Hvordan lage den perfekte oppgave styringssystem
Produktivitet / / December 23, 2019
Dedikert til alle som er lidenskapelig om livet, den har en ambisiøs plan, og omfattende interesser et stort antall daglige oppgaver.
På et tidspunkt oppgave ledelse emnet fascinert meg med hodet. Jeg begynte å samle teknikker og tips. Hver Jeg tok noe som fungerer utelukkende for meg. Jeg prøvde å sette ut i praksis all overflødig er skåret av. Resultatet ble et system som jeg ønsker nå å presentere for din vurdering. Men husk - den eneste ideelle systemet, kan det bare være en som passer for deg.
- Det skal være enkelt.
- Det bør ikke ta mye tid til å jobbe med det.
- Ikke forstyrre, og bedre bistå i planleggingen, både på dagen og året. Planlegging og løpende forvaltningsoppgaver må forenes.
- Skal hjelpe påminnelser, alltid være på fingertuppene og lar deg ta notater.
- Den skal dekke alle områder av livet mitt.
- Det skal bidra til å "look around" alle nåværende og fremtidige utfordringer. I denne strukturen skal jeg sette meg selv.
- På grunn av systemet, må jeg vite nøyaktig hva og når jeg gjør, skal systemet være fleksibel nok.
oppgave management system består av 3 hovedelementer: struktur oppgave grupper (mapper, mappetreet, kontekst), oppgavebehandling regler og verktøy som alt dette hjelper.
Jeg kan trygt si - jeg har prøvd alt om emnet av programmet. På Windows nøyaktig alt fra Leader Task og Essential PIM, til den lite kjente, for eksempel Chronos. På Mac alle har muligheten til å synkronisere mellom enhetene. Den tørre rest - 1 program. det kalles My Life Organized. Utviklere stipendiater og umnichki. Det er et program for en lang tid, og hver ny versjon behager mer. For meg en stor fordel i denne programvaren er muligheten til å konfigurere systemet til å passe dine behov helt. I dette tilfellet, ingenting komplisert om det. Med andre ord, gjør denne plattformen du lage problemer av strukturen og å overholde noen regler av ledelsen. Vel, selvfølgelig synkronisert med alle enhetene og på tvers av plattformer. Det er bare synd ingen versjon for Mac (iOS er). En mer detaljert innføring i My Life Organized Later jeg dere. Fra meg selv bare anbefale.
Også bruker jeg Evernote for lagring av sedler og bulkmaterialer. Mind Manager for planlegging. Kalender - opprinnelig fra Mac. Microsoft Project - for planlegging og ledelse av store prosjekter, hovedsakelig for arbeid.
I mange teknikker, for eksempel GTD og Agile resultater, tilbud om å splitte oppgaver i mapper i henhold til de områder av livet. Jeg likte ideen, men for meg selv fast bestemt på at jeg ikke vil ha mer enn 5 mapper på øverste nivå i en tid mappe for notater + + innboksen. Før var jeg bare to mappe - jobb og privat.
Min nåværende øverste nivå struktur:
- Innboks.
- arbeid
- utvikling
- hus
- Ironman
- nettsted
Etter min mening har den mest geniale innføringen av GTD bli Innboks-mappen og regelen - ikke holde oppgaven i tankene. Jeg begynte å følge denne regelen strengt. Oppgaver, selv små, ideer, notater, bare en tanke som kan komme godt med - alt er registrert. I utgangspunktet alle komme i innboksen. På slutten av dagen kan jeg skimte blokkering og distribuerer alle mappene.
Folder "Work", er "utvikling" og "House" funnet i strukturen av tiden. Også en maksimum 2, reservert for de områder eller prosjekter som opptar mesteparten av tiden, eller har en høy verdi i øyeblikket. Til dags dato er dette den mappen i forbindelse med forberedelsene til Ironman og prosjektmappen på nettstedet mitt. Innboks Jeg tror ikke på topp fem.
Faktisk er det en annen mappe. Det kalles «vanlige ting». Denne mappen inneholder alle de vanlige oppgavene. Det er alle ting som må gjøres daglig, ukentlig og månedlig. Slike saker er: analyse av mapper Innboks, Someday mappevisning, definisjonen av mål for perioden og etc. På den tiden, organiseringen av vanlige oppgaver i en egen mappe hjalp meg venne seg til den nye rekkefølge. Dette er et godt verktøy for å organisere seg og til å utvikle vaner av arbeid med systemet. Bare ikke glem å sette påminnelser for oppgaver. Som et alternativ - å lage et problem av denne typen i kalenderen.
