Hvordan planlegge møter for å gjøre dem effektive
Miscellanea / / September 07, 2021
Ikke kast bort tiden din.
Du liker kanskje ikke møter, men du må fortsatt holde dem. Dette er en vesentlig del av arbeidsflyten i ethvert selskap. En måte å gjøre avtaler mer nyttige og raskere på er å planlegge dem nøye. Boken av Olga Demyanova, doktor i økonomi, “Raske og effektive møter. Fra forberedelse til å oppnå ønsket resultat. "
Med tillatelse fra forlaget "Alpina Pro" publiserer Lifehacker et utdrag fra det andre kapitlet.
Møter i seg selv er ikke et problem. De er til og med nødvendige og er et ledelsesmessig attributt for makt. Du må bli kvitt langvarige ubrukelige og ineffektive samlinger.
De vanligste typene møter:
- ukentlig;
- strategisk;
- arbeidere;
- rapportering;
- planlegging av møter;
- idémyldring;
- forretningssamtaler og møter;
- orienteringer.
Alle disse typene kan grupperes i fire hovedgrupper:
- etter varighet: rask (opptil 30 minutter) og langvarig (mer enn 1 time);
- etter antall deltakere: opptil 10 personer eller mer;
- etter formål: arbeider, politisk og informativ;
- etter tid: planlagt og ikke planlagt.
Obligatoriske attributter for møteplanlegging
Hva du skal planlegge for:
- mål;
- dagsorden;
- liste over inviterte;
- rute;
- informasjonsmateriell;
- ansvarlig for å beholde protokollen;
- forskrifter forestillinger.
Først og fremst må lederen vurdere målene for møtet. Dette er utgangspunktet for agendaen og deltakerlisten, tid og regelverk.
Hovedmålene for møtene:
1. Ny informasjon - for informasjonsmøtet:
- viktige nyheter og endringer i retningslinjene;
- diskusjon av planer og strategier;
- kortsiktig prognose;
- presentasjon av nye produkter og tilnærminger;
- diskusjon av budsjettet;
- personalspørsmål.
2. Overvåke hendelser og ta operative beslutninger - for vanlige møter:
- hovedrisiko og vanskeligheter;
- parametere for vurdering av fremgang;
- vurdering av sentrale prosesser og nødvendige endringer;
- diskusjon om hva som skjer: hva som går bra, hva som må forbedres;
- viktige lærdommer og resultater av handlinger;
- koordinering av innsatsen;
- kommunikasjon.
3. Motivasjon - kreative møter, utvikling av nye tilnærminger og teambuilding:
- motivasjon for handling;
- kollektiv beslutningstaking;
- hedre individuell og kollektiv suksess.
Dermed påvirker formålet typen møter og modellen for å organisere det. For eksempel varierer orienteringsøktene i antall deltakere og hvor lenge de er. Vanlige er av planlagt art, de er raskere i tid og med et begrenset antall deltakere. Kreative møter krever spesiell forberedelse: organisering av møbler (vanligvis separate bord), te, kaffe og uformell atmosfære; krever ikke overholdelse av kleskoden.
Eisenhower Matrix for Ranking Meeting Questions
Det må huskes at et møte er en plattform der viktige beslutninger tas og problemer blir overvunnet. Eisenhower Matrix er feltet der alle problemer og spørsmål samles. De er rangert når det gjelder betydning og hastverk.
Haster | Ikke stress | |
Viktig | EN | B |
Spiller ingen rolle | C | D |
Kvadrat A: viktige og presserende saker
Firkanten med viktige og presserende saker bør være tom eller liten. Dette vil indikere at du møter forfallsdatoen. Hvis det er mange slike tilfeller, er dette et tegn på uorganisering. Eksempler på saker som kan kvadreres:
- saker som er direkte knyttet til dine funksjonelle plikter og som påvirker din effektivitet;
- tilfeller hvis feil kan skape problemer;
- saker knyttet til helse og psykologisk klima i teamet;
- forhold som påvirker teamets sikkerhet;
- saker, hvis resultater må koordineres eller presenteres for ledelsen din.
Kvadrat B: viktige, men ikke presserende saker
Når oppgaver eller saker ikke haster, og det ikke er noen spesifikasjoner når de må utføres, utnevner bobestyrer selv timing. Denne ruten inneholder alle tingene som er knyttet til funksjonaliteten din i virksomheten, tingene du gjør på med jevne mellomrom, og som regel er implementeringen deres knyttet til den generelle timeplanen i foretaket (for eksempel forberedelse av den endelige rapportering). Forskningsoppgaver som krever en viss tid kan tilskrives slike tilfeller, men mengden lønnskostnader er uklar til det er ferdig. Oppgavene til det første og andre torg bør overvåkes kontinuerlig, og derfor er det lurt å inkludere dem på agendaen for møtene.
