Leo Babauta: mine 10 vaner for å arbeide med e-post
Arbeid Og Study Produktivitet / / December 23, 2019
© bilde
E-post kan være en utmerket arbeidsredskap, og kan slå inn en irriterende kilde til sommel, og det er bare hvordan du bruker den. Det var en tid da jeg annonserte fullstendig konkurs av e-posten, og nå jeg sjekke det hver dag 2-3 ganger om dagen, men det går raskt og effektivt.
Jeg har utviklet noen vaner som hjelper meg til å arbeide med e-post er svært effektiv og bedre fokus på andre viktige arbeid. Og jeg skal fortelle deg ærlig, endelig, er innboksen min tom, og det er en fantastisk følelse. Jeg vil i denne artikkelen 10 av sine vaner. Betyr ikke at du trenger å blindt følge dem, jeg vil bare vise min vei, og basert på det, kan du legge din. Så, her er vaner som fungerer for meg:
Sjeldnere ser i posten
Jeg vet ikke holde vinduet åpent hele dagen post. Og titt i hennes sjelden. Jeg kom til den konklusjon at hvis min innboks samle 20-30 bokstaver, så verden vil ikke kollapse, på samme tid, er dette tallet jeg vil være lett å raskt prosessen. Advarsel! Jeg sier "prosessen" i stedet for "lese". Jeg åpner mappen "Innboks" for å spre på de andre meldingene i mapper, for ikke å lese dem og la umiddelbart.
scatter mapper
Jeg åpner posten og begynner å ta beslutninger raskt: fjerne eller arkiv, lese og svare umiddelbart (hvis det tar mindre enn 2 minutter) eller arkiv, sende et raskt svar, og deretter tilbake opp, legge til min to-do liste, for å gjøre dette senere (merket med en stjerne, og deretter arkiv). I alle fall i innboksen ingenting skulle forbli.
Umiddelbart legge alt til Kalender
Hvis brevet kommer til meg noen data om hvilke jeg må huske, jeg en gang jeg tar det til kalenderen. Personlig møte eller snakke på Skype, trening eller noe, hva skal jeg bare huske en uke - alt er umiddelbart sendt til kalenderen. Nå er det min beste vane er brakt til automatisme, og takket være henne, jeg sjelden om noe å huske.
Bruk "snarveier"
Jeg bruker Gmail, som gir muligheten til å bruke flere hurtigtaster for post. Faktisk, jeg tok bare et par minutter å lære dem, og deretter muskel hukommelse husker nøklene.
Dette er de "snarveier" som jeg bruker:
«Gi» - for å gå tilbake til innboksen;
«E» - arkivet,
"#" - slett;
"C" - opprette en ny melding;
«R» - svaret;
«F» - frem;
«A» - svar til alle;
«Gs» - gå til merket;
«Tab + Return» - når jeg oppretter en melding, slik at du bare sende ham opp igjen.
Jeg bruker også innstillingen når, etter å ha slettet eller arkivering av e-post, jeg vil automatisk gå videre til neste uten å returnere til innboksen, det kan du raskt flytte opp rapportene.
Skriv kort brev
Mitt svar på brevet er vanligvis 1-3 setninger. Jeg sjelden skrive brev lengre enn 5 setninger. Og for å være en god grunn. Hvis jeg virkelig trenger å skrive mye, vil jeg heller gjøre det i Google Dokumenter, og dele den rette personen. Kort brev betyr en rask respons fra mottakeren, som den personen ikke blir nødt til å vasse gjennom jungelen av veltalenhet, til å forstå og forstå nøkkelinformasjon.
Raskt legge oppgaver til todo-liste
Noen bruker innboksen som en to-do liste, men det er dårlig tilrettelagt for dette, og her er hvorfor:
1. Arbeidene som skal utføres, blandet med andre bokstaver, og da er de vanskelig å fange fra mengden.
2. Fortellingen i brevet ikke alltid inneholde en spesifikk veiledning til handling, men på grunnlag av bokstavene kan du sette oppgaven selv. Når du er klar til å kjøre den, må du re-lese brevet igjen, for å huske hva den spesifikke oppgaven du har satt deg selv etter å ha lest den.
3. Hver gang du ser i innlegget for å fange en annen sak, du kommer over en ny melding, som tiltrekker seg oppmerksomhet og ta oppmerksomheten bort fra de viktigste sakene, banke rytmen av arbeidet.
Enkel og lett todo-liste - er et vanlig tekstdokument, der du kan legge til oppgaver fra e-post bare i noen få museklikk. Og under en slik liste ville være et mer effektivt verktøy, fordi du ikke har alle tid til å se inn i innboksen.
Oppbevares innboksen bare uleste meldinger
Denne funksjonen er for avanserte brukere. Jeg hacket min Gmail-boksen slik at den ikke lenger kan lagres uleste meldinger. Dette betyr at hvis jeg åpnet brevet og kastet den i en annen mappe, vil det rett og slett forsvinne. Det motiverer meg til å ta en beslutning om hvordan du går frem med dette brevet umiddelbart, eller jeg bare miste det. Takket være denne konfigurasjonen, er innboksen min ikke åpne meldinger hoper seg opp, som gradvis blir søppel.
Utsett å lese
Ofte sende meg linker til artikler. Dem jeg umiddelbart sendt til Instapaper, lese senere. Det er derfor jeg prøver å bruke mindre tid på e-post, fordi jeg har så mange interessante ting å lese, men hennes.
nådeløst filter
Når du er i mine brev vises, som jeg ikke ønsker å se, jeg umiddelbart retter det. Jeg er ikke lat til å melde deg ut eller installere et filter på avsender. Og det reduserer flyten av innkommende post betraktelig. Jeg er nådeløs mot e-poster som tetter innboksen min, og regelen brukes selv i holdningen til folk som er altfor bry meg.
Close-postmeldinger ved slutten av behandlingen
Demontert melding - nær posten og ikke åpne for flere timer inntil det er igjen samlet et tilstrekkelig antall bokstaver.
Begynn å oppdage noen vaner for effektivt arbeid med e-post - det er veldig riktig. Du vil umiddelbart legge merke til hvor mye roligere du blir en mer viktig sak, bli kvitt påtrengende sjekker mail hvert 10. minutt. Hodet er tilgjengelig for nye ideer, så snart din innboks fri fra unødvendige e-poster. Lykke til!