Kontrollere "hydrant", eller Hvordan ikke å drukne i flommen av informasjon og oppgaver
Produktivitet / / December 23, 2019
Med "hydrant" Din oppgave liste er aldri tom. Fordi "hydrant" - det er ikke bare informasjon, er en fabrikk av nye arbeidsplasser. Noen elementer i oppgavelisten er klar, slik som e-post fra sjefen eller kunder som krever oppmerksomhet. Men mange ikke er uttrykt eksplisitt.
Denne artikkelen, som er verdt å lese og grublet over det. Innlegget du vil kommentere. Del gjerne med venner og kolleger.
Det spiller ingen rolle hvor mange timer per dag du er involvert i en liten bedrift. Det viktigste er at de ender i sikte. Dette er "hydrant".
Og dette konseptet er mye bredere enn bare en liste over oppgaver. Og i dag, dessverre, er fortsatt 24 timer.
lark
Hvis du er som meg, all den kreative og komplekse arbeidet godt Det beveger seg i morgen tidlig. Det er mange grunner - psykologiske og fysiologiske, - hvorfor det er slik. Men "hydrant" din indre rytmene er dypt likegyldig. Fordi, mens du sover, mengden av informasjon fortsetter å øke.
Frokost, åpne innboksen, og flyten av "hydrant" knuser skjermen som hele natten var under trykket av bokstavene i postkontoer i "Bitrix», Twitter, Linkedin, Facebook, Basecamp, JIRA, Trello og lignende. I kalenderen - møte forespørsler og instruksjoner fra sjefen, partnere, kunder, underleverandører, kolleger. Og det faktum at i går var ikke i oppgavelisten i dag opplyst og krever umiddelbar gjennomføring.
"Hydrant" vil ikke vente på deg. Han krever høyt din tid og oppmerksomhet.
Plutselig klokken 11 i morgen - og du har allerede mistet den bedre delen av dagen.
Hvordan svare på denne situasjonen? Vanligvis tilbyr to alternativer: enten å endre atferd eller bruk av teknologi. Men hvorfor ikke bruke teknologi for å skape et grunnlag for atferdsendring?
Hvordan håndtere informasjonen, oppgaver og ideer effektivt? Det skal forstås at den kontinuerlige strøm av informasjon, og i alminnelighet er det flere strømmer: Informasjon som følger fra e-post, sosiale nettverk og medier, nettsider, aviser, under møtene, venner og til og med din hode. Alt kan ikke bli dekket.
Du må behandle meldingene, bestemme hva du skal gjøre med dem: å svare, bruke, dele, lagre for senere eller slette? Når du gjør det? Og hvordan du finner tid til å håndtere alt dette?
Dessverre, multitasking modus, når du prøver å få alt på en gang virker ikke. Du kontrollerer ikke timeplanen din, du er vanskelig å finne ledig tid, bortsett fra e-post og fokus på noe i mer enn 5 minutter. Hvis ja, sjekk ut min metode for tidsstyring for maksimal produktivitet hele dagen - kanskje dette er hva du trenger.
Tre ekstra verktøy og teknikker
Daglig rituale. På denne tiden vi engasjert i organisering og planlegging, med fokus på de store og små problemer.
Studien - Queuing - aksjeinformasjon - Distribusjon. Pengeoverføringer fra "hydrant" i materialet som å arbeide. Form en oppgaveliste, et personlig bibliotek med nyttige ressurser, stabil tape informasjon fra sosiale nettverk og media.
Bringe saker til slutten. Vi forvalter en liste over oppgaver og sin egen tid.
Arbeider i samsvar med de interne rytmer
Bare du vil være i stand til å beregne sitt eget sett med måter å øke produktiviteten - alt det jeg kan bare dele min.
Jeg skiller seg ut den beste tiden å ta opp de viktigste utfordringene
I morgen, da hjernen min fungerer best, jeg tildele 2-3 timer for å sikre at arbeidet med den viktigste oppgaven, og ikke bli distrahert noe mer om det. Studier viser at arbeidstakere som er distrahert - eller er de distrahert seg selv - minst en gang hvert 3. minutt, krever et minimum av 20 minutter til å dykke inn oppgaven på nytt.
Start dagen verdt det med en vanskelig oppgave, selv om denne personen kan begynne med noe enklere. Per dag kreves av uforutsette omstendigheter, flere møter - og en stor prioritet, og vil ikke bli henrettet.
en pause
Uansett hva det var, vanligvis etter 60-90 minutter konsentrasjonen synker, så deler jeg en morgen arbeidsperioden i to deler, noe som gjør det en kort pause, der nødvendigvis forlate arbeidsplassen sted.
