10 regler for anstendighet når du arbeider med e-post

nytt nettsted EMAIL CHARTER deler med oss ​​ti regler som kan fortsatt spare tid for alle brukere når du arbeider med e-post, som er mer og mer drukner oss og fanger all ledig tid. Og alt avhenger ikke bare av hvor mange meldinger du faller. Ofte er problemet at folk rett og slett ikke gjøre de enkle tingene som kan spare timer og år av livet til mennesker med hvem du jobber.

© bilde

Så, mindre enn 10 poeng / tips dette charteret.

1. Respekter mottakerens tid

Det er en grunnleggende regel. Som avsender, bør du vurdere hvordan du kan redusere behandlingen av brevet. Selv om du blir nødt til å bruke mer tid på sitt forfatterskap.

2. Kort sagt - ikke betyr uhøflig

Gjør svar på bokstavene tydelig, men ikke gjør grafomanstvo Les vil ikke fungere, og du vil sannsynligvis ikke bare mottakeren.

3. avklare

Start med emnet for meldingen og om mulig legge til en status tag. [Info], [Handling], [Ikke jag] [Dokumenter]... Hvis brevet er mer enn fem setninger, utvide innholdet i brevet uten vanskelige svinger. Unngå rare fonter eller farger.

4. Stille enkle spørsmål

Det anses som dårlig oppførsel å sette inn fire avsnitt med tekst fra en tidligere korrespondanse, og spørsmålet "Hvem har noen tanker?" Så ofte, tro meg. Spørsmålet å stille er bedre etter å ha lest din CV og et begrenset antall svar. For eksempel:

Jeg sendte deg en kontrakt. Når du er i stand til å signere:
a) i morgen;
b) denne uken;
c) skal godkjennes.

Så du utelukker de ofte lange diskusjoner, noe som kan være forårsaket fordi noen ikke noe annet å gjøre.

5. Forsiktig med CC:

Ikke legg en kopi av bokstavene i en haug med folk i tilfelle. Dette vil øke responstiden, spise en masse tid og kan ofte gjøre problemet uløselige. alle husker legendariske korrespondanse Ansatte i en bank?

6. Ikke trekk all korrespondanse halen

Mange langvarig korrespondanse og vokse store haler av tidligere brev. Ikke trekke dem. Tenk deg at å være nykommer i SS kollega eller partner. Det er bedre å la 3-4 siste svaret og frase dine egne ord den siste avtalen.

7. Slåss med bilder

Ikke bruk grafiske objekter i bildeteksten, som viser noen programmer som vedlegg. Hver gang du gjør sjekk, det er nytt vedlegg. Og ikke sette tekstinformasjon i en fil hvis det er mulig å sette inn tekst i brevet.

8. For adopsjon av koder eller EOM NNTR

Legge til gjenstand for meldingssymbolene EOM (= Slutt på melding) du sier at debatten er stengt. En NNTR (= Du trenger ikke å svare) - at svaret er ikke nødvendigvis. Dette sparer mottakeren og din tid, og du ikke får enda et brev med et spørsmål som "Så, som du trenger meg for?"

9. limit responser

Du er ikke nødvendig å svare på en bokstav. Spesielt hvis det ikke er direkte adressert til deg, men du står bare CC. Ikke skriv noe sånt som "Takk for råd", "Takk for hjelpen" eller "Oh, kule" Dette er ikke en ekte kommunikasjon og her reglene, det viktigste som blir - sparer tid med hverandre.

10. Deaktiverer!

Vi var alle enige om å bruke mindre tid på e-post, vi alle ønsker å motta færre e-poster. Prøv å bestille en halv dag og bringe den til kolleger at du ikke trenger å e-post. Eller gjør det til en regel å tilbringe helgen uten e-post. Og la telefonsvareren i helgen en link til dette innlegget.

Signer charter kan være her.