Hvordan stoppe strømmen av innkommende oppgaver og etablere orden i saker
Produktivitet / / December 23, 2019
For noen dager siden, med en bekjent, en diskusjon på temaet ledelse arbeidsmengde. Han stilte spørsmålet - "Hver dag fikk jeg oppgaver mer enn jeg kan utrette. Antallet ventende oppgavene til alle øker og øker og kaos øker. Hvordan å stoppe det? "Spørsmålet er relevant for mange. Mange er kjent med følelsen av hjelpeløshet oppleves av personer under angrep av innkommende oppgaver og stadig økende, gjøremålsliste. Her er 5 trinn for å komme ut av kaos.
Rådet №1 - Just stop ...
1. eller snarere... Stoppe den innkommende strøm. For å forstå arbeids mekanismen, er det nødvendig å begynne å stoppe. Du vil ikke være i stand til å løse problemet så lenge de fortsetter å komme til deg en torrent. Så stoppe flyten. Ikke godta nye oppgaver og ta en pause. Dette stopper vil ikke bare tillate deg å enkelt demontere den aktuelle listen, men også å fokusere bare på dette. Generelt Board Room 1 - samle alle oppgaver i en liste, og ikke ta de nye ennå ikke sette ting på listen. Note - do listen er "riktig" når du vet alt du trenger å gjøre er å føle en viss kontroll og fornøyd med seg selv. Det siste punktet er det viktigste. Dette er ingen spøk. Du må gjenvinne en følelse av tilfredshet.
Og forstå - verden vil ikke kollapse, og selskapet vil ikke kollapse hvis du trakk for et par dager.
2. Rente tidskostnader. Det neste du må gjøre er å anslå hvor lang tid det vil ta for hver oppgave. Høy nøyaktighet av vurderingen er ikke nødvendig. Stem "øyemål". Det viktigste at du kan forstå - hvor mye tid bør brukes til å fullføre alle oppgavene på listen. Det kan skje at ifølge foreløpige anslag, hele listen, trenger du 2 måneders netto arbeidstid. Hvis disse oppgavene ikke er fordelt i tid, slik at du virkelig kan oppfylle dem, så listen er absurd og krever optimalisering.
3. Optimaliser liste. Ikke en enkel sak. For en grunn - for å optimalisere det trengs en alvorlig og kritisk vurdering av sine saker.
- Gi til andre alt som de kan gjøre uten deg. Det er tvil? Tror du at du kan gjøre det bedre? Fortsatt gi og sette en påminnelse på kontroll.
- Gruppe dine oppgaver. Ta deg tid til å behandle e-post og telefonsamtaler. Gjøre lignende ting på rad. Dette sparer tid.
- Sett alt som kan gjøres senere. Selv ting forbundet med kunder kan overføres. Bare ordne det. Tilordne kontakter med kunder mer jevnt. Endre datoer hvor dette kan gjøres. Gratis deg selv rom for å manøvrere.
- Fjern alt som mistet sin relevans. Nådeløst drepe oppgaver, er hensiktsmessigheten av som tvilsomt.
4. Utføre oppgaver for. Sortere listen over oppgaver fra minst til størst. Dette betyr at først gå kortest tid virksomhet. Gjør alle ting som krever mindre enn 30 - 40 minutter. Gjøre dem etter hverandre helt til slutten. Glem alt annet. Når kortvarige problem, okinte listevisning. Sikkert han har blitt mer reell og kan jobbe med det. Kanskje kan du selv fortsette flyten av oppgaver. I alle fall har tenkt alle de resterende oppgaver, slik at du er nesten 100% sannsynlighet for dem var i stand til å utføre som planlagt. Og med lage deg en reserve av tid til 15-20% av tiden som kreves for å løse problemet. Hvem bedre uferdige enn remake.
5. Si "nei" hard planlegging. I alle fall ikke strengt begrense tid og fristen for oppgaven. Nå rigid planlegging er din fiende. Strenge planlegging effektivt i en situasjon med relativt stabil kontroll. Nå er alt veldig skjelven. Så gi deg selv tid og andelen av friheter. Ikke kjør hjernen din inn i rammen. Ellers kommer du tilbake til der du startet. Du må roe målt til å utføre oppgaven fra listen etter hvert. Nok en gang - i rekkefølge. Ikke håndtere oppgaven før du har fullført den forrige. En oppgave om gangen.
Viktigst - forstå og akseptere det faktum at du ikke har råd til å stoppe og få mine anliggender i orden.
Fem av de ovennevnte tiltak har vist seg effektiv i praksis. De er effektive for å "utslette branner" og "raking rusk", men arbeidet må være konstruert slik at slike situasjoner ikke oppstår. Tror du at du trenger å gjøre for å ikke føre til det ekstreme?