Forskere hevder at en stillesittende livsstil fører til hjerteproblemer, dårlig holdning, visse typer kreft.
Selv om du sitter på ett sted i bare 30 minutter, vil stoffskiftet sakte ned til 90%.
i kveld
Energinivået faller kraftig i ettermiddag, noe som er grunnen til at mange foretrekker på dette tidspunktet å få litt søvn. Etter middagen jeg prøve:
- å møte mennesker, er jeg sikker på, at det neppe er i stand til å gjøre en god jobb om gangen, og kommunikasjon gir en ekstra boost av energi;
- har en liten, enkel og organisatoriske mål.
Morgen og kveld ritual
Du må bestemme nøyaktig hva du skal gjøre i løpet av disse timene. Dette betyr at du trenger å åpne posten, til å oversette en del av meldingene i oppgavelisten og finne tid for dem, blant andre prosjekter.
Problemet er at meldinger fylles opp e-posten din - ekte vampyrer som lever av din tid. Analysere dem, bruke mer tid og krefter enn det virker. Og det verste som, uansett hvor det anstrengt, en del av dere alltid ønsker å sjekke innboksen din.
Løsningen er at innkommende bør betraktes som farlige dyr, som mesteparten av tiden du trenger for å holde i bur, men likevel fra tid til annen for å produsere, slik at de ikke sprekker selv.
Jeg har jobbet med medlemmer to ganger om dagen - i morgen og kveld ritualer. Jeg er så vant til denne prosedyren at arbeidet med innkommende ble gal for samme automatisert oppgave, både for behovet for å spise kroppen og drikke.
Mellom disse to periodene, jeg trenger ikke bekymre deg om noe i posten, og det ble ikke glemt om jeg har noe viktig - Jeg stoler på mitt system. Derfor lukke postkassen, jeg går til arbeidet med et klart hode.
Og som morgenritualet er vanligvis kort (de fleste organisatoriske spørsmål igjen for kvelden ritual), betaler jeg mer oppmerksomhet til den viktigste oppgaven.
oppgaveliste
Å organisere dagen og stoppe strømmen av innkommende, suge all saften ut av livet ditt, må du bruke teknikker og verktøy.
En slik effektive teknikker er "Study - Queuing - aksjeinformasjon - Distribution", som oversettes til en tilfeldig flow:
- praktisk for oppgaveliste,
- personlig bibliotek av nyttige materialer, som er lagret for etterfølgende operasjon med dem,
- et sett av materialer for å dele med kolleger.
Ideelt sett disse må tas opp i løpet av morgen og kveld ritual. La oss undersøke denne prosessen i mer detalj.
Studien inkluderte
innboksen - er alt fra e-post og meldinger på Twitter og etterbehandling opptakene.
Først, husk, ingen innkommende ikke krever en umiddelbar respons. Vi har alle lært å sende og motta raske svar på e-post, men det er galt: alle som forventer den pålegger ytterligere forpliktelser på deg.
For det andre åpner hver e-post og svare på det - helt ineffektiv. Du vil bli mer produktive hvis du gjør en ting. For eksempel, bare bla gjennom innboksen din. Hjernen vår er ikke veldig gode linker flere oppgaver sammen. Når folk tror at de lett kan håndtere multi-tasking, faktisk, de bare raskt bytte fra en oppgave til en annen. Men dette har en negativ virkning på den oppfatning og konsentrasjon.
Derfor, når du åpner innboksen, bare sjekke dem. Dette er en klassisk single-prosessmodell "for å bringe saken til slutt":
- hvis du kan se det innkommende på mindre enn to minutter, og gjør;
- hvis du ikke kan, legge den til i listen over oppgaver som trenger å komme tilbake senere;
- du kan bare ignorere filen.
Selv om du åpner listen over kø innkommende umiddelbart etter å ha sett en melding, du har fortsatt tid å omstille.
Vis innkommende morgen bare når det er absolutt nødvendig.
Når i morgen for å vise meldinger, spør deg selv et spørsmål: om de er presserende? Disse hastemeldinger - din fiende nummer én, som de tar bort dyrebar tid som ønsker å bruke for å utføre den viktigste oppgaven.
Ellers, du trenger bare å legge til i listen velg "Kontroller meldinger i kveld" oppgaver.
Queuing
Ikke haster oppgaver som tar mer enn 2 minutter, satt i en av de to linjedeler:
- Hva du trenger å lese dette: elektroniske ressurser som du trenger for å lese og grunne ett klikk legge til Pocket. Disse materialene kan komme tilbake senere og fra hvilken som helst enhet.