Alle andre prosjekter og oppgaver ligger i rotkatalogen.
Det er enkelt og tydelig uten forklaring.
I hele strukturen av det viktigste - enkelhet. Det bør være et stort antall mapper og undermapper. Ikke mer enn 3 nivåer. Ellers blir systemet unødig tungvint, og derfor slutter å utføre sin viktigste funksjon - å hjelp i arbeidet. I tillegg klumpete struktur svært enkelt å arbeide med mobile enheter.
Sammenhenger er en veldig praktisk ting. I hovedsak, indikerer sammenheng en spesifikk indikasjon eller tilstand i hvilken den oppgave blir utført. En oppgave kan ha flere sammenhenger. Samt mappestrukturen, er det viktig her er enkelhet. Unngå nestede kontekster. Bruk disse sammenhenger brukes virkelig ofte og har et stort antall oppgaver.
- Alle oppgavene er lagt inn i systemet ved tidspunktet for forekomsten. Hodet hans holdt ikke. Legge inn oppgaver bare til mappen Innboks.
- Formuleringen av problemet, på scenen for oppføring, må være entydig. Hvis navnet ikke er nok, må du forklare - det jeg mente. Dette er nødvendig, slik at du ikke husker hva jeg må gjøre i problemet, for eksempel "Igor, rapporten".
- Innboks mappen er analysert en gang om dagen. Jeg gjør sent på kvelden.
- Å utfordring er flyttet fra innboksen, bør det være:
Sørg for å:
- klar tittel
- Bestemmes omtrentlig leveringstid.
- Starttidspunktet for oppgaven - når oppgaven vises i min å gjøre listen.
Hvis det er nødvendig:
- Notater og forklaringer.
- Deloppgaver å utføre prosedyren.
- Deadline.
- Kontekst.
- Hvis problemet er målet - å utpeke som et mål.
- Dato og tid for avtalen.
- Avhengighet av andre oppgaver.
- Jeg bruker ikke en matrise Eisenhower "Det er viktig -. Nødstilfeller" Dersom oppgaven er skrevet Jeg mener det er viktig. Hvis det er en nødsituasjon - I eller umiddelbart videre til gjennomføringen og tildeler en viss tid.
- Som regel er jeg ikke begrenset til den tiden av problemet. Jeg pekte ut hvor lang tid det vil ta, bare for å anslå tid til planlegging. Men det er ikke strengt. Hvis tiden er klart definert, er det bare hvis jeg ønsker å minne deg selv på stivhet av problemet med grenser eller varigheten av oppgaver knyttet til andre ressurser - for eksempel, er et møte av begrenset varighet.
- Problemer med en viss varighet og tiden plassert i kalenderen.
- Regel 3. En av de mest verdifulle regler Agile resultater teknikker. 3 hovedmål er valgt hver måned. For hver uke de samme 3 mål. Ukentlige mål bør føre til gjennomføringen av de månedlige mål. Hver dag er det 3 hovedmål. Disse målene er konsistente med ukentlige mål og føre til gjennomføringen. Alle andre oppgaver den dagen - er sekundære.
- Igjen. Hver dag 3 hovedmål.
- Først utføre små oppgaver. Dette er helt i strid med prinsippene for prosjektledelse, men det fungerer perfekt for meg. I dette tilfellet, er hodet fritt for liten oppgave når de store.
- Oppgaver for dagen bestemmes av kvelden, neste dag.
- Oppgaver er definert i en uke på søndag.
- Utfordringer for måned bestemmes av det andre tallet.
- Gjennomgang og analyse av ytelse og ikke utføres en gang i uken på fredager.
- Someday mappe vises på søndager.
- Utfordringer i sammenheng med "Control" er sett hver dag.
- Hvis den mottatte meldingen krever et svar eller handling fra meg, men senere jeg var sin stilling som et problem i MLO.
- Hvis krever brevet som ble sendt av meg et svar fra mottakeren, satte jeg en kopi av MLO adresse. Dermed brevet kommer også inn i systemet og mottar kontekst "Control".
- Om morgenen den kommende gjennomgangen av dagen.
Det er trolig tatt. Et enkelt system. Enkle regler. Hvordan organiserer du dine oppgaver?
Vis: Shutterstock