Hvordan lage et diagram av arbeidet med prosjektet i Excel i 10 trinn
Arbeid Og Study / / December 25, 2019
Hvis du styre prosjekter, er det viktig å alltid vite hvor mye du har problemer og tid innenfor de må utføre. Og hvis du gjør en visuell diagram, vil det være lettere å forklare de viktigste punktene i livet til prosjektgruppen, deltar i arbeidet, samt andre interesserte.
Prosjektledelse er ofte brukt spesielle programmer, men også i den vanlige MS Excel du kan lage en klar og tilgjengelig tidsplan.
Diagrammet på prosjekter viser hvordan hendelser og oppgaver relatert til hverandre i tid. Velskrevet figuren viser viktig informasjon om resultatene for bestemte arbeidsoppgaver, og om utviklingen av prosjektet som helhet, bidrar til å se det store bildet.
For å lage et diagram i MS Excel (versjon 2007 og senere), må du gjøre alle 10 trinn.
Hva er det i denne tabellen? Viktige detaljer er vist med fargede linjer og barer:
- Linjen i dag - rød vertikal linje som viser hvor du er i dag;
- timing problemer - grå strekene som viser hvor lang tid det tar hver oppgave;
- beredskapsoppgaver - grønne horisontale linjer som angir på hvilket stadium er oppgaven og hvor mye mer gjenstår.
Ulike versjoner av MS Excel handlinger kan avvike noe, men uansett prosessen er universell, og takle planlegging kan være en hvilken som helst bruker.
Detaljert video (på engelsk) kan bli funnet herDet tar en halv time av din tid.
Trinn 1. Starter, tenke på resultatet
For enkelt å takle oppgaven, print eller tegne på papir tidsplan, hvordan det skal se ut til slutt. Hold et stykke papir foran deg å sammenligne hvert trinn av prøven. Ordningen trenger ikke å nøye trekke inn, bare låse diagrammet form og holde på hånden, vil det være en god påminnelse.
Trinn 2. Lag et regneark med data
For å plotte en graf, må du først utstede bordet. I eksemplet prosjektet er delt inn i fire faser, som hver er et problem.
Danner et tabellen under diagrammet. På den 30-te raden med kolonneoverskriftene er plassert.
Vi vil forstå betydningen av dataene i tabellen:
- fase"Fase 1", "fase 2", "3-fase", "Phase 4" og "dag". Viser hva stadium av prosjektet tilsvarer arrangementet.
- typen"Phase", "oppgave", "I dag". Viser type hendelse, skille mellom oppgaven og prosjektet gjennomføringsfasen.
- Startdato: datoen for starten av arrangementet.
- hendelse: Den viser navnet på arrangementet i diagrammet.
- datoer: viser hvor mange dager tar oppgaven.
- Vilje Prosent: demonstrerer graden av oppfyllelse for hver oppgave, og fase, 0% - oppgaven er ikke startet, 100% - fullført. Hastigheten for kategorien "Phase" ikke er forbundet med de oppgaver fullført og utstilt estimert. For å bestemme den prosent som er fullført ene eller den andre fasen, er det nødvendig å bruke sine egne regler.
- Beredskap dager: periode for hvilken indeksen er gjort klar i tilfelle en prosentandel. På oppgave som tar 10 dager å fullføre, og er på 50%, vil dette tallet være lik fem dager (dager 10 x 50%).
- høyde: Høyden verdi er viktig for utforming, fordi den bestemmer hvor høy eller lav arrangementet vil bli reflektert i kartet planen. Verdiene kan angi noen, men bedre å ta et lite antall nær null. I eksemplet brukes området 25 til -25. Hvis høyden er positiv, arrangementet reflektert i diagrammet ovenfor den horisontale akse, dersom den er negativ - under aksen.
Trinn 3. Lag et diagram med X- og Y-aksene, legge det til de første data fra kolonnen "Dato"
Det er på tide å lage et diagram til å visualisere dataene i tabellen utviklingen gjort i forrige trinn. Bruke et punktdiagram med aksene X og Y, er fordi det gjør det mulig å fritt råde av base koordinatene på begge aksler.
Følg denne fremgangsmåten:
- Velg fanen i hovedmenyen "Sett inn".
- Deretter velger du "Charts» → «Spot» → «Scatter med markører" tom diagrammet vises foran deg.
- Hook kanten av kartet og endrer sin størrelse og posisjon slik at listene det feltområde fra celle til celle B4 K26 (hold Alt-tasten for å justere kartområdet rett på grensen celler).
- Høyreklikk på diagrammet og velg menypunktet "Velg data".
Legg et sett med data i en rekke ved å klikke på "Legg til" -knappen i dialogboksen.
- For å endre navnet "Navnet på en rekke" satt i det aktuelle feltet til E30 celle "Vilkår".
- For verdien av X-aksen, velger du det aktuelle feltet og velg cellene C33. C46 «Start dato"
- For verdien av Y-aksen, å velge det aktuelle feltet og velger celler H33: H46 «høyde».
