Hvordan organisere din arbeidsplass og tid på kontoret
Arbeid Og Study / / December 25, 2019
D. CarnegieAlt starter fra arbeidsplassen.
Arbeidet begynner fra arbeidsplassen og hans organisasjon. Selvfølgelig finnes det unntak i form av kreative og unike personligheter, for hvem problemet er ikke så viktig. Men selv de har sitt eget system for kreativ lidelse, selv om de ikke kjenner. De fleste jobber for vanlige bord i den konvensjonelle kontorlokaler, og følgende tips er ment for dem.
desktop
Riktig arbeidsmiljø setter tankene på rett rytme. Du trenger ikke holde huset et rot, og du vet hvor det er. Tilsvarende på arbeidsplassen: alt skal være på sine plasserOg noe ekstra som kan ta oppmerksomheten bort fra den viktigste oppgaven.
Hvordan det hele startet da bare komme på jobb? Med en stasjonær. Og det er som regel hauger av papirer spredt saker, krus, noen unyttig suvenirka og støv på datamaskinen. Og hva er den interne tilstanden til slike jobber? Umontert. Du er så, selvfølgelig, vil ikke bli vurdert, men det underbevisste har allerede bestemt seg for alt. Hva om virkeligheten, slik som deg. En bevissthet om denne ideen har tatt seg opp, og din ånd er allerede no.
Hele tiden holde skrivebordet ditt i orden. Start dagen med en tørke støv, justere belysning, notere nyttig informasjon på klistremerker, vaske kopp kaffe, fylle din kalender - sett deg selv en arbeidsgruppe humør. Disse enkle trinnene vil gi energi til senere arbeid.
Den ideelle arbeidsplass - et verktøy for arbeid, behagelig belysning, nødvendig papirvarer og enkle møbler for den ansatte.
Hvordan arbeidet: stående eller sittende? Du bestemmer. Jeg tror at det å sitte bedre, men sørg for å ta en pause: gå, gjør liten trening, Puste inn frisk luft, for å stige til 2-3 etasjer oppe. Min virkemåte: 45 minutter - en oppgave uten avbrudd, den 15-minutters pause, deretter 01:00 for kontinuerlig drift og 15 minutters hvile. Så bygget arbeidsdag.
Ikke glem din egen skap eller arkivet, fordi alle ansatte er alltid samler seg sin egen personlige fil eller papir fil. Også i et skap til å lagre personlige ting som ikke ønsker å flaunt. Hver hylle og skap må oppfylle sin funksjon og ikke overlapper med andre elementer. Så det vil være lettere å arbeide med dokumenter og diverse tilbehør.
elektronisk dokumenthåndtering
make sikkerhetskopier deres utvikling, dokumenter, prosjekter, service informasjon som er lagret på datamaskinen og sende dem til selskapets server, eller skyen.
Hvor mye innsats og nerver folk bruker på grunn av tapt informasjon! Datamaskinen krasjet, hengt, noen ved et uhell slettet viktige data. Ikke gjenta sine feil og ta sikkerhetskopier. Ikke la omstendigheter styre deg og ditt arbeid.
Ikke installer unødvendige programmer, er det meste av nødvendige operasjoner utført i standard programvarepakker. Hvis du er flytende i et bestemt verktøy for jobben, be om veiledning eller IT-avdelingen i sin installasjon, noe som gir grunn for sin effektive arbeid i det.
Et annet enkelt tips: prøv å holde seg til sin elektroniske plass til noe man. Hvis du liker tjenestene til "Yandex", velg dem hvis Google-tjenester - arbeide med dem. Du vet alle styrker og svakheter ved de verktøy, og vil også være i stand til raskt å sette opp systemet til et nytt sted. Ikke alltid et kappløp for ferske programmer berettiget.
På arbeidsstasjonen, lage din personlige enkel elektronisk hierarki. Du bør så snart som mulig å finne alle dine gamle dokumenter. Dette er spesielt viktig når du er pålagt å umiddelbart bestemme noe, og du glemmer hvor denne informasjonen er lagret.
Alle de viktigste dokumentene er skannet. oppstår på grunn av noen tapte viktige papirer mange arbeidere konflikter mellom divisjonene.
planlegging
Har du lagt merke til at arbeidet ofte blir til grøt: en rekke oppgaver, samtaler, møter, sjekke papirer. Og du er i den bratte uendelige. Det synes å fungere, men det kan neppe kalles arbeid. Bak det hele ikke kan se helheten av hva som skjer, og det er en av problemene med moderne ytelse: handlinger har resultatene også, men de er ikke veldig synlig i rutinen.
