6 tips for effektivt arbeid med e-post
Arbeid Og Study Produktivitet / / December 23, 2019
E-post er en av de beste former for kommunikasjon, og kanskje den eneste som blir brukt av alle brukere, uten unntak. Du kan like eller mislike utsendingene, bruke Skype eller chatte Facebook, men e-postadressen du har sikkert.
Hver dag vi kommer til postkassen, ikke bare meldinger fra venner og kolleger, men også dusinvis av reklame, meldinger, rett og slett spam. For ikke å drukne i det store antall innkommende meldinger, er det viktig å utvikle og anvende ferdighetene til effektivt arbeid med e-post.
Copyright Shutterstock
Planlegge tid sjekke e-post
Hvis du føler at du bruker for mye tid på behandling av post, og antall e-poster i innboksen din fortsatt reduseres ikke, kan du prøve en tøffere plan mens du sjekker e-posten din boksen. Vanligvis er vi begynne å sjekke e-post, finne en interessant link i brevet, gå til nettsiden, og derfra til den andre... og etter en halv time tilbakekalling og returnerer til analyse av bokstavene. Som et resultat, har tiden gått og saken ikke flytte.
Så, prøv å isolere seg for en viss begrenset tid til å arbeide med e-post. Hyppighet og varighet av hver av disse intervallene kan innstilles for seg selv på egen hånd, avhengig av volumet av hans korrespondanse. Kanskje vil det være en time om morgenen og en time på slutten av dagen, kanskje du foretrekker å gå til din e-post konto hver time i fem minutter. Det viktigste - Prøv å strengt følge den etablerte tidsplan for deg selv og ikke bli distrahert av noe overflødig. Kunnskapen om at
Din tid er begrenset, Vil uunngåelig føre til en økning i effektiviteten av behandling av post inntekter.Hvert brev midler handling
Hovedregelen er at du skal bruke når parsing post - hver åpent brev krever at du noen handling. Hvis du åpnet brevet, så i alle fall er det umulig å la det igjen i innkommende. Du har enten å umiddelbart reagere på brevet eller sende det til noen som er bedre takle dette problemet, eller planen for seg selv Google Task oppgave eller kalender - i alle fall som følge av handlingen brevet skal slettes eller flyttes til arkivet, den er la mappen innboksen. Innenfor denne enkle regelen innboksen til slutt fjernet.
Copyright Shutterstock
Filtre og etiketter
Hvis du får på en daglig basis et stort antall brev, deres analyse krever deg mye tid og krefter. Hvorfor ikke bruke ressursene postgangen, spesielt siden de fleste tjenester, er denne funksjonen til stede og godt gjennomført?
Vi snakker om å sette opp filtre for automatisk mail prosessering. I stedet for å måtte klikke manuelt på hver melding, og alle dine klikk - dette er også tid og krefter, bare en gang konfigurere de nødvendige filtre. For eksempel blir alle meldinger med adressen til dine slektninger automatisk plassert i mappen Familie og merket som viktig markør. Alle pressemeldinger gå til en egen mappe uten å gå gjennom mappen innboksenOg varslinger fra sosiale nettverk på en gang fly inn handlekurv.
Dermed kan du spre budskapet om de viktigste temaene og for å forberede tilstrekkelig for deres behandling. Du vil ikke lenger være en situasjon hvor hjernen er parsing adresse bytter fra kontoret innenrikssaker i spørsmålene og deretter umiddelbart på underholdning distribusjon, og deretter tilbake igjen.
Alternativer for en rekke filtre er det et stort beløp, og jeg er sikker på at når bygge et automatisk filtreringssystem, vil du spare dager og måneder av din tid. I tillegg, ved å tilordne etiketter eller distribusjons mapper, kan du enkelt finne bokstavene i arkivet (du husker den mappen innboksen vi helt tom?).
bruk søke
Mange brukere, spesielt nybegynnere, holde all e-posten i innboksen din, fordi de føler at de aldri finner dem ikke mer på arkivering. Hvis du setter opp et system av filtre og etiketter som er beskrevet i forrige avsnitt, er arkivet allerede bestilt, og det er mye lettere å navigere. Men ikke glem også om søkefeltet. For eksempel i Gmail søkemotor er så perfekt (som ville tvil!) For å finne en bokstav vil ikke ha noen problemer.
bruke mark
Mange posttjenester har en funksjon tagging meldinger med spesielle markører (i Gmail er en stjerne). Med deres hjelp er det lett å gi de nødvendige meldingene som krever din oppmerksomhet og sette dem i en egen mappe. I Gmail, kan du velge et sett med frimerker og ganske fleksibel til å bruke dem. Dermed vil et enkelt blikk på innholdet i postkassen være nok å velge bokstavene i henhold til deres viktighet.
Bruk hurtigtaster
Ved hjelp av hurtigtaster kan øke hastigheten på mail behandling, slik at det er verdt å bruke noen timer til å studere dem. Men før det, ta en titt på innstillingene (i Gmail er Innstillinger - Generelt - Snarveier) Og sørge for at de er inkludert. Etter det, klikker du bare på tastaturet foran et spørsmålstegn, og du vil bli bedt med alle hurtigtaster Gmail.
E-post er et flott verktøy, men det betyr ikke at du bør gi denne prosessen halvparten av sitt liv. Maksimal automatisering av alle prosesser, raske svar, eller videresende meldinger, planlegge sin tid sammen med andre kommuner denne artikkelen vil tillate deg å raskt nok til å takle en rekke brev og spare mer tid for mer hyggelige aktiviteter.