7 tips for bruk av Gmail fra en tidligere ansatt av Google
Webtjenester / / December 24, 2019
I 2011 Rudolf Dyutel fikk jobb på Google. "Min første dag på Googles kontor lignet ankomst av Harry Potter på Galtvort: sterkt bekymret, som en skolegutt på første date, hva du skal gjøre - er også uklart - sier Rudolf minner. - Så jeg var glad for å alle fall gitt meg, og muligheten til å lære noe nytt i prosessen ".
De neste to årene han var skjebnebestemt til å jobbe tett på opplæring av ansatte med e-posttjenesten Gmail, samt sine bedriftssalg.
Dyutel ikke lenger oppført på Google, nå er det Buffer ansatt og grunnlegger Remotive prosjektet - elektronisk ukentlig for eksterne medarbeidere. Men noen chips, som han lærte sine tidligere kolleger, er han fortsatt i bruk.
Hvordan Train Your email: 7 Killer Tips for å bruke Gmail
Noen ganger kan jeg åpne mappen "Innboks" mandag morgen - en ekte åpenbaring. Det ser ut til å forstå den endeløse strømmen av bokstaver er fysisk umulig.
E-post i dag brukes ikke unntatt i avsidesliggende landsbyer, hvor det ikke er strøm eller mobiltelefon tårnene. Ifølge McKinsey Global Institute forskning, bruker vi i gjennomsnitt en tredel av vår hverdag å svare på e-poster.
Den gjennomsnittlige fagarbeider bruker opptil 28% av produktiv tid å analysere e-post. Dette ca 13 timer i uken.
Selvfølgelig ønsker du ikke å være enig med en slik trist statistikk. Videre, alle ønsker å bruke tiden sin på noe mer nyttig. For dette formål Dyutel tilbrakt mye tid i å teste Gmail har av verktøy og tjenester, fremhever de syv mest nyttig, etter hans syn, for daglig bruk. Kanskje arbeider korrespondanse - er ikke så lang sak.
1. Bruk knappen "Angre Send"
Har du noen gang hatt så klikke på "Send", du plutselig merke brevet flere irriterende skrivefeil? Jada, ja.
Fra nå av, er det ingenting å frykte mer: du har en funksjon avbryter sending, bruk av som - strengt en forutsetning for de som har bestemt seg for å engasjere seg seriøst kontrollert dyrebar arbeidstid.
Du kan aktivere ved å gå til menyen og kryss av den aktuelle funksjonen: "Innstillinger» → «Generelt» → «Undo Send". Eventuelt kanselleringsperioden kan være lik 10, 20 eller 30 sekunder.
Prøv det selv, jeg likte det!
2. Bruk tidsbesparende maler
Vi skriver et stort antall lignende bokstaver som ligner på hverandre som to dråper vann. Noen ganger tar vi som et grunnlag for nye e-postmeldinger er de som allerede har blitt skrevet tidligere til andre. For eksempel, for salg arbeidstakere er det praktisk og kan spare betydelig tid.
Så hvorfor ikke lage flere maler for denne type meldinger, i stedet for å skrive om det samme fra tid til annen? Etter å ha byttet et par ord og setninger er mye enklere enn å skrive fra bunnen av. Det viktigste - ikke glem å lese senere.
Forberede og lagre flere maler av svar, som du kan bruke senere hvis nødvendig.
For å aktivere "hermetisert svar" og gå til fanen "Laboratory" i innstillingsmenyen.
Takket være denne utrolig nyttig funksjon med bror Rudolf var i stand til å manuelt sende din kontaktinformasjon første halvår Remotive tusenvis av abonnenter i et standardbrev-post.
3. Bruk frakoblet tilgang
Et annet triks, som vi har lært fra Dyutelya: hvordan å fortsette å arbeide med Gmail, uten å ha tilgang til Internett.
Kanskje noen av dere liker å koble fra andre til enhver tid, for å vie seg til kreative oppgaver. Men i de fleste tilfeller uten mappen "innboks", hvor du for eksempel ble kvitt mandatet, rett og slett ikke kan gjøre. Hvordan kan det ha seg?
For alle togreiser, tilfeller med lønn eller begrenset tilgang til Wi-Fi-nettverk og andre uforutsette omstendigheter, kan du bruke funksjonen "offline». Den lar deg lese, svare på og arkivere e-postmeldinger uten tilgang til Internett.
Det er veldig praktisk, som denne modusen kan du arbeide ikke bare med innlegget, men også c Google Disk og Google Dokumenter.
4. Du har ikke tid? Sett på pause
Til tider er innkommende meldinger rett og slett faller ned i boksen etter hverandre, irriterende og forstyrrende fra arbeid som vi er fokusert. En, to, fire, ti nye bokstaver... Og plutselig er det noe viktig?
Den beste løsningen på dette problemet, ifølge Dyutelya viste seg å fungere "pause innkommende»(Innboks Pause). Betydningen av denne funksjonen er svært enkel: stanse strømmen av innkommende e-post, hvis du gjør noe viktig, og når frigjort fra byrden av omsorg og Pestryaev aktivitetskalender, gå tilbake til dem hvis de kom inn i samme sekund ved å gå til arkfanen post.
5. Unsubscribe fra uønskede e-postlister
Så det viser seg at det er vanskelig å helt bli kvitt for å få alle slags utsendelser til arbeidsplassen din e-post. Hvordan bli kvitt de som du ikke er interessert?
Utforsk Unroll.me - et verktøy som hjelper deg med å organisere distribusjonen godt i løpet av minutter. Når du registrerer deg for tjenesten, åpner e-postliste som du abonnerer på. Deretter melde deg ut unødvendig.
6. Turn-trinns bekreftelse
Det virker, Gmail vet om oss nesten alt: med hvem vi kommuniserer, er hvilke bilder som søker å finne hva som er lagret i "Dokumenter". Vi kan si at dette er et oppdrag kontrollsentral og hovedkommando hovedkvarter - alle koblinger er her, som veiene i Roma. Dette betyr at sikkerheten bør ta vare på først.
Den beste måten å takle denne oppgaven trinns bekreftelse funksjonen. "To-" fordi å beskytte dine opplysninger trenger ikke bare passord fra postkassen, men også en unik kode som du gjør hver gang du prøver å få tilgang til postkassen vil motta fra en mobilapplikasjon eller SMS-meldinger.
Og mer Rudolph råder til å ta hensyn til tjenesten 1Password.
Mange andre populære tjenester som Dropbox, Facebook og Twitter, som to-trinns autentisering for tilgang.
Forresten, er dataene viktig å sikre at din Gmail-konto ikke har vært brukt på flere enheter, for eksempel to datamaskiner samtidig.
7. Bruk informativ varsel
I mange budbringere brukt flere statusmeldinger: "sendt", "Levert", "Les". Noen steder, som for eksempel Facebook, for å referere til disse varslene er brukte ikoner.
For Gmail-tjenesten er det en lignende løsning - sidekick. Dette er en god søknad for de som er på jakt etter jobb, eller noen som har aktiviteter knyttet til salg: veldig praktisk å få statusen for sendte meldinger.
Nå som du vet om sikkerheten og økonomien i arbeidstiden når du bruker Gmail litt mer. Forhåpentligvis, tips de erfarne profesjonelle vil hjelpe deg å bli mer produktive.
Kjenner du noen hemmeligheter om hvilke sa Rudolph? Fortell oss i kommentarfeltet til denne artikkelen!