Til dette ikke var, må det være oppgave plan og aktiviteter for dag, uke eller en måned.
De fleste bruker bærbare eller dagbøker. Ja, det er bra, men papir - "RAM", er hele omsetningen lagret i den, men den grunnleggende informasjon går tapt i overflod av sider. Bærbar eller dagbok - det er en arkaisk måte planlegging. I dagboken kan du ikke se hele bildet av hendelsene, ikke innser når det er bedre å gjøre en ting, men når den andre, og vil også være i stand til å gå glipp av noen viktige begivenheten. Det er ingen måte å trekke de nødvendige data og gjennomføre en omfattende analyse. Tenk deg hvor mye du skal bla gjennom sidene for å matche den informasjonen du trenger.
Nå er det mange søknader og elektroniske tjenester for organisering av sin arbeidstid. Tro meg, dette må tas opp hvis du ønsker å være produktiv uavhengig av situasjonen og stemningen. To-do-liste i dag - det er alt for effektive oppgaver og tidsstyring.
Jeg bruker systemet i forbindelse med planlegging miljø Outlook Gleb Arkhangelsk. Det jeg liker med henne: enkelhet og effektivitet av verktøyet, kjent program, en kalender som kombinerer, oppgaver og e-post på en enkelt informasjon mellomrom, integrasjon med Office-programmer. Dette planleggingssystem kan trene noen ansatt for en kort tid.
Her er noen tips for organisering av arbeidstiden:
- Planlegg fleksibel i sammenheng i stedet for en hard-bundet på den tiden.
- Lær å forstå at det viktigste og hva som ikke.
- Det er lett å del med mindre husarbeid.
- Setter pris på kvalitet utført tid, snarere enn å ta tiden selv.
- Si til deg selv og andre "nei" når du trenger det.
- Start dagen med vanskelige og ubehagelige oppgaver.
- Når har du tenkt å arbeidsoppgaver og prosjekter, sette dem frister.
Kraftig psykologisk teknikk - er fjernet, eller ferdige oppgaven satt foran det en hake. Dette vil gi deg en ekstra intern energi for å oppnå gode resultater. Du vil se at alt ikke er forgjeves.
Arbeid med e-post
Hvordan organisere arbeidet med e-post?
For det første er det nødvendig å stille inn tid til å jobbe med det å redusere antall avbrudd. Dette gjøres best i morgentimene, når oppgavene begynner å form, og på ettermiddagen, når det er nødvendig å sjekke hvordan ting går.
Dernest tvetydigheten i brevet er det ikke nødvendig å reagere umiddelbart. Du må tenke gjennom ting: behandling, bygge respons, for mer informasjon. Prøv å gjøre slik at subjektivitet er så liten som mulig. Glem en rask respons, alle vant til å gjøre i sosiale nettverk.
Tredje, ikke overbelaste teksten i et brev av informasjon som er forståelig kun til avsenderen. Prøv å svare kort og konsist, veier hvert ord. I denne digitale tidsalder, er det svært viktig: ingen ønsker å vasse gjennom en unik konklusjoner.
Og til slutt, ikke glem om etikette: adresse til mottaker, skrivestil, informasjon om saken, kontakt data. Lær kompilering bokstaver, analyse av hva som er skrevet, og reglene for behandling.
ekstra instrument
Hva annet bidrar til å gjøre arbeidet mer effektivt, så det er whiteboard. Et uunnværlig verktøy, spesielt når avdelingen kommer brainstorm eller løsninger på alvorlige problemer med mellomliggende trinn.
I mine faglige aktiviteter av styret var et innslag av arbeidsmiljøet. Det er nyttig fra synspunkt av å spare papir. Du vil ikke tro hvor mye som er brukt på forklaringen arkene sine ideer og løsninger.
Gjennom visuelle tenkning (det er i det hele tatt) mennesker i fellesskap kan tegne på tavlen, forklarer sine tanker og tilby den beste løsningen på problemet. Alle kan se alt og forstå.
Jeg vil legge til at mitt arbeid musikk hjelper. Den har en positiv effekt på resultatet mitt, spesielt når du har å jobbe med monotone oppgaver på datamaskinen eller for å registrere et stort sett med dokumenter. Og generelt er godt å starte dagen med en positiv musikk. Men inkluderer ikke alt, husk: du er ikke alene, noen vil bare forstyrre musikken.
Og hvilke ytterligere verktøy du bruker i ditt arbeid?