Hvordan ikke å være en slave til e-post: 7 tips fra Linkedin hodet
Arbeid Og Study Produktivitet / / December 23, 2019
Et stort antall mennesker hver dag står overfor det samme problemet: e-post, designet for å optimalisere organisasjonen og arbeidsprosesser og kommunikasjonsprosesser, ofte blir til en ond Warden, gjør deg intenst følger medlemmene, hvis du arbeider på et transportbånd tape. Koster deg litt distrahert som stadig samler informasjon raskt slå en ryddig og ren postkasse dump rake som er vanskeligere jo lenger du ikke går tilbake til post.
I dag tilbyr vi deg noen enkle tips for å styre prosessen med interaksjon med e-post fra Jeff Weiner, administrerende direktør Linkedin. Denne personen på vakt har å holde kontakt med hundrevis av mennesker hver dag, og han har et par triks som tillater ham ikke å drukne i denne snøskred informasjon.
Min postkasse er i hovedsak ble en sentral node i min arbeidsflyt - via e-post, jeg kommuniserer jevnlig med mer enn 4300 ansatte jobber i 26 byer over hele verden. Jeg kan ikke si at jeg har alltid vært en fan av e-post, eller at jeg ikke var en situasjon hvor mitt arbeid med posten så ut som en Sisyphean oppgave.
Uansett, i løpet av årene jeg har utviklet noen praktiske anbefalinger som tillater meg å flytte fra begrepet "post kontroller meg," konseptet "Jeg kontrollere posten."
1. Ønsker du å motta mindre post - send mindre e-post
Slike råd virker latterlig enkelt, spesielt i sammenheng med en slik felles problem, men for meg selv, tror jeg dette er den gylne regelen for vellykket e-forvaltning.
Denne konklusjonen kom til meg mens du arbeider i et tidligere selskap, der to ansatte tettest forbinder med meg, forlot selskapet. De er svært effektive i å kommunisere med mennesker, mye arbeid, og som det viste seg, sender mye e-post. Så lenge de har jobbet i selskapet, volumet av e-post som kommer via e-post, virket helt normalt, men etter at de dro, fant jeg ut at i min post trafikken er redusert med om 20-30%.
All denne aktiviteten i innlegget var ikke bare sine bokstaver: det var mine svar til dem, og likevel var det brev og svar fra alle mottakere er knyttet til korrespondanse. Ofte disse meldingene ikke er etterspurt min obligatorisk deltakelse i diskusjonen.
Fra det øyeblikket jeg satt meg klar tilstand - ikke skriv noen åpenbar behov. Resultat: mindre e-post og mer orden i skuffen uten at det berører arbeidsaktivitet. Siden da, jeg prøver ikke å avvike fra denne regelen.
2. Merk som ulest e-post ventende
Merk som ulest bokstavene fundamentalt endret måten jeg jobber med post. Jeg går fort nok for innkommende e-post, umiddelbart svare på de mest presserende, og fjerne unødvendig. Disse brevene, som jeg trenger for å komme tilbake senere hvis det er tid, merker jeg som ulest. Dette eliminerer frykt for at en viktig brevet, og liggende ubesvart, vil bli glemt, og vil bli begravet i tarmer av postkassen. Denne tilnærmingen gir en slags ToDo-liste, som jeg skal komme tilbake senere.
Hver gang jeg prøver å avslutte med minimum antall ventende meldinger, og ideelt sett bør de ikke være i det hele tatt. Hvis denne dagen jeg ikke har tid til å gå tilbake til dem, så vil de starte med følgende arbeider morgen.
3. Sett en klar tidsplan med post
I løpet av de siste årene, går livet mitt på virkedager etter ganske chotkomu planen. Økningen i 5: 00-5: 30 am, en time på e-post, lese nyheter, frokost, lek med barna, opplæring, kontor, kom hjem, satt barna til sengs, middag med sin kone, hvile (vanligvis ser på TV en forbipasserende rengjøring innboks i reklamepausene og kjedelig øyeblikk).
Det ble funnet at å holde seg til denne planen, jeg enkelt administrere posten, men det er verdt minst en liten endringsordre, som kaos starter i postkassen din.
I dette tilfellet, vil du ikke føle montering press av å vite at mottakeren plutselig stå uten oppmerksomhet. Overholdelse av planen vil bidra til å holde alt under kontroll. Dette hjalp Benjamin Franklin, og vil hjelpe deg.
4. selv forstått
Husk spillet brutt telefon? Da var det ganske morsomt, men nå er alt regnet i begrepet arbeid og virksomhet, og det er ikke opp spill.
Ord er veldig viktig, og for å unngå tvetydighet og feiltolkning av deres behov for å bli valgt svært nøye. Den mer oversiktlig og klar til å forstå teksten, jo mindre er sannsynligheten for et nytt brev med anmodning om å forklare først.
5. Tenk om mottakerne
Ofte virker det som om feltet "Til" og "CC" oppfattes av mange som en og samme. Faktisk kan de brukes unikt å gjøre det klart fra noen av mottakerne du forventer et svar, og som har sendt en kopi av brevet med det formål å holde den i loop.
Faktisk ikke velge mottakerne, som er pålagt å svare på - det er den raskeste måten å gjøre en panikk og forvirring i samtalen. 6 mottakere i stedet for 1 og 5 eksemplarer av mottakeren - denne ekstra 5 mulige svar, som hver kan utvikle seg til en helt egen samtale.
6. erkjenner kvittering
Hvis du har angitt som mottaker, og brevet er virkelig adressert til deg, ikke være lat til å informere avsenderen at du har mottatt et brev. Trenger ikke mange ord, vil du bare "godkjent" eller "mottatt". Dette vil være et tegn på at den informasjonen du har mottatt i sin helhet og riktig volum og avsender er ikke nødvendig å sende deg noe annet om samme emne.
Hvis du ikke bekreftet mottak, forblir avsenderen helt uvitende om brevet. Kanskje det har gått tapt i dypet av postkassen din? Hvis dette er viktig informasjon, vil tvil og spenningen tvinge avsenderen om å skrive deg et nytt brev med Jeg ber deg om å bekrefte mottak av den første bokstaven, eller be noen andre om ditt nærvær på jobben sted. Involverte ekstra folk, sendt og mottatt ekstra bokstaver.
7. Hold dine følelser ut av post
E-post kan være et nyttig verktøy hvis du bruker den riktig. Hun kan bli en ødeleggende kraft hvis det brukes feil. Det vanligste eksempelet - bruk av e-post for å diskutere kontroversielle og sensitive saker av konflikten.
Jeg vil aldri slutte å overraske hvordan folk bruker i korrespondanse ord og uttrykk som aldri vil bli sagt i nærvær av det samme publikummet.
Hvis du plutselig finner deg selv i en lignende korrespondanse, gjøre en enkel ting - stopp. Å løse tvisten eller konflikten kan, ta telefonen og ringe mottakeren, enten personlig møtt ham. Slike delikate saker må behandles ikke i teksten korrespondanse. Teksten formidler ikke den følelsesmessige komponenten, intonasjon og andre viktige ting som kan være avgjørende for en konstruktiv løsning på problemet.
(via jeff Weiner)