Hvordan planlegge din tid i Notion, ved hjelp av GTD
Produktivitet / / December 23, 2019
Hva er GTD
Layfhaker gjentatt publisert artikler om metodikken GTD - Getting Things Done. Hun kom opp og beskrevet i detalj i sin bok business coach David Allen. Kort, kan de grunnleggende reglene for dette systemet beskrives som følger:
- Fange all informasjon. Skriv ned alle ideer, mål og tiltak. Hvis du noe du ikke kan gjøre akkurat nå, gjøre en mark, i stedet for å stole på hukommelsen. Alt du skriver, samlet i den såkalte "innboksen".
- Opprettholde orden. Som du fylle mappen med "innkommende oppgaver" innholdet trenger for å organisere, sortere ting inn i kategorier og skape forklaringer og merknader som bare ikke glemme noe.
- identifisere prioriteringer. Hver oppgave må ha en periode med implementering og graden av betydning for deg å vite hva du skal gjøre først og hva som kan vente.
- Hold alt for hånden. GTD er noe sted for prinsippet om "skrive det ned etterpå." To-do lister og notater bør alltid ha på hjertet: datamaskinen, smarttelefonen, nettbrett og andre enheter. Dermed, hvis hodet kommer en interessant idé, eller du tror noen virkelig ulåst, kan du umiddelbart skrive det ned. Når en passende periode med gjennomføring av enkelte oppgaver, har du en påminnelse, takk allestedsnærværende varsling.
Mer å lese om GDT du kan i vår guide.
Lær mer📝
- Hva er GTD og hvor det fungerer
Teknikken er bra for dens allsidighet. Dens skaper, David Allen, noen gammeldags: under "Innboks, oppgaver" han mener en ekte papir mappe. Han har selv skrevet ut e-poster og ordnet på arket sett.
Men med det samme GTD kan med hell brukes til datafiler og mapper ved hjelp av systemet i forbindelse med noen tjeneste. For eksempel bruker denne teknikken, kan du sortere e-post i Gmail, å skrive oppgaven i "Google Spreadsheets"Eller for å fullt ut kontrollere sine liv gjennom Evernote. Til slutt, under GTD filosofi sjarmert mange oppgave ledere som samme Wunderlist.
Og selvfølgelig kan du bruke teknikken i en flott og allsidig program, som Notion.
Det er et hybrid av «Google Docs», Evernote, Trello og enda et dusin forskjellige bruksområder. Notion kan nesten alt du trenger for jobben. Notater, tabeller, kunnskapsbase, å gjøre lister, kanban boards, dokumenter - programmet har alt. Synd å ikke bruke den til å organisere dine saker i en GTD stil.
Utforsk🧐
- Oversikt Notion - allsidig produktivitetsverktøy for arbeidet og livet
Og Mary Aldrich, business konsulent, bidrar bedriften ledere til å organisere sitt arbeid, sette opp sitt eget system for Notion, basert på GTD. Disse driftstid hun delte i sin blog.
Mary Aldrich
Spesialist digital markedsføring og bedriftskonsulent.
Hvordan bruke GTD i Notion
Jeg er ikke veldig godt organisert. Så da jeg lærte om GTD David Allen, mitt liv bokstavelig talt forandret. Nå er det for meg en slags religion. Jeg gradvis bygget sitt system, som tillater meg å fortsatt har tid, arbeider i vanlig tempo meg.
Jeg er styrt av praksisen, som kalles "Weekly planlegging." Hver søndag (eller mandag) tildele en time for å planlegge den kommende uken. Denne vanen hjelper meg å løse komplekse problemer ved å bryte dem i mindre og mer håndterlig. Derfor har jeg ikke lenger har tid, mindre anstrengende og enklere å konsentrere seg om arbeidet.
Notion for meg - noe som spill. Faktisk, for å sette opp systemet tar tid. Men når den er klar, oppgavene blir interessant, enkel og rask.
Hver uke, klikker jeg på knappen i Notion, og foran meg synes klar til å rense bordet. Det er en tom malSom du kan plukke deg opp og bruke.
Her er en trinnvis prosess som jeg bruker for å planlegge dine oppgaver med hjelp av Notion.
1. Samle dine ideer
Ta 10 minutter å nummerere og rekord i denne kolonnen alle dine ideer. De vil slå til oppgavene du må utføre i løpet av den kommende uken.
- Liste opp alle dine prosjekter som ennå ikke er ferdigstilt.
- Sjekk ut dine oppgaver i de tre foregående månedene, for å finne blant dem enestående.
- Ta en titt på kalenderen: kanskje det er også noe planlagt.
- Sjekk papir bærbare, hvis det er én. Kanskje det har også noen ideer som må overføres til Notion.
