Hvordan ikke å skremme bort kunder og partnere: dårlige vaner når du skriver e-post

På jobb, mange mennesker er bokstavelig talt angrepet av et stort antall e-melding, som nødvendigvis må besvares. Selvfølgelig er det svært vanskelig å takle oppdragsmengde og gjøre det riktig. Likevel, det er alvorlige feil, som egentlig bør unngås.

Lær de grunnleggende regler for etikette å skrive e-post trenger ikke å gjøre bokstaver om til litterære mesterverk. Det er helt ubrukelig. Men hvis du kan bli kvitt vaner som indikerer mangel på profesjonalitet, vil bedriften gå mye mer vellykket.

Hva brutto feil når du skriver e-meldingen er den vanligste?

1. Misbruke merket "Haster"

Hvis du oppfører deg som en gutt i lignelsen, som ropte "Ulv! Wolves! "Og legge alle bokstavene på rad merket" Haster", veldig snart slutte å mottakere tar deg på alvor. Når du virkelig trenger en umiddelbar respons, ingen vil ta hensyn til dette merket.

2. dreven uformelle

Valg av kommunikasjons oppførsel avhenger av kvaliteten på forholdet mellom deg og en annen person. Overdreven uformelle viser en mangel på profesjonalitet.

Vær forsiktig med å bruke utropstegn, smiley, fargevalg av tekst, fancy skrifter, Internet slang og forkortelser. De bare ikke vil hjelpe deg å skape bildet av en erfaren medarbeider.

Også ta hensyn til det faktum at noen mennesker ikke forstår akronymer. Spesielt velge tonen i kommunikasjon med utlendinger og medlemmer av andre generasjoner nøye.

Husk: forretningsbrev Det bør være lett å lese. For å gjøre dette, kan du bruke Arial font, Calibri eller Times New Roman, angi størrelsen til 10 eller 12 enheter. Som for farge, er det best å bo i svart.

3. For kaldt tone for kommunikasjon

Samtidig bør mottakeren ikke føler at han kommuniserer med robot. Noen av bokstavene ser ut som ekte mennesker som hvis faktisk det er en telefonsvarer melding.

Hvis brevet er sett din personlighet, din entusiasme vil hjelpe forme mottakeren et positivt syn på deg som en bedrift samtalepartner. Det viktigste - ikke overdriv.

4. Misbruk av en funksjon av "Svar alle"

E-postmeldinger er ikke ment å gjøre dem om til en koselig chatik. Hvis du svarer på en melding, som er videresendt til en gruppe mennesker før du trykket på "send alle", sørg for at svaret ditt er veldig interessant og nødvendig til hver av gruppen.

5. Overfør posten uten godkjennelse av avsenderen

Dette er minst irriterende. Og i betydelig grad kan undergrave troverdigheten din.

Uansett hva du sender. Det kan være lurt å sende en melding til klienten sjefen din, som refererer til klienten. Eller du kan ikke motstå fristelsen til å slå i kjeden av mottakerne av brevet inneholder noen personlige opplysninger, hans kollega. I alle fall bør du ikke gjøre uten avsenderens tillatelse.

6. Sende skjulte kopier av brev

Når du sender noen en skjult kopi av brevet i samtale en tanke: "Og hvem andre sendte en kopi" Det fører til mistillit og engenders følelsen av at du skjuler noe.

Hvis du ønsker å sende et brev til noen som ikke bør være til stede i kjeden av humle, bare kopiere og lime inn tekst i en egen ny melding.

7. Riktig formulering av temaet

Hvis feltet "Emne" du skriver noe sånt som "Det er meg", "Hello" eller "For din informasjon," det ikke gi mottakeren et hint om innholdet i brevet. Som et resultat, er det sannsynlig at meldingen ikke engang leses.

Hvis du gjennomfører forretningskorrespondanse, Temaet for brevet ditt bør være kort, rommelig og nøyaktig. Hvis mottakeren umiddelbart forstå hva du skriver det, er det sannsynlig at han vil lese meldingen og svare på det raskere.

8. Misbruk av personlige meldinger

Vitser, rørende historier og motiverende sitater noen ganger kommer veldig malplassert. Men i store mengder, de raskt lei av mottakeren. Ikke bombardere innbokser meningsløs melding til en kollega, selv om du gjør det med de beste intensjoner. Før eller senere vil mottakerne bare slette slike meldinger uten å lese dem.

9. sette ned

Ikke bli fristet til å uttrykke i et brev til den rettferdige harme mot målet, selv om han fortjente en slik reaksjon. Selv om du venter på pakken for et par måneder. Bare ikke gjør det. Folk vil alltid huske å være uhøflig, og det er dårlig for din bedrift image.

I stedet skriver en melding om at du kommer til å sende deg sint mottaker, og la den for et par dager i "Kladd" -mappen. Deretter redigere den og fjerne all støtende språk. Så du vil være i stand til å demonstrere sin profesjonalitet.

10. fortrolighet

Hvis du vet veldig godt mottaker av meldingen, og noen ganger kan du råd til noen fine komplimenter. Men hvis dette er din forretningspartner eller klient, lagre høflig behersket tone for kommunikasjon. Gjennomføring av bokstaver som "See you soon!" I dette tilfellet ville være upassende.

11. Bruken av absurd e-post adresse

Frilly, vil vulgære eller åpenlyst latter adresser tiltrekke negativ oppmerksomhet til mottakere. Hvis du bare kan ikke en del med sin boks [email protected], deretter spoles tilbake i forretningskorrespondanse egen konto.

12. Et stort antall skrivefeil

Sende meldinger fra telefonen din ikke avlaste deg om din forpliktelse til å sjekke e-posten på feil. Hvis du gjør mer enn en skrivefeil i brevet, trenger du ikke vise deg fra den beste siden. Hvis du trenger å sende en melding på farten, er det viktig å lese nøye gjennom den før du sender.

13. Sende meldinger tidlig på morgenen

Noen ganger når du står opp tidlig og føler meg ganske produktiv, Du er fristet til å raskt håndtere forretningskorrespondanse. Men flertallet av mottakerne trakk oppmerksomhet til tidspunktet for å sende brevet. Hvis du sender en melding til tre om morgenen, så i beste fall vil du vurdere en arbeidsnarkoman, og i verste fall - ikke akkurat sunt.

Hvis natt funn inspirasjon for deg, bare lagre som et utkast til brev og sende den til arbeidstid.

14. Utarbeidelse altfor lange brev

De fleste bare vise meldingene som ikke får et grep i teksten. Ha dette i bakhodet mens du skriver et brev. Store blokker med tekst gjør det vanskelig å lese, så dele budskapet i små avsnitt.

Bruk lister. De vil gjøre budskapet enda mer lesbar. I tillegg kan du velge den viktigste delen av meldingen i kursiv eller fet skrift.

---

Unngå beskrevet feil, og deretter kan du skape et godt inntrykk om seg selv, som sikkert vil bidra til din karriere.