Hvordan rydde opp i saker og alt for å holde tritt: Full guide GTD system

Hva godt GTD system?

produktivitet tjenester Problemet er at alle posisjonerer seg som et sted hvor du kan løse alle problemer, lagre informasjon, for å kommunisere. De fleste av de tjenestene du tilbyr å prioritere og handle i samsvar med dem.

Men få kan konsentrere seg om å utføre viktige oppgaver, og ikke ta hensyn når du er på de små tingene: presserende oppgave, ønsket av kolleger, venner eller bekjente. Når oppgaven blir mange, er det vanskelig å forstå. Derfor, i praksis er det nødvendig å bruke flere tjenester for saksbehandling. Når du får en rekke tilfeller, begynner vi å bli forvirret i disse tjenestene, og lister og til slutt slutte å bruke dem.

Metoder for Getting Things Done (GTD) gir en universell plan på plass for å bygge et enkelt system, der du kan løse eventuelle problemer. Du vil være i stand til å slappe av og ikke bekymre deg, som vil være sikker på å ikke glemme noe. På riktig tidspunkt, vil systemet foreslå hva du skal gjøre og hva du skal fokusere på.

instagram viewer

Så hvorfor så mange uproduktive arbeid?

Folk begynner å jobbe uproduktive når prosjekter og oppgaver blir mye. De synes det er vanskelig å holde det hele i hodet mitt, enn si prioritere. Så enten gjøre ingenting, eller å gjøre det som er enklest og ting å gjøre å utsette. Det er et annet problem: når presserende oppgaver som skal løses i går.

I tillegg personen begynner å bli lei fort, blir irritabel. Han ble stadig kjører som et ekorn i et hjul rutine, og veldig viktig, monetære og strategiske prosjekter forblir på sidelinjen.

Med denne situasjonen vil håndtere systemet Getting Things Done, David Allen beskrevet i bok, Som ble utgitt i 2001 og ble en internasjonal bestselger.

Fortell meg om de grunnleggende begrepene GTD, som trenger å vite

rutine - Dette er ting, tanker og bekymringer som forstyrrer, distrahere og avfall energi. Mens rutinen ikke overføres til problemet, er det umulig å kontrollere. Tenker på det samme problemet et par ganger - det er en ineffektiv bruk av kreativ energi som gir opphav til frustrasjon og stress.

Hensikten med GTD - å frigjøre hodet fra rutine og ta av indre stress.

Operasjonell menneskelige hukommelse - området i hjernen hvor det er en korttidshukommelsen. Det er der vi vanligvis legger opp dagens uferdige saker, gitt til andre menneskers løfter og andre tanker som bekymrer oss. Dessverre er det begrense mengden av rutine, kan du holde hjernen til å fungere skikkelig. Hvis minnet er fullt, blir du distrahert av små ting og glemme sine mål, som fører til stress.

Verktøy for datainnsamling - at der informasjonen går inn og hvor du fikse hva som må gjøres. For eksempel:

• arrangører;
• bærbare;
• e-post;
• kalenderen;
• opptaker.

Cart "Innboks" - et enkelt depot for rutine som du slår inn i saker og oppgaver. En av de viktigste reglene med en kurv av "Innboks" - er hennes regelmessig rengjøring.

enkle handlinger - ett-trinns tiltak som må utføre mindre enn to minutter. I praksis er det mer praktisk å ta disse tingene i fem minutter.

prosjekt - en oppgave for utførelse som krever mer enn ett trinn. Du må legge igjen en påminnelse om prosjektet og beskrive de første skritt for gjennomføring. Som et resultat av prosjektet blir til en enkel handling som kan utføres i løpet av de neste fem minuttene, og få det endelige resultatet.

Prosjektet skal være en link til kortet eller fil, som beskriver detaljene: ansvarlig, tidsfrister, kategori (for eksempel "markedsføring", "Legal del", "Development"), referanser til de mindre kortene oppgaver. En slik konstruksjon er hensiktsmessig for å organisere i Trello.

kontekst liste - en liste over ting praktisk å utføre under visse betingelser. For eksempel, i snarveilisten "Shopping" er en liste over elementer og produkter som du må kjøpe i butikken. I "samtaler" kan være en liste over samtaler som du trenger å gjøre når du er fri.