- Husk, hvis det fortsatt er noen oppgaver du må gjøre, eller folk som du trenger for å arbeide.
Samle alle disse ideene sammen og føre dem opp i den første kolonnen. Dette er din plan for neste sju dagene.
2. Tildele de aktuelle handlingene
Ideen - det er ikke dårlig, men ingen aktiv drift vil det være en idé. Spør deg selv: "Hva skal jeg gjøre for å fremme denne oppgaven til en slutt?"
For eksempel:
- Fortsett å fylle innhold → Skriv et utkast til avsnittet "Om meg".
- Lag en kalender publisering av innhold → Tegn minnekort for innleggene og tildele en dato.
- Å lage en video blogg → Skriv et skript roll.
- Møt Chris → Send ham en e-post med dato og sted for møtet.
Husk at hvis du trenger for å utføre en oppgave å utføre mer enn én handling, må du bestemme hva du vil gjøre i første omgang.
3. Installer haster
Deretter må du finne ut at det haster med hver oppgave. Det er nødvendig å fokusere på de virkelig viktige tingene, i stedet for bare å gjøre mye arbeid.
For å forstå hva som er viktig å engasjere seg først og fremst, jeg slags ideer i fire kategorier:
- viktigoppgaver - ting som bringer oss nærmere nå målene.
- presserende oppgaver - tiltak som krever umiddelbar oppmerksomhet.
- Det ville ikke hindre - i den kategorien sendes saken, som kanskje ikke haster og ikke viktig, men gjennomføringen vil gjøre livet ditt enklere i de neste sju dagene.
- kan vente - dette er oppgaver som du kan flytte til en annen uke.
4. Bestem konsentrasjonen nivå
Alle av oss, som det er trist å innrømme et begrenset antall oppmerksomhet, Tid og energi. Hver oppgave tar en viss prosentandel av disse viktige ressurser. Derfor stemme planlagte oppgaver, og tilordne det tilsvarende nummer i den fjerde kolonne.
For eksempel, skrive et utkast til et blogginnlegg jeg har tatt ca 20% av oppmerksomheten. Et brev til Chris i tre linjer i lengde - bare 2%.
5. Tildele en prioritet
Denne flåtten merket oppgaver som har tag "viktige" og "haster". Det vil si at de har å gjøre, uansett hva. Dette er listen over prioriteringer.
Når du er ferdig med å velge disse oppgavene, legge opp prosenter fra forrige kolonne for å se hvor mange ressurser du vil bruke på dem. Hvis det viste mer enn 90%, da har du overvurdert sin styrke og bitt av mer enn du kan tygge. Overføring av neste uke, eller overarbeidet og ikke har tid.
Forresten, et nyttig tips: Notion kan du filtrere innholdet av linjene i tabellen - slik at du kan velge de prioriteringer.
6. plan oppgave
En hake i den neste kolonnen viser om oppgaven er planlagt i kalenderen. Bestem når du følger den, og opprette en hendelse.
Forresten, hvis du ikke bruker «Google Kalender ", eller noe sånt, ta deg selv denne malen Notion. Der kan du lage planlagte oppgaver for uken.
7. Delegere oppgaven
Ja, du har samme antall timer på en dag, hvor mye og Beyonce, men hun har et stort team av assistenter som gjør det skitne arbeidet for henne, så hun har tid lenger. Men hvis du også har noen på hvis skuldre kan du skifte noen oppgaver, gjør det og sjekk delegert oppgaven kryss i riktig kolonne.
8. komplett oppgave
Vel, alt er enkelt. Når du er ferdig med prosjektet eller utføre en oppgave, merker du en hake i hennes siste kolonnen.
bonus
Noen få skritt som vil hjelpe deg til å bli enda mer organisert:
- Se kostnadene den siste uken og planlegge et budsjett for neste.
- Tenk på menyen for uken, legge til produkter i handlelisten.
- Rettidig behandling av mappen "Innboks" og sortere ut alt som hadde samlet det i løpet av de siste sju dagene.
- Plan minst en dag i uken til trening.
Husk at GTD - er ganske fleksibel og kan tilpasses til å passe dine behov. Føl deg fri til å justere oppfatningen maler. For eksempel min kolonnen "Attention" Maria virker som overkill. Nok for meg tagging, presserende oppgave eller ikke. Du kan enkelt fjerne den og legge til sine egne kolonner. Så jeg laget en kolonne merket "Work", "Home", "kreativitet" og den andre til å sortere oppgaver etter kategorier. Du kan gjøre på egen hånd.
Prøv Notion →
Pris: Gratis
Pris: Gratis
se også🧐
- 7 liv hacking for de som ønsker å utføre 100 oppgaver per dag
- Enkelt planleggingssystem for de som er lei av tidsstyring, mål og oppgavelister
- 14 ting som du kaster bort tiden din