7 tips for å hjelpe gründere å overleve
Tips Produktivitet / / January 02, 2021
1. Del arbeidet opp i separate stadier
Forretningsprosesser er kontinuerlige, vanlige og engangs, store og ganske korte. Men noen av dem kan deles opp i trinn eller iterasjoner.
Hvilken avhenger nøyaktig av detaljene i virksomheten din. Den mest universelle tilnærmingen kan se slik ut: "Forbered" - "Utfør" - "Overvåk resultater" - "Tilbakemelding". Du kan inkludere et "utsatt" trinn i denne kjeden, og det er helt greit. Det viktigste er å presentere det komplette bildet og ikke å glemme avtaler og løfter.
Prosjektledelsesteknikker hjelper til med effektiv planlegging. For små team og små bedrifter er fleksible metoder praktisk (den samme smidige). Noen av disse kan fungere for deg:
- Scrum Er en av de mest populære inkarnasjonene av smidige prinsipper. Alle oppgaver samles i etterslepet, arbeidet med prosjektet er delt inn i sprints, for hver av dem velges en mulig mengde oppgaver med tanke på kompleksiteten. Bunnlinjen for hver sprint er et brukbart produkt som forbedrer seg igjen og igjen.
- Kanban er et interaktivt kart over sysselsettingen. Den kan komponeres for meg selv eller for et lite team. Trenger et brett og klistremerker. Tavlen er delt inn i tre kolonner som indikerer hovedetappene: "To do", "Doing" (Doing), "Done". Du kan også legge til kolonner for ikke-presserende eller ikke-presserende oppgaver. Hver del av tavlen må fylles med klistremerker som migrerer fra kolonne til kolonne mens du jobber.
- Six sigma (6 sigma) er en teknikk der et prosjekt er delt inn i trinn. Hvert trinn er i sin tur delt inn i fem trinn: definisjon, måling, forskning, utvikling og kontroll. Tilnærmingen fungerer bra i programvareutvikling og produksjon av alle størrelser, fra skreddersøm til skreddersøm av smykker.
2. Sett prioriteringer og klare tidsfrister
Å løse oppgaver som de kommer er ikke alltid effektivt og lønnsomt. Videre dukker det opp nye oppgaver hele tiden - og noen ganger ganske plutselig.
Det er umulig å forstå immensiteten, selv om du jobber døgnet rundt og tilegner deg ditt favorittarbeid. På den annen side er det alltid en fristelse til å gjøre det du vil og skyve resten til et langt hjørne.
Hovedressursen til virksomheten din er deg selv. Og denne ressursen er ikke uendelig. Å vite dette vil hjelpe deg med å prioritere og ærlig sett tøffe tidsfrister. Husk at det å gjøre forretninger "for sjelen" er en luksus. Og hvis målet ditt er resultat og fordel, så bør de settes i utgangspunktet, og ikke glede.
Lagt til oppgaver sorteres automatisk. Som et resultat kan du se hva som må gjøres i dag, i morgen og senere, samt hvilke oppgaver som allerede er forsinket. Sorter saker etter dato eller rekkefølge for tillegg, og søk etter de du trenger etter ord fra beskrivelsen.
Og hvis du kobler oppgaver til kunder og produktkort, får du ikke bare et sett med elektroniske klistremerker, men et praktisk og forståelig interaktivt system.
Prøv Workzen
3. Lag en oppgaveliste
Mange handlinger gjentas regelmessig. Dette, for eksempel bestilling og mottak av varer, forberedelse av en butikk for åpning, varebeholdning, beregning av lønn, ber kunden om å fortelle hvordan arbeidet skrider frem. En dag begynner det hele å ta for lang tid.
Ofte er det rett og slett ikke tid til noen oppgaver som ikke ser ut til å være av topprioritet. Det er ikke tid til å demontere dokumenter eller oppdatere programvare, telle lagerbeholdninger eller finne nye leverandører. Ting som dette hoper seg opp og bruker tid, penger og nerver.
Det er en vei ut: bare sett alt i orden. Det høres enklere ut enn det faktisk er, men det kan gjøres på en kveld. Lag en oppgaveliste på en planlegger eller kalender, og skriv ved siden av hver oppgave hvor ofte det må gjøres og hvor lang tid det tar.
Og planleggingsprosessen kan optimaliseres ved å digitalisere den. Dette er hvor kanbanbrettet kommer til nytte igjen, og du kan til og med gjøre det i Google Sheets. I Gjøremål-kolonnen ordner du oppgaver i synkende rekkefølge av betydning med datoer, eller lager en liste for hver dag på separate ark. Dette bidrar til å fordele arbeidsmengden jevnt eller planlegge oppgaver for dager der det er mindre annet arbeid.
