5 måter å frigjøre tid på viktige oppgaver for de som er fast i små ting

På jobben er vi opptatt dag etter dag med møter, rapporter, parsing av post og andre ting. Det er ikke tid til å bare tenke, enn si å planlegge eller bestemme hva som virkelig er viktig. Og det er ikke engang at det er få timer om dagen, det er bare det at vi fordeler tiden feil. Karriere trener Ravi Raman og Melody Wilding delte hvordan man fikser dette.

1. Forstå hva som får deg til å fylle tiden din med gjøremål.

Når du er opptatt hele dagen med noe, føler du deg nødvendig og nyttig. Dette gjelder spesielt for ledere og de som er vant til å være en utmerket student. "Selvtilliten deres er sterkt knyttet til prestasjon og kvantitet," sier Wilding.

I tillegg forveksler vi ofte produktivitet (sjekk alle ting utenfor listen) med effektivitet (fullfør en strategisk viktig oppgave).

Og med stadig brennende tidsfrister ser det generelt ut til at tenkning er en ulovlig luksus. Derfor er det første trinnet å forstå hva som ligger bak vanen med å være opptatt.

Analyser din tro på deg selv. Tenk på hvordan du definerer suksess, hva som gjør at du føler deg verdig. Og ikke døm deg selv i prosessen: nå er det viktig å forstå hva som driver deg.

2. Tenk på din rolle og prioriteringer

Verden i dag utvikler seg i en enestående hastighet. Dette påvirker også organisasjonen av selskaper: ansatte beveger seg raskere opp karrierestigen, oftere får de nye ansvarsoppgaver. Men etter forfremmelsen fortsetter vi ofte å jobbe som i den gamle stillingen. Vi stoler på samme tankesett og vaner, selv om ansvaret vårt har endret seg fullstendig.

Hvis du føler at du også sitter fast på plass, er det på tide å revurdere rollen din. Bruk for eksempel Eisenhower Matrix. I følge den kan saker deles inn i viktig haster, viktig ikke-haster, uviktig haster og uviktig ikke-haster.

Oftere enn ikke overser vi viktige, men ikke-presserende saker, selv om det er de som hjelper med å komme videre.

Og vi befinner oss i fangenskap av presserende, men ikke så viktige oppgaver: å analysere e-post, samtaler, korrigere feil. Så sjekk deg av og til. Se hvor mye du bruker på viktige saker som ikke haster, og hvis du ikke er altfor nedsenket i de små tingene.

3. Tegn grenser

For å finne tid til de viktigste tingene, strukturer dagen din på en ny måte. Sørg for at du har kontroll over timeplanen din og ikke andre mennesker. Mange starter uken med en tom kalender og legger deretter til avtaler og møter på forespørsel fra andre. Som et resultat blir deres egne prioriteringer henvist til bakgrunnen.

Kast denne tilnærmingen. Merk av tidene du bruker til viktige mål, og planlegg deretter resten. Ikke reflekter over hva som er viktig for din utvikling i den frie timen mellom annet ansvar. Sett av tid til dette når du gjør ditt beste eller når du er sikker på å være fri for distraksjoner.

4. Lær å nekte

Ta en god titt på din gjøremålsliste. Det er sannsynlig at noen oppgaver kan forlates, noen utsettes og andre reduseres. Dette frigjør ekstra tid.

Prøv også å bli kvitt unødvendige møter. Ikke nøy deg med dem med mindre din tilstedeværelse virkelig er et must.

Oftest kan et møte erstattes av en skriftlig melding, og ideer kan diskuteres i et felles dokument.

Før du begynner, spør deg selv hva som ville gjort det virkelig kult i dag. Det er lite sannsynlig at dette er en sjekk av femti akkumulerte meldinger.

5. Still dristige spørsmål

Etter at du har klart å frigjøre deg litt tid i kalenderen, er det på tide å bruke den. Glem hva som er planlagt for inneværende uke, eller hva du vil si i et møte med sjefen din. Tenk på de store spørsmålene du vanligvis unngår.

• Hvem kan vi bli som selskap?
• Hva strever vi etter som et lag?
• Hva kan hjelpe oss med å utvikle oss?
• Hva er min rolle?

Spørsmål som disse hjelper oss med å komme med kreative løsninger som vi ikke ser i vår vanlige arbeidsplan. Når du har mottatt svarene, registrerer du dem og holder dem synlige. Gjør denne øvelsen regelmessig slik at du ikke glemmer store mål.