Praktiske individuelle kontekstlister for de personene du arbeider og kommuniserer. Når møte med en bestemt person, kan du raskt åpne listen og bestemme de nødvendige spørsmålene.

Hvordan bruker jeg kalenderen?

den kalender det er nødvendig å gå inn:

• handlingene til å være utføre på et bestemt tidspunkt (møter, forretningsmøter, seminarer);
• handlinger som må gjøres på en bestemt dag (for å fullføre prosjektet innen en bestemt dato, for å ta del i konferansen);
• informasjon om spesifikke datoer (jubileer, fødselsdager, helligdager).

Jeg bruker «Google Kalender", som jeg tar alle disse tingene. Denne tjenesten er nyttig fordi:

• Den er tilgjengelig som en telefon og en datamaskin;
• på en skjerm, kan du vise flere kalendere;
• det er påminnelser på smarttelefonen.

Hvis du har noe brakt til kalenderen din, eller har du følge, eller vil overføre til en annen dato., Trenger ikke å rote opp kalenderen to-do liste som regelmessig transporteres hver dag. For slike lister, er det noen løsninger.

Hvis du regelmessig trenger en viss tid til å ringe kunder, leverandører eller entreprenører, er det bedre å bruke et CRM-system.

Hva lister bør starte?

Lister over prioriterte tiltak

Lag en rapport for uke, studere konkurranseområdet, fjerne "Innboks" -mappen i postkassen, skape mandatet for designere - alle disse handlingene tar mer enn to minutter, men de kan ikke være noen delegere. Slike saker skal føres på listen over prioriterte tiltak og utføre i løpet av dagen.

Regler for å håndtere slike lister:

• Lister bør ikke være mye, bare to eller tre. For eksempel "Personlig", "Work", "Familie". Hvis du har en oppgaveliste for dagen, sette en påminnelse i kalenderen din.
• I oppgavene i denne listen kan gjøres enkelt merke sammenheng: "On the road", "ved datamaskinen", "Les", "Kjøp", "Promises". Oppgaver kan ha en eller flere etiketter. For eksempel, problemet med "walk the dog" vil referere til prosjektet "Private" og en etikett "Promises".
• Før du legger til i listen over oppgaver, tenke på om du trenger å gjøre det i det hele tatt. Hvis svaret er 'ja', avgjøre hvorvidt du personlig utføre denne virksomheten. Tross alt, kan du sende en talemelding underordnet og delegere til ham. For oppgaver som er tilordnet til deg, vil markere "forpliktet". Det vil være business as fra listen over "arbeid" og fra "Personal".
• Bla gjennom lister regelmessig. Gjør dette når det var et ledig øyeblikk. Flytt opp ting som må gjøres først.
• Rengjør lister på minst en gang i måneden.

List "Someday"

I denne listen er ting som ikke krever handling. Det kan være:

• bøker, plater, video opplæring, som ønsker å kjøpe,
• nyttig ferdigheterHvem ønsker å lære;
• steder jeg ønsker å besøke;
• ting som jeg ønsker å kjøpe.

I denne listen bør du med jevne mellomrom ser, tar poster og gjøre dem om til mål, der arbeidet skal gjøres.

Hvordan du lagrer referanseinformasjon, noe som er nyttig i fremtiden?

Denne informasjonen krever ikke handling. De viktigste kriteriene for lagring av disse data:

• Enkelt søke etter titler, koder og en kort beskrivelse.
• Lett utstøping av informasjonen i registeret.
• Intuitivt lagring struktur informasjon. Når nye data, må du raskt velge en kategori og underkategori, hvor du skal sette dem.
• lagring tilgjengelige fra alle enheter.

Er det en obligatorisk ritualer GTD?

Ja, flere.

Samle all informasjon i handlevogn "Innboks"

Verktøy for å samle inn mye informasjon. Men alt dette bør flokk til et sted som du og vil fortsette å arbeide.

Tøm papirkurven "Innboks"

En eller to ganger i uken vil måtte revidere listen over "Innboks" og sortere akkumulert av mapper eller etiketter. Dette ritualet har til å bli en vane, som dannes fra intuitiv algoritme av handlinger og deres systematisk repetisjon.

