Hvordan gruppeoppgaver som fortsatt har tid
Produktivitet / / December 23, 2019
Alle har lenge visst at multitasking er ikke så bra: det tillater oss å effektivt fokusere på noe en.
Saken er at du bytter fra en oppgave til en annen tar lang tid - det er støttet av forskningMultitasking: Byttekostnader. Folk jobber mest effektivt, inn i staten flyt: Fullt fokus på en økt uten å bli distrahert til noe annet.
Dessverre, for å fange flyten viser seg ikke alltid, fordi vi stadig oversvømt med en haug med forskjellige ting som krever vår oppmerksomhet. Men det er en teknikk som gjør det mulig å redusere bortkastet tid og energi til å veksle mellom de ulike aktivitetene. Det kalles "gruppe", eller "bundling" oppgaver (oppgave Dosering).
Essensen av denne metoden er som følger: du kombinerer samme type problem i de såkalte pakker, og deretter utføre dem i mengden. Det er enkelt.
Hvorfor er det nyttig å gruppere oppgaver
Gjøre ting tilfeldig enkleste måten: trenger ikke å bade med planlegging, prioritering og andre kjedelige for. Du husket noe - og de gjorde det. Og deretter flyttet til neste oppgave.
Det er nettopp en slik tilnærming er ikke veldig bra for din evne fokus. ifølge en studieThe True Cost Of Multi-taskingPublisert i tidsskriftet Psychology Today, mister en person opp til 40% av sin kapasitet når du bytter mellom urelaterte oppgaver.
Med andre ord, hvis du først skrive en rapport, og så begynner du å svare på e-post, og deretter analysere papirdokumenter, som Etter retur tilbake til rapporten, hver gang miste tid på å prøve å konsentrere seg om den nye jobben, synes ikke å forrige. Tom DeMarco, forfatter av boken "Menneskelige faktor: vellykkede prosjekter og team"Hevder at en slik" girskift "tar opp til 15 minutter, eller enda mer.
Batch gruppere oppgaver gjør det enklere å flytte fra en aktivitet til en annen. De flere lignende dine mål, jo bedre, etterbehandling en, for å ta opp den neste.
Lær⏰
- Hvorfor blir distrahert fra arbeidet i 2 minutter, bruker vi 25
Hvordan bruke batch prosessering oppgaver
1. Opprett en to-do liste
Først av alt, skrive ned hva du har tenkt å gjøre i en enkel liste, linje for linje. Du kan gjøre dette på papir eller bruke flere programmer for å administrere oppgaver. Det viktigste - å fikse alt. Ideell vie hver dag (eller minst en gang i uken) litt planlegging tid.
2. Fordel oppgavene i kategorier
Nå som listen er klar, bryte alle elementene i kategorier. De kan være annerledes - velg hva du vil. Det viktigste er å være komfortabel og intuitiv.
For eksempel skriver du "Svare på e-post" problemer eller "Call kolleger" i avsnittet "forhandlinger" og "Skriv en artikkel" og "gjøre endringer" i avsnittet "Tekst". Lag egen kategori for husarbeid, arbeidsoppgaver, shopping og så videre. Guidet i en slik sortert liste vil bli enklere.
Et annet alternativ - å samle oppgaver i pakker til hvor de skal gjennomføres. For eksempel koble alle kjøpene til plasseringen av "supermarked" og arbeider tilfelle for "Office" og så videre. Dermed, hvis befinner deg i nærheten av butikken, vil du være i stand til å se på listen og se på et øyeblikk alle kjøpene du trenger.
3. Block tid
Satsvis behandling av oppgaver fungerer godt i forbindelse med den såkalte metode blokkering tid. Gang brutt i stykker på listen over kategorier, velger du hver av dem under en viss tid på dagen. Og legg den tilsvarende blokk til sin kalender. For en gang eneste enheten engasjert i saker av samme kategori, og ignorere de andre.
