Hvordan håndtere e-post: 10 tips fra TED-ansatte
Produktivitet / / December 23, 2019
TED Fellow Michael Makvoters et selskap blogg, delt 10 tips som han holder orden i posten.
Hvem andre enn redaktører og ledere av TED, for å snakke om metoder for kampen med overbelastet post. Ifølge dem, selskapet mottar hundrevis av e-poster hver dag, og teller innkommende e-post, har noen ansatte lenge skredet tusen.
Michael Makvoters, UX-arkitekt TED, tilbud 10 løsninger på problemet.
I fremtiden vil du ikke ha mer tid enn det er nå
Michael lagt merke til at mange utsetter arbeidet med e-post til senere, fordi de tror at på et tidspunkt i fremtiden vil de ha mer tid til å gjøre det. Ikke vær. Din sysselsettingen trolig vil forbli i neste uke, måned, år. Du kan selv være fornøyd med dette. Men like mye tid vil være for stillingen. Så begynne å jobbe med det akkurat nå.
Prøv å starte med blanke ark
Her er to måter å gjøre dette:
- Ta litt tid og være engasjert i renhold posten i flere etapper. Avhengig av hvor mange meldinger du har, må du ti samtaler til deres rydde opp. Hvis det er gitt hardt, bryte arbeidet i flere 15-minutters segmenter.
- Gå for blakk. Marker tre eller fire timer og gjøre ut av mappen "Innboks" idealet om renslighet og orden.
Sett av litt tid hver dag
Ifølge Michael, dette er den vanskeligste delen av planen. Du må jobbe med e-post flere ganger hver dag. Han råder til å vie 15 minutter hver fjerde time, og ta bare med mappen innboks.
Hvis brevet ikke er veldig viktig - remove
Det er fristende å sende hver lille bit viktig brev til en mappe, for å håndtere det senere. Men hvis brevet ikke fortjener din oppmerksomhet akkurat nå, slette den.
Unsubscribe fra post hver unødvendig
Jeg lider ofte av det faktum at bare fjerner meldingen fra uinteressant for meg utsendelser. Michael fikk også mer kategorisk:
Dersom forsendelsen ikke er interessert i deg, ikke bare å fjerne brevet, men melde deg ut av det.
Nederst på hver bokstav er det en knapp "Unsubscribe" eller Avslutt abonnement. Bruk den for sitt tiltenkte formål. Og jo mer, jo bedre. Du kan også bruke tjenesten Unroll.me, som vi beskrev her. Han otpishet deg fra uønskede e-postlister automatisk.
Hvis meldingen er fortsatt i "Innboks" -mappen, lese den
Hvis brevet er testet, og du trenger ikke melde deg ut og slette den umiddelbart, og deretter lese den. Hvis det er kort, lese umiddelbart. Hvis lang, sende et brev til pre-laget mappen "Les" og komme tilbake til det, når det vil være mer fritid. Michael sier at hvis du er ærlig med oss selv, vil den minste prosentandel av alle bokstavene faller i denne mappen.
Svar på kort brev er bedre å
Hvis du sender en e-post krever en rask respons, kan du svare... umiddelbart. Ikke vent. Etter å ha sendt svaret, fjerne brevet. Hvis brevet er en kopi, som sendes til en annen mottaker, og han trenger ikke å vite svaret, fjerne den fra mottakerne.
Omadresser meldinger til kolleger, hvis de er i stand til å reagere mer adekvat
Omdirigere meldinger med litt forklaring, og slette den fra innboksen din.
Engasjer sortering
Alle e-post tjeneste lar brukerne opprette mapper. Det er det beste verktøyet for å håndtere overbelastet post. Jeg opprettet en mappe for arbeid, bilder, studier og andre ting. Michael tilbyr å gjøre mappen "prosjekter", "Annet", "svar senere." Det viktigste er at du føler deg komfortabel.
Velg riktig program
For meg har dette programmet blitt postboks. Michael også valgte det. Men en rekke alternativer. Du kan skrive inn i søket etter Layfhakeru ordet "post" og navnet på operativsystemet som du er ute etter en klient. Jeg lover du vil finne noe som passer.
resultere
Hvis du ikke kan lese artikkelen (fortelle meg hvorfor), her er en kort liste over alle trinnene:
- demontere "Innboks" -mappen for en rekke tilnærminger.
- Bestem deg for hva du skal gjøre med brevet, så snart den kommer.
- Fra tid til annen engasjert i å rydde posten.
- Unsubscribe fra uønsket e-post.