Du bør være en enkel trinnvis plan for hvordan du bruker ukentlig rengjøring i saker system. Få kalendere, som vil markere de dagene da å vite det. Tildele deg selv en premie hvis du for eksempel minst 20, vil du være innen 30 dager for å fjerne mappen "Innboks" og fjernet dager i kalenderen.

Revisjon av listen over prioriterte tiltak og listen over "Someday", prioritering

Revisjonen av listene er viktig å prioritere og realistisk beregne krefter. Dette er nødvendig for ikke å laste selv utrolig høye mål, og ikke lider av å realisere sin ineffektivitet.

Ødeleggelse av ekstra kurver

Ofte under kommunikasjon med kolleger og samarbeidspartnere, nye postkasser, dokumenter, lister.

Din oppgave - så mye som mulig for å automatisere alle disse dataene strømmet til "Innboks" -mappen.

Dette kan være en postkasse, og elektronisk planleggeren. Å automatisere og henvisning informasjonstjenester passe IFTTT og Zapier. Kurver for innsamling av informasjon skal være liten.

Hvordan arbeide med en kurv av "Innboks" og liksom samlet seg i hennes sak?

Først fjerne problemet, tilbud eller informasjon fra mappen "Innboks" og svare på spørsmålet: "Hva er dette? Må jeg virkelig trenger å gjøre noe? "

Hvis du ikke trenger noe annet, har du to alternativer. Hvis det er søppel, er at det ikke lenger er nyttig for deg sin kalv. Hvis dette er nyttig informasjon, sette den i arkivet. Det bør være strukturert i kategorier og koder gjør det enkelt å finne nødvendig.

Hvis informasjonen du trenger noe å gjøre, er det tre alternativer:

1. Kjør nødvendig. Dersom handlingen er viktig og bør ikke ta mer enn 2-5 minutter.

2. Delegere til noen. Hvis handlingen tar mer enn to minutter, tenke på om det er mulig å lade noen.

Når delegiruesh noen skal være registrert:

• sluttresultatet;
• arbeidsplan (veien til målet);
• Fristen for å fullføre oppgaver;
• kontroll dato og resultatet for å være klar for det (midlertidig eller endelig).

3. Utsette for fremtiden. I så tilfelle går:

• ønskede resultat;
• kort tid etter handlingen du vil utføre. Husk: det er umulig å gjennomføre prosjektet som helhet, kan bare ta konkrete enkle trinn som vil bringe deg nærmere det endelige resultatet;
• fristen. Hvis det ikke er noen eksakt dato, lagre handlingen i listen over "Someday".

Du kan sende meldinger til deg selv for å få dem til avtalt tid. For dette egnet som en «Google Kalender ", en påminnelse til ønsket dato, og en søknad om en post BoomerangSom vil sende deg en e-post på et bestemt tidspunkt.

Hvordan planlegge arbeidet?

Alt arbeid kan deles inn i tre trinn:

1. Utføre pre-planlagt. Det kan være så strategisk viktige ting som du nærmere målet, og rutinen som bare må gjøres.
2. Gå på jobb som hennes uventet utseende. Dette er da i løpet av dagen kommer oppgaver fra kolleger, ledere, brev fra klienter.
3. Planlegging for det videre arbeidet: utarbeidelse og revisjon av listene over prioriteringer. Dette elementet bør ikke ta deg for mye tid, så du trenger ikke delta i planlegging for planlegging.

Praksisen Interiør planlegging og mål (minnemynter bok) er beskrevet i boken av David Allen.

For jubileumsboken trenger 43 mapper: 31, merket med tallene fra 1 til 31, 12 flere måneder med navnet. Daglige mappene er satt i front, og starter med morgendagens dato. For en mappe med nummer 31 er mappen for den neste måneden, etterfulgt av mappen med resten av månedene.

Innholdet i mappen for neste dag hver dag overført til kurven, deretter mappen er satt i den siste av de daglige mapper (som det overføres til neste måned). Når du slipper mappen 31 for inneværende måned, vil det være en mappe med navnet på måneden, etterfulgt av mappen med dagene i den nye måneden. Tilsvarende er en mappe med inneværende måned overføres til året etter, da han passerte.

