inneholder referanseverdier, slik at du ikke bør gjøre.
Du vil være upraktisk å fullt arbeid med mer enn ett bord per ark. For eksempel, hvis en tabell er plassert til venstre og den andre på høyre side, deretter filtrering av det samme bordet vil påvirke den annen. Dersom bordene er anordnet den ene over den andre, er det umulig å bruke festeområder, samt ett tabellene må stadig søke etter og produsere ekstra manipulasjon for å komme opp på hennes tabell markøren. Det er nødvendig for deg?
Disse kunstig ene typen er anordnet i forskjellige kolonner
Svært ofte folk som kjenner Excel er tilstrekkelig overflate å foretrekke dette formatet av tabellen:
Det synes for oss uskyldige format for lagring av informasjon, salgsagenter og deres straffer. En slik tabell Oppsettet er godt oppfattes av det menneskelige øye, så det er kompakt. Men tro meg, det er et mareritt - å prøve å hente data fra slike tabeller og motta foreløpige resultater (aggregert informasjon).
Det faktum at dette formatet inneholder to dimensjoner: å finne noe i tabellenDu må bestemme på linjen, berøre en gren, gruppe og agent. Når du finner riktig avløp, og senere må se etter kolonnen allerede, som deres mye her. Og denne "todimensjonalitet" kompliserer sterkt arbeidet med en slik tabell for standard Excel-verktøy - formler og pivottabeller.
Hvis du bygger en pivottabell, vil du oppdage at du ikke kan lett få data av året eller kvartal, som tallene blir gjennomført på ulike felt. Du trenger ikke et felt for volumet av salg, som enkelt kan manipuleres, og det er 12 enkeltfelt. Vi må lage en egen beregnet felt hender for kvartalet og året, men om det er alt i en kolonne, vil sammendragstabellen har gjort det for deg.
Hvis du ønsker å bruke en standard formel for summering typen SUMIF (SUMIF), SUMIFS (SUMIFS) SUMPRODUCT (SUMPRODUCT), det vil også finne at de er i stand til å arbeide effektivt med denne ordningen bord.
Anbefalt format av tabellen er som følger:
Mangfold av informasjon om de ulike ark av boken "for enkelhets skyld"
En annen vanlig feil - det er å ha en slags standard format av tabellen og har behov for intelligens basert på disse dataene, distribuere det på separate ark av en Excel-arbeidsbok. For eksempel ofte opprette separate lister for hver måned eller år. Som et resultat, vil mengden av arbeid ved faktisk å analysere dataene multiplisert med antall ark som er opprettet. Det er ikke nødvendig å gjøre det. Samle informasjon på ett enkelt ark.
Informasjonen i kommentarfeltet
brukerne ofte legge til viktig informasjon som de kan trenge, i en kommentar til en celle. Husk at det er i kommentarfeltet, kan du bare vise (hvis du kan finne). Få det inn i cellen vanskelig. Jeg anbefaler bedre bevilge egen kolonne for kommentarer.
Mess med formatering
Definitivt ikke legge til bordet ditt noe godt. Det ser ekkelt for folk som liker tabellene. I beste fall er dette ikke gir verdi, i verste fall - vil tro du er ikke organisert og slurvet i næringslivet. Strever for følgende:
- Hver tabell bør ha en enhetlig format. bruk formatering smarte tabeller. Å fjerne det gamle formatet ved hjelp av celle stil "Normal".
- Ikke velg farge på hele raden eller kolonnen. Marker stilen til en bestemt celle eller et område. Gi en "legende" av utslippet. Hvis du velger en celle for å ytterligere gjøre dem enhver operasjon, er fargen ikke er den beste løsningen. Selv om sortering etter farge og dukket opp i Excel 2007, og i 2010 - å filtrere etter farge, men tilstedeværelsen av en enkelt kolonne med en klar verdi for den etterfølgende filtrering / sortering er likevel å foretrekke. Color - en ting-opptjent. I sammendragstabellen, for eksempel, trenger du ikke dra.
- Gjør det til en vane å legge til dine bord automatiske filtre (Ctrl + Shift + L), Sikring områder. Tabell ønskelig slag. Personlig har jeg alltid sint da jeg fikk hver uke fra den som er ansvarlig for prosjektet, et bord, der var det ingen filter og sikre områder. Husk at disse "småting" er lagret på veldig lenge.
sammenslåing celler
Bruk flette celler bare hvis uten at det på noen måte. Fusjonerer det svært vanskelig å manipulere området der de er inkludert. Problemer oppstår når du flytter celler, når du limer inn celler etc.
Kombinasjonen av tekst og tall i en celle
Smertefull inntrykk celle som inneholder et tall, utvidet bak teksten konstant "RR." Eller "USD", inn manuelt. Spesielt hvis det ikke er en trykkplate, og en vanlig tabell. Aritmetiske operasjoner slike celler naturligvis umulig.
Tallene i form av tekst i en celle
Unngå å lagre numeriske data i en celle i tekstformat. Over tid, noen av cellene i denne kolonnen, vil du være i tekstformat, og noen i det vanlige. På grunn av dette problemet vil være med formler.
Hvis tabellen vil bli presentert gjennom en LCD-projektor
Velg de mest kontrasterende fargekombinasjoner og bakgrunner. Det ser bra ut på projektoren mørk bakgrunn og lys bokstaver. Den mest forferdelige inntrykk rød på svart og vice versa. Denne kombinasjonen av ekstremt lav kontrast titt på projektoren - unngå det.
Excel-ark i side-modus
Dette er en modus der Excel viser hvordan arket vil bli delt inn i sider ved utskrift. Page Borders uthevet i lys blå. Jeg anbefaler ikke å jobbe hele tiden i denne modusen, som mange gjør, fordi i prosessutgangsdata til skjermen delen av skriverdriveren, og er i Avhengig av mange faktorer (f.eks, et nettverksskriver, og er ikke for tiden er tilgjengelig) nervøs podvisanie avbildningsprosessen og omberegning formler. Fungere som normalt.
Enda mer nyttig informasjon om Excel, kan du se online Denis.