- Klikk OK for å lukke Tilføy data vinduet.
- Klikk OK for å lukke Valg av data vinduet.
Disse handlingene vil gi oss en enkel prikk diagram med automatisk formatering.
Gjøre arrangementet markører er grønt:
- Høyreklikk på noen utvalgte data markør, velg Change "Formater dataserie".
- I listen til venstre, velg fanen "markør innstillinger", velg deretter type markør bygget "Crystal". Øk størrelsen på 10 pt.
- I "Fill markør" for å velge en solid fyll. Endre fyllfargen til grønt.
Nå har vi et spredningsdiagram som viser tiden. Mens grønne markører viser bare starte oppgaver.
Endre navnet på tabellen, dobbeltklikker du på tekstboksen med navn og skriv inn navnet ditt.
Vi fortsatt gå tilbake til parametrene av vilkårene i femte trinn, legge vannrette streker langs aksen X, og vil fortsette til formatering av tabellen.
Trinn 4. Vi setter i rekkefølgen av diagrammet og legge til navnet på arrangementet
Bli kvitt det faktum at vi ikke trenger diagrammet.
Y-aksen. Skjule den vertikale aksen, fordi den ikke bærer datatrafikk. Markerer diagrammet, i hovedmenyen på fanen "Arbeide med diagrammer", velg "Oppsett". Deretter velger du "Axis» → «grunnleggende vertikal akse» → «Do not show."
horisontal guide. De også er ubrukelig. Markerer diagrammet, i hovedmenyen, gå til "Oppsett" og velg deretter "Grid» → «horisontale rutenettlinjer på hovedaksen» → «Ikke vis."
legende diagram. Vi så erstatte den med en mer vakker, og mens disable "Layout» → «Legend» → «Nei».
Til slutt vise dataetiketter for hver markør. I hovedmenyen på fanen "Oppsett" velg "Data Labels» → «venstre».
Hvordan endre data i signatur markører
Legg inn data om hver hendelse i diagrammet lenge og hardt, fordi du må velge hver markør separat og endre det.
Men denne prosessen kan skje raskere fire ganger:
- Klikk på signaturen til første merket (øvre venstre hjørne av kartet), for å velge alle verdiene direkte. Ikke trykk det grønne håndtaket, slik at du velger andre objekter!
- Klikk igjen på signaturen markør for å redigere et enkelt navn.
- I tekstfeltet type formel symbolet =.
- Klikk på celle D33, det registrerte hendelsen "fase 1", og trykk deretter på Enter.
- Gjenta de fire første trinnene for de resterende signaturer for hver markør.
Hvordan fikse feltet
Det vil være nyttig å konsolidere området på en linje 28 til et diagram, kan du alltid sees i et dokument. De første 27 radene forbli foran øynene mine, selv om du blar gjennom resten av linjen.
Å sikre området:
- Velg cellen A28.
- Velg fanen "Vis" i hovedmenyen.
- Velg "Window» → «Frys ruter."
- I rullegardinmenyen, velg "Lås felt".
Den 28. linjen vil bli svart horisontal linje. Alt som er over er nå løst, og når du blar flytter bare bunnlinjen.
Trinn 5. Legg feilfelt for å vise tidspunktet for å slå diagrammet til et visuelt plan
Horisontale feilfelt i figuren viser hvor mye tid det tar å arbeide på hver oppgave. For å gjøre dem:
- Høydepunkt plan.
- I hovedmenyen, tab "Arbeide med diagrammer", velg "Oppsett".
- I rullegardinmenyen øverst til venstre hjørne (plottet området), velger du dataserien "Vilkårene".
- I "Oppsett" velg "Feil barer» → «Avanserte innstillinger feil barer". En dialogboks åpnes.
- I rullegardinmenyen øverst i venstre hjørne, velg diagramelement format "feilfelt langs X-aksen."
- Som for å endre de horisontale barer dialogboksen merker på verdien av produksjonen "Plus". "End-stil» → «Ingen vits."
- I "feilmargin", velg "Custom" og trykk "Enter en verdi." I det nye vinduet "Sette opp feil barer" viser "positive verdien av feil" for at det i det aktuelle feltet, flytte pekeren og utheve celleområdet fra E33 til E74. Klikk på OK.
Nå grå linjer strekker seg til høyre for den grønne markører, de viser hvor mye tid bør brukes på en bestemt oppgave. De må være formatert for klarhet:
- I "Formatfeil barer" gå til fanen "Color Lines". Velg "solid line". Gjør fylle grå.
- I "Line Type" øke linjebredde på opptil 4 pt.
For bedre å navigere i diagrammet, er det nødvendig å holde den tynne loddrett linje ned fra markørene. For denne nedtrekkslisten i øvre venstre hjørne, velg "Feil barer på y-aksen." Dialogboksen viser de vertikale feilfelt. Velg retning av "minus", "End stil» → «Ingen vits '' Størrelsen på feilen» → «relativ verdi», skriv i dette feltet til 100%. Velg farge og tykkelse på linjene selv.