Et annet alternativ - å binde til emballasjen Task populær teknikk pomodoro. 25 minutter, er det du gjør, uten å bli distrahert fra oppgavene i pakken. Deretter hvile i 5 minutter. Så gjentar syklusen med en annen gruppe av tilfellene.
4. Tenk på din topp produktivitet
Definer den tiden av dagen når du er mest produktive. For de fleste mennesker i dag morges, men det er natt ugler, som er lettere å fokusere i mørket. Finn din topp produktivitet og prøve å utføre oppgaver de prioriterte kategorier stod for det.
prøve🤔
- Hvordan finne tid til å gjøre den høyeste produktiviteten og riktig tidsplan
5. eliminere distraksjoner
Når inntektene til den neste gruppen av oppgaver, sørg for at du ikke ved et uhell forstyrr varsel eller telefonsamtale. Du kan velge en bestemt tid til å sjekke smarttelefonen. Så lenge du gjør oppgaver fra én kategori, ikke bry deg om resten.
Hvilke oppgaver kan settes sammen i grupper
Faktisk, generelt, noen. Scott Young, en forfatter, en programmerer, en entreprenør og en stor fan av batch behandling oppgaver, noe som resulterer i20 tips for dosering for å spare tid og Cut Stress Noen eksempler:
- E-post. Tim Ferriss, forfatter av "Hvordan jobbe 4 timer i uken"Noen ganger mottar 300 e-poster per time. Og på tross av dette volumet, svarer han dem bare en gang om dagen er spesielt avsatt tid bare for dette.
- Reading. Les noe i mellom tiden er nesten ubrukelig, fordi du fortsatt husker lite. Det er bedre å bestemme selv når du foretrekker å motta informasjonen nøye, og få tid til å lese.
- Telefonsamtaler. Skriv ned navnene på personene som du trenger for å ringe og deres telefonnumre i en liste. Deretter kaller alle kandidatene fra listen samtidig. For det første vil du ikke bli forstyrret av telefonsamtaler igjen. For det andre, vil du kunne velge den tiden av dagen når folk er minst opptatt og kan snakke med deg.
- Rekreasjon og underholdning. Overføre all underholdning - filmer, dataspill, turgåing - på slutten av dagen. Det smotiviruet du raskt fullføre arbeidet, og det vil være lettere å slappe av, vel vitende om at alle ting i dag allerede konvertert.
- Shopping tur. Før du forlater huset, samle inn en haug av alle ting, shopping og ærender og utføre dem på en gang. For eksempel kan du besøke supermarked, postkontor og renserier samtidig. Det sparer ikke bare tid, men også bensin.
- Korrespondanse i sosiale nettverk. Ta en time på kvelden for å chatte på internett. Og resten av tiden holde kundenes meldinger om sosiale nettverk er deaktivert.
- Matlaging. Mest sannsynlig, du stadig ikke har nok tid til å lage noe hver dag. Heldigvis har sivilisasjon gitt oss en slik enhet som en mikrobølgeovn. Høydepunktet på dagen 1-2 til ferdigmat neste uke, og så bare oppvarmer det.
- Reparasjon. Kom sammen og til slutt gjøre alle de små oppgaver som har ventet i vingene. Skift utbrente lyspærer, reparere dørhåndtaket og en dryppende kran.
- Refleksjoner. Du tror alltid du prøver å planlegge noe, for å løse noen problemer, men det fungerer ikke for deg? Scott Young råder enda en slik ting som tenkning, engasjert i en strengt definert tid. Erverve vane hver uke til plan for 2-3 timer, enn du tar på og hvilke mål du ønsker å oppnå.
Oh, og hvis det kommer til det, utarbeidelse av pakker av oppgaver - er også en utfordring. Derfor bevilger spesiell tid, helst om kvelden, for å fordele elementene på listen din i morgen.
se også🧐
- Hvordan organisere dagen: metoder for produktivitet genier
- Slik utfører et stort prosjekt med hjelp av to-do lister
- Hva er forskjellen mellom produktivitet og effektivitet, og enda viktigere