- Hva må gjøres: innkommende meldinger med DoIt.im videresendt direkte til oppgavelisten.
Selvfølgelig kan en liste over oppgaver manuelt, men jeg tror at det er mer praktisk program.
Lese og distribusjon av materiell i personlige bibliotek
I løpet av kvelden ritualet jeg gå tilbake til listen over oppgaver og kontrollere materialer som står i kø for å lese. Siden jeg bruker Pocket, kan jeg se dem mens du reiser i undergrunnen mens du venter på et møte eller på annen ledig øyeblikk. Derfor har jeg som regel raskt slått ned på listen.
Hvis materialet er virkelig verdt, jeg legge det til Diigo - min online bibliotek av nyttige materialer. Det er mulig å arrangere kodene, så lett å finne et notat neste dag, en måned eller et år. Og en spesiell takk for muligheten til å Diiogo fasettert søk.
l8r tag (som er senere - fra den engelske. "Senere") setter ressurs i et annet sted, som jeg slår på nattkontroller oppgavelisten.
I tillegg Diigo lagrer automatisk en kopi av en tekst som jeg har lagt i notatfeltet. Jeg kan redigere dette notatet, lime bemerkninger, ideer som vises på et beleilig øyeblikk, når jeg ønsker noen å dele materiale.
del
Noen koder i Diigo lar deg publisere en ressurs hvor som helst. Takk for det magiske IFTTT:
- med koden som materialet er sendt til min Tumblrkak siterte innlegg
- hvis du velger en tag Tweet overskrift og en link til innlegget sendt til Twitter,
- Du kan konfigurere kodene til andre kontoer: Linkedin, Facebook ...
Takket være denne metoden, er hele flyten av "hydrant" sendt til oppgavelisten og et personlig bibliotek og utvalgte ressurser i sin tur kan deles. Og alt dette uten å miste fokus.
kveld ritual
Siden i morges jeg ønsker å fokusere på skapende arbeid, kveld ritual - er hjørnesteinen for planlegging for hele dagen.
Hvordan starter jeg en kveld ritual trenger
Etter den tid etter lunsj:
- Jeg har allerede ferdig om morgenen for å arbeide på den viktigste oppgaven;
- inngående akkumulert uleste meldinger som jeg fikk da jeg var opptatt med å arbeide på den viktigste oppgaven;
- i køen på listen over oppgaver Taxco, som jeg satt der i morgen, og vanlige oppgaver som jeg utfører i løpet av kvelden rituale hver dag.
Nåværende daglige oppgaver
Som nevnt tidligere, om kvelden ritualet omfatter slike oppgaver som:
- View. Dette er en fullstendig inspeksjon av alt: jeg takle alt mulig, selv med disse materialer, arbeid som vil ta mer enn 2 minutter.
- Les, distribuere, dele. Jeg jobber med alle de interessante tingene som jeg har lagt i de siste 24 timene.
- Kontroll oppgaveliste. Åpne turn, mål og basert på fremdriften i arbeidet med den viktigste oppgaven, ønsker jeg:
- Jeg bestemmer meg for at jeg vil gjøre denne kvelden, og at overført til neste dag,
- bestemme hvilken oppgave er den viktigste oppgaven i morgen tidlig, og finne ut hvor lang tid det vil må betales,
- av planen tid til å hvile (eller stå på da eller noensinne).
Det er flere pågående saker, for eksempel for å svare på e-post mottatt i går, eller hold regnskap finans og andre. Noen av dem vises bare i spesielle dagen. For eksempel, sjekk jeg ovenfor Diigo hver onsdag og lørdag.
ukentlig test
Hver mandag i listen over oppgaver du trenger å ta med posten "Lag en liste over mål for uken." Så hver kveld i en uke, jeg huske på mål: komme godt med når du skal bestemme hva du skal gjøre i dag, og hva du skal forlate for senere.
Hver fredag kveld, jeg mentalt gjennom disse målene og kritisk vurdere dem.
Først da kommer resten tid
Som kvelden lettere å administrere timeplanen og mer vanskelig å arbeide på vanskelige problemer, så i løpet av dagen jeg sannsynligvis til å være engasjert i lys og legge til oppgaver og materialer på plass. Men selv i dette tilfellet, minst halvparten av dagen innboksen vil være stengt.
Min dag ender objektive "Study - Queuing - aksjeinformasjon - Distribution", så en ny dag bytter på å starte uten et lass av uferdige saker.
Vi håper at denne teknikken øker produktiviteten vil være nyttig for deg.