Metode Innboks Zero - den beste måten å håndtere tusenvis av uleste e-poster

En haug av uleste e-postmeldinger, stadig henger ut i "Innboks" -mappen, vil føre til panikk i noen. Hvis du har mange samarbeidspartnere og kolleger med hvem du kommuniserer på korrespondanse, du trenger bare å holde postkassen rent og ryddig.

CEO JotForm Aytekin Tank tilbud en interessant måte å organisere e-post med tittelen Inbox Zero. Som navnet tilsier, er metoden å bare holde mappen "Innboks" er tom.

Vanligvis Tank ikke oppfinne noe nytt. Inbox Zero lenge siden etablert forfatter og blogger Merlin Mann, og er en velprøvd og velkjent metode. Omtrent teknikken med å jobbe med dokumenter beskriver mer David Allen i sin bok "Hvordan orden i sakene». Tank bare tilpasset den til Gmail-grensesnittet.

Tank viser fordelene ved metoden innboksen Zero:

• Du vil ikke gå glipp av en viktig melding, hvis mappen er "Innboks" er tom.
• Du vil ikke gjøre sine mottakere vente lenge, fordi snart vil være i stand til å svare på deres brev.
• I postkassen vil ikke samle hundrevis eller tusenvis av uleste e-poster.
• Du vil spare mer tid på de virkelig viktige oppgaver, og vil ikke tilbringe timer rote rundt med e-post.

Jeg kjenner mange mennesker som verne alle e-poster uten å slette. Som et resultat av deres postkasse begynner å se ut som en Twitter feed. Dette er upraktisk. Du vil hele tiden gå seg vill i brevene.

Aytekin Tank

Anta at du bruker Gmail - selv om denne metoden kan tilpasses alle leverandører (Hotmail, «Yandex», Yahoo) eller e-postklient (Outlook, Thunderbird eller Sylpheed). Ta et blikk forekomster av uleste meldinger og fortsett.

1. Rengjør postkassen

Ved å ta i bruk metoden for innboksen Zero, må du handle besluttsomt. Åpne "Innboks", velg alle akkumulerte der e-post og arkivere dem alle på en gang. For noen vil det virke eksisterende galskap, men Tank anbefaler å gjøre nettopp det.

Du må starte med en tom postkasse. Denne guiden hjelper ikke deg, hvis du er i "Innboks" samlet titusenvis av bokstaver. Så Sikkerhetskopier alt, og starte fra scratch.

Aytekin Tank

2. Unn dine brev i kronologisk rekkefølge

For å utvikle dette nyttig vane, vil du trenge en viss disiplin. Når du behandler din e-post, starter med den eldste meldingen og flytte til frisk. Dermed vil du spare en kronologisk rekkefølge og ikke bli forvirret.

Skriveprosessen vil hjelpe deg to funksjoner i Gmail:

Aktiver "Auto-forskudd". For å gjøre dette, går jeg til "Innstillinger» → «General", bla til 'Auto-forskudd' og aktivere den. Nå, når du svarer på eller backup Gmail-meldinger vil ikke returnere deg til listen over innkommende meldinger, og viser følgende melding. Dermed vil du være i stand til å håndtere bokstavene en etter en i den rekkefølgen de mottas, uansett hva distraksjoner.

Deretter vrir om nøkkelen "Send og arkiver" hvis du ikke har slått på. Åpne "Innstillinger» → «Generelt» og finne alternativet 'Vis' Send og arkiver 'i svaret.' Dermed vil du spare tid. Tross alt, hvis du allerede har svart på brevet, er det ingen mening å holde den i "Innboks", er det ikke? Klikk på send-knappen, og e-post blir automatisk flyttet til arkivet.

Og en annen viktig ting:

Ikke bruk e-post som chat. Det er ingenting verre enn å produsere svært langkjedete Svar fra stadig sitert bokstaver. Hvis du trenger å snakke, bruk instant messenger, chat slakk eller ta kontakt på telefon. E-post er ikke egnet for dette.

Aytekin Tank

3. Besvarte - Arkiv

Hovedregelen er metoden for Inbox Zero: mappen "innboks" - dette er ikke stedet hvor du ønsker å lagre posten. Alle e-poster i postboksen skal behandles umiddelbart. Les dem en etter en, og svare på noen og arkivere, hvis meldingen krever et svar, eller bare arkivere, hvis svarmeldingen ikke er nødvendig.

Hvis du ikke umiddelbart svare på en hvilken som helst e-post, er det to alternativer:

• Lagre den i din søknad-arrangør. Dette kan være Evernote, OneNote, eller Oppgavebehandling. Angi dato at programmet vil minne deg på å skrive et svar til rett tid.
• Hvis du bare kan skrive svaret, men målet er å få det etter en stund, kan du bruke utsatt levering i Gmail. Det samme er i stand til Outlook, Thunderbird og andre klienter.

4. Bare gjør det

Alle forskriftene av den store og mektige David Allen. Hvis e krever handling, som tar et par minutter, bare gjøre det nå. Ikke kopier brevet til to-do liste. Ikke la den i "Innboks" -mappen.

Hvis du trenger å foreta en betaling, bare gjøre det akkurat nå. Hvis du trenger å sende tilbakemelding til en kollega sende umiddelbart. Dersom saken tar et par minutter, er det ingen mening å sette av.

Aytekin Tank

5. Bruk hurtigtaster

snarveier redusere tid til e-post behandling. Med dem, vil du ikke å kjøre musepekeren frem og tilbake. Tank anbefaler å huske og bruke tre hurtigtast:

• E-tasten kan du raskt arkivere meldingen. Les, trykk E, arkivert. Det er enkelt.
• R-knappen brukes til raskt å skrive et svar. Hvis du ønsker å svare på en melding, klikker du det, skriv svaret, trykker vi på Enter.
• F-tasten fremover mottatt e-post for andre mottakere.

Jeg tror ikke du trenger noen andre hurtigtaster. I Gmail bruker jeg bare tre snarveier. For alt annet, det er en mus. Men oppført hurtigtaster kan du raskt utføre de tre vanligste handlinger med e-post, slik at de sparer mye tid.

Aytekin Tank

6. Sett opp filtre

E-postfiltre - en utrolig hendig verktøy som gjør mye av jobben for deg. Det er nok til å sette dem en gang, og de vil spare deg for mye tid.

Hvis innboksen du jevnlig finne uviktig brev (varsel om Internett-tjenester, automatisk post, og så videre), så enten unsubscribe fra dem, eller justere filtrene til slike brev ble arkivert automatisk.

7. Innboksen er tom - Close-post

Når du prøver å konsentrere seg om arbeidet, ikke kan være konstant distrahert av e-post. Så hold deg til reglene, når mappen "Innboks" er tom, i nærheten Gmail fane eller e-postklient og glemme posten i løpet av de neste par timene. Bare være engasjert i arbeidet.

Slå av all varsling for innkommende e-postmeldinger. De er veldig distraherende.

Du kan re-åpne posten i et par timer å behandle de akkumulerte meldinger der, og deretter gå tilbake til arbeid. Hensikten med metoden for Innboks Zero - tvinge deg selv til å ikke bli forstyrret av innkommende e-poster. Du må behandle postkassen uten deg.

Aytekin Tank

Hvis du har prøvd teknikken innboksen Zero og er villig til å fortelle deg hva du har, eller ønsker å foreslå en bedre metode - skriv i kommentarfeltet.

se også

• 9 midlertidige e-posttjenester →
• Slik tømmer Gmail-kontoen din fra all overflødig →
• 7 utvidelser for Gmail, som vil spare deg for tid →