7 ting som skremte glemme når du planlegger en tur
Tips / / December 19, 2019
1. Legg reiseplan
Vanligvis de tidligere har kjøpt flybilletter, jo billigere de er. En lignende situasjon kan være, og med en togbillett: på enkelte ruter - dynamisk prising. Dette betyr at jo mindre restene steder, jo høyere pris. Alt annet - transport, hotellrom, coworking - er også bedre å velge og betale på forhånd: bare fordi det vil være flere alternativer, og i noen tilfeller kan du få en rabatt for tidlig bok.
Selv om turen går bare én person i selskapet skal være en tidsplan for sin forretningsreiser. Da vil det være mulig å bestille og betale for alt på forhånd. Selvfølgelig, noen ganger planene kan endres, men de spontane turer føre til økonomiske tap. Så snart begynne å planlegge og holde seg til det, for å finne penger for en plutselig forretningsreise enklere.
2. Sjekk med din reisepolicy
I store selskaper reise politikk - et dokument på et par dusin sider. I den er beskrevet i detalj alle de prinsippene som styrer turen: hvor mye kan du bruke på billetter, noe som og på ulike steder er tillatt, hvor mye per diem er betalt i forskjellige land, hvem og hvordan man skal dekke utgifter utløses. I mindre reiseselskaper politikk mindre formell, ofte på nivå med muntlige avtaler. Men det er bindende.
Spesialist som omhandler organisering av turer, for å holde alle reglene og tall i hodet ditt er ikke lett. Spesielt hvis mye av forretningsreiser og utgifter på dem er alltid annerledes. Regnskap før hver handling, enten betaling for billetter, hotellreservasjoner, eller beregninger tur, sjekk med reisepolicy. Og ikke stole på sin egen hukommelse og erfaring - fordi alle feil kan være kostbart for bedrifter.
3. Beregne den beste ruten
Jo flere dager å holde ut den ansatte, jo mer han blir nødt til å tildele daglig. Spesielt når turen fanger helgen: selv om disse dager er ikke en ekspert som arbeider for selskapet er uunngåelig utgifter.
På den annen side, kan forskjellen i prisene på flybilletter til forskjellige tider nøytralisere besparelser daglig. For eksempel, lavprisflyselskaper flyr bare på tirsdager og lørdager, og den prestisjetunge nasjonale flyselskapet - hver dag, og vi må bruke sine tjenester. Vurdere alle alternativene, og de hvor mindre enn daglig, og de der billettene er billigere. Dette vil bidra til å gjøre en informert beslutning.
Men ikke glem om komfort for ansatte. Knapt et forretningsmøte vil bli vellykket hvis kollegaen din vil gå til henne umiddelbart etter en overnatting flytur.
4. Bestill billetter, transport, hotell
Organisering av forretningsreiser kan sammenlignes med en kurv på Rimi, som du må fylle. De fleste viktige og dyre ting i det - fly, transfer til og fra flyplassen, hotellet. Hvordan bestiller jeg alt dette til best nytte?
- Du kan manuelt søke etter egnede alternativer for flyselskapet, og hoteller, og deretter prøve å gjøre dem den optimale kombinasjonen. Men uten erfaring du er usannsynlig å spare mye.
- Du kan stole på det å spesialtrente folk - ansatte i byråer som organiserer turer. Men for hver tjeneste du vil betale, som byrået tar en kommisjon for sitt arbeid.
- Du kan bruke tjenestene for organisering av turer som fungerer som en komplett erstatning for forretningsreisebyråer. De lar deg bestille alt de trenger i løpet av minutter, og til konkurransedyktige priser.
Du kan registrere deg OneTwoTrip for næringsliv og for å gi tilgang til systemet for ansatte som reiser på forretningsreise. Og de allerede eier alt vil planlegge innenfor de fastsatte rammer deg.
Pay kan være et bedriftskort eller fra en konto i systemet. Forresten, for registrering på nettstedet til 31. oktober OneTwoTrip for Business gir 1000 bonus rubler.
For å delta i handlingen OneTwoTrip for Business
5. Bestem deg for hva du skal gjøre i tilfelle av force majeure
Alt kan gå i henhold til plan: flyet er forsinket, får arbeidstakeren syk dagen før avreise, hotellet booking skjer, rett arrangementet plutselig utsatt. Hva du skal gjøre i slike situasjoner? På et minimum, ta hensyn til de ekstra kostnadene i budsjettet for turen. Og være klar til raskt å løse problemet ansatt som kan være tusenvis av kilometer borte fra deg, kjøpe seg nye billetter, og for å se etter en annen overnatting.
Viktig: forklare til ansatte som lønn for nye billetter og overnatting ut av lommen kostnader kun i ekstreme tilfeller. Selvfølgelig vil du hente inn sine utgifter. Men hvem vil kompensere for de ekstra mva kostnader på forretningsreiser? Selvangivelse bare dersom transaksjonen er gjort mellom juridiske enheter.
6. Ta vare forsikring
Russiske borgere på oppdrag i landet kan bruke MHI politikk. Det viktigste - ikke glem å ta den med seg.
For oversjøiske reiser krever en annen forsikring - går til utlandet. Uten den politikken den ansatte kan "utvide" ved ankomst i et annet land. Slike saker - sjelden, men likevel de kommer. I tillegg er historien om astronomiske regninger for et par jabs i en utenlandsk klinikk ikke en myte. Forsikringen er billig og sparer et betydelig beløp.
7. Samle alle dokumentene på turen
Ikke så vanskelig å organisere turen, som det er å trekke opp riktig. Du må gjøre et forskudd rapport, enige om hoteller og flyreiser med ledelsen, samle en haug av dokumenter til skilt en rapport om turen... Selv om selskapet er i ferd med å komme seg bort fra byråkratiet, alt her bør være klart - dette er kravene lov.
For rapportering må du samle alle boarding kort, fakturaer fra hoteller, billetter, alle sjekker og andre dokumenter knyttet til turen.
Vi flyr med OneTwoTrip for Business!