I en bestemt mappe er det nødvendig å lagre dokumenter som krever spesifikke tiltak (skjema som skal fylles, et brev som skal sendes).
For at systemet skal fungere, må den oppdateres daglig. Hvis du glemmer å oppdatere plasseringen av dagen i morgen, kan du ikke stole på systemet. De vil mangle viktig informasjon, som er nødvendig for å forstå på andre måter.

Hvis du skal bort for noen dager, før avreise, må du sjekke mappen for de dagene der du vil være fraværende.

---

Hvordan organisere det i praksis i lys av moderne planleggingssystemer:

1. I stedet for en minne bok å bruke organisator med lister over saker hver dag og sette dem i sine oppgaver for dagen. Møter og saksbehandling knyttet til nødvendig tid til å skrive i første omgang, og sette påminnelser i systemet om dem på forhånd.
2. Lag en fil med en liste over saker i måneden. Dette er en liste over hva du ønsker å få gjort i løpet av den tiden. Du legger til det tilfelle for hele måneden. Revisjon av oppgaver bør skje en gang i uken. Under planleggingen, til de viktigste tingene for scatter for uker forstå sine prioriteringer. Deres du vil utføre i første omgang, ellers hele tiden vil gå til små og presserende saker.
3. Lag en fil med planene for året. Det bør gjennomgås en gang i måneden. Tilfeller av denne filen overføres til planene for måneden.
4. Planer for året, basert på de langsiktige målene i 3-5 år. Disse sakene er bedre å registrere enten ved slutten av året eller i løpet av ferietiden, når hodet er lastet daglige oppgaver.

Disse fire punktene, kaller David Allen den naturlige planleggingssystemet. Dette systemet gjør det mulig å bevege seg mot viktige mål for deg og ikke kaste bort tid på rutine.

Er det en universell plan som du kan planlegge et prosjekt?

Ja, selvfølgelig. David Allen kaller det en modell av den naturlige planlegging. Det består av flere trinn.

Trinn 1. Formålet og bilde perfekte resultater

Bestem mål eller den perfekte sluttresultatet, forestill deg at du har nådd det.

Beskrive det med alle suksesskriteriene (penger, mennesker, anerkjennelse). Jo mer du skriver ut det endelige resultatet, jo sterkere motivasjon, spesielt i tider når du trenger for å utføre bestemte handlinger, så lenge det ikke er.

Trinn 2. prinsipper

Beskriv prinsippene som du vil feste med måloppnåelse. For eksempel: "Jeg vil gi frie tøyler til folk hvis de... (for å holde seg innenfor budsjettet, for å oppfylle et bestemt begrep prosjektet)." Spør deg selv: "Hvilke tiltak kan hindre mine aktiviteter? Hvordan kan jeg unngå dem? "

Prinsippene har klarhet og er en pålitelig føring i styringsprosessen.

Trinn 3. brainstorming

Brainstorm, hvor registrere alle slags ideer som kommer til hjernen.

Viktige prinsipper for brainstorming:

• ikke dømme;
• bestrides ikke;
• ikke anslå;
• ikke kritisere;
• Tenk om kvantitet, i stedet for kvalitet;
• bevege analyse og organisering av det andre plan.

Trinn 4. Prosjektplanen som en liste

Organiser brainstorming resultater i en liste over saker. Starte planlegging fra slutten og gå gjennom trinnene bakover. Så kan du enkelt lage en plan og fastsette første skritt mot målet. Et eksempel på planlegging fra slutten:

Når teamet jobber med en oppgave og trenger å organisere hele planen på ett sted, praktisk å bruke Gantt-diagram. Den første kolonnen i det - disse er etapper på vei til målet, den andre kolonnen - ansvarlig. Vil fortsette å kolonner med en periode. Cellene blir statusen til et spesielt trinn, for eksempel "planlagt", "I prosess", "Ferdig", "Venter".

---

GTD system og naturlig planlegging kan virke vanskelig. Men når du konfigurerer den for seg selv, og begynne å bruke jevnlig, vil du føle at alt er mye enklere enn det virket ved første øyekast.