Trinn 6. Tilføre verdi til tilgjengeligheten diagrammet
Det er på tide å legge til diagrammet dataserier som viser den prosent gjort dette, eller at oppgaven.
Hvis oppgaven tar 10 dager og gjort opp til 50%, baren som viser fullstendighet fylles halvveis. Det er et mål å spore arbeid, som ikke tar hensyn til helger og ferier. For å legge til ny informasjon til diagrammet, følg instruksjonene nedenfor.
- Høyreklikk på kartområdet, fra hurtigmenyen, velg "Velg data".
- Klikk på "Legg til" knappen i vinduet som vises, definerer "serienavnet", velg cellen G30. område for data X- og Y-aksene for å velge den samme som i trinn 3 №.
- Diagrammet vises røde merker, som vil bli skjult under en grønn.
Trinn 7. Formater resultatene av nye data
Å kartlegge viser i samme stil, men dataene er ikke oppå hverandre, format markører:
- I rullegardinmenyen øverst i venstre hjørne, velg "antall Readiness." Umiddelbart under rullegardinlisten er en knapp "Formater utvalg." Klikk på den for å åpne dialogboksen.
- Endre parametermerke. Velg type skjema "Crystal", angi størrelsen på 10 nm, en markør fill velger ensfarget grønn farge. Lukk dialogboksen.
- Uten å fjerne valg markører, klikker du på hovedmenyen på fanen "Oppsett" knapp "Data Etiketter", velg menyen "Do not show".
Trinn 8. Legg feilfelt for å holde orden på hvor mange prosent av ferdigstillelse av oppgaver
Nå må du legge til nye strips for å se på et øyeblikk hvilket stadium er gjennomføring av oppgaver.
- Igjen, velg "antall Readiness" i rullegardinlisten til venstre. Trykk på knappen i hovedmenyen "feilfelt". Velg rullegardinmenyen, velg "Flere alternativer." En dialogboks åpnes. Installer vertikale planker fast verdi ved å skrive til den aktuelle null feltet.
- Slå på parametrene av lamellene anordnet parallelt med aksen X. Angi retning av "Plus". "End-stil» → «Ingen vits '' Størrelsen på feilen» → «Bruker». I "positiv verdi error" dialogboksen velger celleområdet G33-G47.
- Endre linjefargen til grønn ved å velge en solid fyll. Sett bredden av linjen 7 pt.
De horisontale grønne linjer viser hvordan man skal utføre en oppgave: helt eller delvis.
Trinn 9. Legg en vertikal linje som indikerer den aktuelle dagen
Den røde linjen viser hvilken dag det er, og gjør det klart hvordan prosjektet passer inn i den generelle tidsrammen.
- Høyreklikk for å åpne hurtigmenyen for diagrammet. Velg "Velg data".
- Klikk på "Legg til" -knappen, skriv i feltet "Navn på en rekke" ordet "i dag." For verdier av X-aksen går inn i celleområdet C31-C32, for verdien av Y-aksen - H31-H32.
Det er to nye markør på kartet. Utpeke dem: velg dataene og skrive signaturen i formellinjen, ordet "dag". Klikk på skiltet, høyreklikk og velg kontekst menyen "Data Format". Sett etiketten posisjon "ovenfra".
- Gå til hovedmenyen på fanen "Oppsett".
- Velg rullegardinlisten til venstre i øvre høyre hjørne av elementet "nummer i dag."
- Legg feilfelt med ytterligere parametre, ved å følge instruksjonene i det femte trinn. Du må stroppen på den vertikale aksen, med retning "Minus", den ultimate stil "uten point", den relative verdi på 100%.
Har du en vertikal linje indikerer gjeldende dag. Endre linjefargen til rød, øke størrelsen til 3 pt.
I en prøve av dagens dato er fast, slik at det ikke vil endre seg. Men for prosjekter som er utviklet aktivt, anbefaler vi en annen metode for regnskapsføring av data. For å gjøre dette, blir cellen B2 dato ved å innføre formelen = TODAY () og angir valg av data dialogboksen for X-aksen verdier i stedet for båndet B2 cellen som man tidligere angitt.
Trinn 10. Legg tekstbokser
Nå diagrammet er ikke nok bare forklaring til symbolene, slik at det er klart for hele teamet.
- Markerer diagrammet, gå til hovedmenyen på fanen "Insert". Velg "Caption".
- Plasser etiketten område i øvre høyre hjørne av kartet. Marker grense inskripsjoner, høyreklikk på hurtigmenyen, velg "Format figur." I vinduet som åpnes, velger du fylltype "solid", farge grå. Format etiketten. Du kan sette inn hvilket som helst antall blokker.
Nå kan du lage et diagram i 20-30 minutter, kun ved hjelp elskede MS Excel redaktør.