Med en slik tabell vil du alltid være klar over hvor mye rutineoppgaver som allerede er fullført, og hva nedlastingen din er akkurat nå. Selv om du ikke er på jobb, kan du alltid åpne oppgavebrettet fra telefonen.
4. Delegat
Du er den eneste bedriftslederen, noe som betyr at tiden din er uvurderlig. Det er oppgaver som bare du kan fullføre. Men det er ikke så mange av dem, resten kan og bør delegeres. Selv om du teknisk kan fikse datamaskinen selv, vaske gulvene eller ta imot bestillinger, vil det koste virksomheten din for mye.
Det blir lettere hvis du vet nøyaktig hvor mye du koster per time. For eksempel er din månedlige nettofortjeneste 100 000 rubler. For enkelhets skyld, la oss forestille oss at det er 20 virkedager i 8 timer i løpet av en måned. Dette betyr at du tjener 625 rubler i timen. Sammenlign nå dette beløpet med kostnadene for arbeidet til rengjøringsmidlet, kureren og andre spesialister som kan få noen spørsmål.
Oppgaver som absolutt er verdt å delegere:
- arbeidskrevende og ikke gir glede;
- krever brute force;
- ensformig og rutinemessig.
Hva kan delegeres nøyaktig:
- vedlikehold av utstyr;
- levering, forsendelse, emballasje;
- bokføring;
- juridisk støtte;
- engangsoppgaver som neppe blir gjentatt.
Som er bedre å ikke delegere:
- ta viktige forretningsbeslutninger;
- strategisk planlegging;
- kontroll av implementeringen av viktige stadier;
- ansettelse.
Den endelige avgjørelsen er selvfølgelig alltid din. Mye avhenger av detaljene i virksomheten.
5. Forenkle kundekommunikasjon
Kundene dine er arbeidsgivere. Men ofte må du bruke for mye tid på dem.
Dette skjer av to grunner:
- Du gir i utgangspunktet for lite informasjon eller kan ikke umiddelbart svare på alle kundens spørsmål.
- Du har informasjon om kunder i tre forskjellige budbringere, notater på en smarttelefon, en notatbok og en bunke visittkort.
For å få færre av de samme spørsmålene, oppdater nettstedet ditt og sosiale nettverk, fortell oss mer om produktene og tjenestene dine, legg til bilder og videoer. Lag også et tilbakemeldingsskjema for å gjøre deg klar for samtalen med klienten.
Avansert nivå: bestill en chatbot. Han vil kunne svare automatisk på meldinger i direktemeldere.
Du kan knytte kundeinformasjon til oppgaver og bestillinger. Dermed vil du alltid være fullt bevæpnet: i Workzen er det enkelt å finne data om mennesker, priser, frister og varer og dokumenter.
6. Analyser arbeidet ditt
Effektiviteten til enhver bedrift er ikke konstant. Noen ganger overgår vi våre egne forventninger, noen ganger tar vi feil. For å ta et skritt fremover, er det verdt å gå tilbake og analysere hva som er gjort og hva som ikke har gjort.
Selv om du jobber for deg selv og ingen krever KPI-er fra deg, bør du sette klare mål og oppnå visse resultater. Hvis virkeligheten ikke falt sammen med forventningene, må du stoppe opp og forstå hva som gikk galt.
Ofte faller forretningsytelsen uten feil av deg. Varene ble for eksempel ikke levert i tide, partneren din ble syk, og det var færre kunder i løpet av ferien. Dette er ikke dine feil, men neste gang kan du minimere risikoen for repetisjon. Finn for eksempel flere leverandører, koble et outsourcingfirma, bestill reklame på sosiale nettverk på forhånd.
Det viktigste er å ikke brenne ut og ikke bli skuffet over en virksomhet som har begynt å avta. Alt i hendene dine. Tegn konklusjoner, skriv ned tusen erfaringspoeng og gå videre.
7. Planlegg ferien
Hvil er ekstremt viktig, spesielt når du jobber for deg selv. Hvis du viet deg til det du elsker 24/7, vil ikke ressursene dine vare lenge.
Bedre ikke risikere. Planlegg ferien på forhånd, ta en helg, la deg distrahere av arbeid på ferie bare hvis det er en alvorlig force majeure.
Hva om du må jobbe mens andre hviler? Du har det bedre. Gjør onsdager og torsdager til personlige frihetsdager, og spar på lavsesongreiser. Ikke prøv å jobbe når inntektene neppe vil dekke kostnadene. Bedre å hvile og bygge opp kreftene dine for å slå jackpotten på høysesongen.
Tross alt er målet ditt forretningsdrift, ikke for selve virksomheten. Og for å oppnå dette, må du planlegge arbeidsprosesser riktig, gradvis optimalisere og forbedre virksomheten slik at du til slutt har god og mye hvile.