Ikke-åpenbare, men arbeider måte å redusere tiden med å jobbe med e-post
Produktivitet / / December 23, 2019
John Smith (Jon Smith), engasjert i teknisk support MailChimp, ved prøving og feiling førte til selv den perfekte formelen for post. Først nasozdavali han mange mapper, og deretter slettes alle, men ingen av disse metodene fungerte ikke. Og så kom han til en helt annen system.
Til tross for at svarene på bokstavene okkupere nesten sentral plass i arbeidet hans, var han i stand til å redusere tiden brukt på ulike aktiviteter med e-post, opptil seks timer om dagen. Han fant at selv når postkassen var å bryte fra e-post, kan et par enkle steg dramatisk endre situasjonen.
Hva er ikke verdt å kaste bort tid
Som John sier han først prøvde å klassifisere bokstavene og lage alle typer mapper: for meldinger fra Chief, for informasjon om de ulike prosjektene, meldinger, som det var nødvendig å gjøre noe, og så på. Han mente at det skulle hjelpe ham til å spare tid. Men faktisk, begynte han å bruke mer tid på å prøve å huske et klassifikasjonssystem og mindre - på selve arbeidet.
John SmithFor eksempel, fikk jeg en melding fra leder av prosjektet han jobbet på, og denne meldingen er også nødvendig meg å ta visse handlinger. I hvilken mappe bør den plasseres? Og hva var sjansen for at jeg vil huske hvor du skal lete etter den senere brev?
Så John bestemte seg for å kvitte seg med alle mappene, og post det hersker fullstendig kaos. Fraværet av systemet ble for komplisert system bedre. Da John besluttet å igjen revidere sin tilnærming til å arbeide med posten. Han bestemte seg for å sortere bokstavene er ikke på emnet, og på den type handling, som de krevde å ta. Og her er hvordan du gjør det.
Hold det enkelt
Bare plasser i mappen "Innboks" bare de meldingene som du må svar. Den viktigste av dem, hvis du ikke kan håndtere dem umiddelbart, merket som ulest.
Det kan virke counterintuitive til deg, fordi de fleste brennende tilfeller bør utføres så raskt som mulig. Det er, og noen ganger virkelig har behov for å umiddelbart reagere på slike rapporter. Men merking uleste viktige meldinger, vil du ikke miste dem i en klump. Også, siden du ikke trenger å flytte bokstavene: de forblir i mappen "Innboks" og vil trekke oppmerksomhet til seg selv før du er opp til deg nå dem.
John SmithJeg prøver å gjøre det i postkassen min akkumuleres ikke mer enn 60-70 meldinger om gangen. Dette er nøyaktig det antall bokstaver, som jeg kan trygt håndtere i en sittende.
Lag selv en permanent plan med post
Hver morgen John allokerer time å prøve å rydde opp i postkassen. Som allerede nevnt, er det ofte igjen hastemeldinger "ulest." John skanner raskt nyhetsbrev og bedriftens interne meldinger og svarer på det maksimale antallet ikke-akutt Innlegg som han kan håndtere innen en time.
Når time allokert for Startet med e-postKommer til en slutt, ikke John Smith ikke lukke postkassen, men det lønner seg langt mindre oppmerksomhet. Så snart det kommer nye meldinger, skanner han raskt innholdet og avsendernavn, for å gi dem en viss prioritet. Hvis en melding kan bli besvart uten å stoppe for en lang tid fra andre saker, gjør John. Men han begynner å engasjere seg i innlegget igjen.
Mot slutten av dagen, John tildeler en annen 30 minutter prøver å vie dem utelukkende arbeidet med post. På denne tiden er han engasjert i brevene, som krever ham til noen handling: å gi godkjenning, skrive et detaljert svar eller å ta noen avgjørelse. Det er da han betaler oppmerksomhet til meldinger som er merket som ulest.
John SmithJeg kan tilbringe mye mer tid til å arbeide med e-post, men disse midlertidige restriksjonene hjelper meg å konsentrere seg bedre og bli mer produktiv.
Gi e-post i henhold til den type respons
For noen meldinger, John fortsatt opprette en egen mappe. Bestemte bokstaver at han ikke merker ulest, det distribuerer alt i to retninger. Innlegg som krever noen handling eller reaksjon fra en kollega (ikke nødvendigvis haster), John sette mappen "Make". Den er designet for e-post, som kan sorteres ut i neste dag eller senere i uken.
Enda mindre presserende bokstaver John flyttes til en mappe, "Les". I tillegg bruker den et spesielt filter som automatisk setter nyhetsbrev i denne mappen. For å installere filter, må du bruke bare et par minutter, men denne enkle handlingen senere vil spare deg for mye tid og krefter.
Hvis du bruker denne metoden, vil du få tre aktive mappen, som varierer i graden av at det haster med å svare på meldingene "innboks" med uleste meldinger, "Make" og "lese".
Arkiv meldinger
For alt annet, bruker John Smith meldingen arkivering funksjonen. Dette hjelper ham rydde opp i postkassen og hodet fra unødvendige oppgaver.
John SmithSå snart jeg leste meldingen og iverksette nødvendige tiltak, det være seg en bedrift eller en nyhets utsending, som jeg signert, jeg arkiverer.
Hvis meldingen inneholder viktig informasjon som John ønsker å spare for fremtiden, det markerer en stjerne arkivert melding, så det kan bli funnet raskere.
Vær spesielt forsiktig når du velger å slette meldingen
John sjelden bruker funksjonen til å slette meldinger. Det er en lærdom han trakk fra det virkelige praksis. Når John slettet meldingen fra en kollega som inneholder informasjon på den tiden han ikke anser det som viktig. Allerede etter den ansatte har sluttet i selskapet, John nødvendig informasjon fra den bokstaven. Da skjønte han at han var i hardcover.
John SmithEtter at jeg begynte å fjerne bare de bokstaver som er ikke akkurat nyttig for meg i fremtiden. No offense, kjære kolleger, som har sendt meg en nydelig SIFCO med seler, men disse er de meldinger og angi "shopping cart".
For å komme frem til dette systemet, John Smith prøvd mange ulike tilnærminger som har vist seg effektive nok for ham. Han testet metodene som brukes av andre mennesker, men innså snart at han trengte å prøve noe annet. John kom til den konklusjon at alle systemer fungerer bare når det passer godt i forhold til den aktuelle jobben.
Prøv denne metoden eller søke noe annet. Du kan være i stand til å finne en måte å bruke for å arbeide med e-post er enda kortere tid.