Kvadrat C: hastende, men uviktige saker
Dette er distraksjoner. Ofte forstyrrer de ganske enkelt å fokusere på viktige oppgaver og reduserer effektiviteten. Husk alltid målene dine og lær å skille mellom det viktige og det sekundære.
Det er verdt å gå inn på dette torget:
- pålagt av noen fra møtets side eller forhandling;
- diskusjon av spørsmål som kan løses av underordnede;
- diskusjon av ikke-forretningsmessige spørsmål;
- diskusjon av abstrakte emner.
Kvadrat D: ikke-presserende og uviktige saker
Saker i denne kategorien promoterer deg ikke i prosjekter, men de distraherer deg fra å jobbe med dem.
- ikke gi noen fordel i det hele tatt;
- det er nyttig å ikke forholde seg til dem i det hele tatt;
- Tidsspisende.
For hvert mål, lederen setter neste spørsmål:
- Hvem har informasjonen og kunnskapen om problemet under behandling?
- Hvem interesser påvirker dette problemet?
- Hvem avhenger avgjørelsen?
- Hvem trenger å vite informasjonen som skal diskuteres?
- Hvem skal gjennomføre beslutningene som er tatt?
Du kan bruke metoden 99/50/1 når du planlegger prosjektmøter.
Lederen organiserer møter på tre viktige punkter i prosjektet:
- i begynnelsen - å fordype alle deltakerne i tempoet i prosjektet og for teambygging av gruppen;
- på et mellomstadium - for å diskutere resultatene av arbeidet og ytterligere justeringer, hvis det er nødvendig;
- på målstreken, når 1% av det totale volumet gjenstår å realisere - for foreløpig oppsummering.
Denne timingen vil hjelpe deg med å utnytte tiden din bedre på møter.
Dagsorden
Agenda er en oppgaveplan som skal løses på møtet. Det er nødvendig å tydelig definere tiden for hver tale, tildele en egen tid for diskusjon og tilbakemelding fra alle deltakerne.
Når du planlegger tidspunktet for møtet, er det viktig å tenke på følgende:
- viktigheten av punktet på dagsordenen;
- tidsfristen for hver forestilling;
- pauser om nødvendig;
- 20% av tiden for ytterligere viktig informasjon.
Dagsorden sendes til alle møtedeltakere.
Agenda med fiksering av tid og detaljer om taler
Dagsorden:
- Resultater av arbeid med inngåelse av kontrakter. Ivanov I. (15 minutter).
- Problemer med transport av forsyninger. Petrov I. (15 minutter).
- Resultater og planer for prosjektarbeid. Sidorov T. (20 minutter).
Begynner kl 11:00.
Slutt kl 12:15.
Du må trene deg selv til å ha raske og effektive møter!
Retningslinjene dine for tid:
Viktig og haster | 12 minutter |
Viktig og ikke-haster |
24-36 minutter Haster og viktig: 12 minutter - Pareto -prinsippet fungerer her: 20% av tiden skaper 80% av resultatet, med et gjennomsnittlig møte på en time (60 minutter), den mest produktive tiden er 12 minutter (20% av 60 minutter). Viktig og ikke-presserende: vanligvis planlagt. Den effektive tiden for slike møter er 24–36 minutter. 60/40 metoden fungerer her, ifølge hvilken, når du utarbeider en plan for dagen, bør 40% av tiden stå fri, 60% bevilge for planlagt arbeid, inkludert 20% - for "uforutsigbar" og 20% - for de som oppstår spontant eller blir medfølgende. Med en gjennomsnittlig møtetid på en time (60 minutter), er tiden for planlagte viktige, men ikke-hastende saker 24–36 minutter (40–60% av 60 minutter). |
Uviktig og presserende | Delegasjon og kontroll via telefon og andre kommunikasjonsmidler, ikke mer enn tre minutter for kontroll. |
Uviktig og ikke-presserende | Delegering og kontroll av ledelsen, ikke mer enn ett minutt per delegasjon. |
Liste over inviterte
Det optimale antallet deltakere på raske møter er 5-7 personer. 8 til 12 personer er akseptable hvis møtelederen har tilretteleggerferdigheter.
For å generere ideer, sette mål og flyve, er den ideelle sammensetningen ikke mer enn 15 personer.
Det er en uuttalt regel hos Google - maksimalt antall deltakere er ikke mer enn 10.
Amazon har en to-pizza-regel: Det skal være så mange mennesker i et møte som du kan mate to pizzaer.
Det er en regel 8-18-1800:
- ikke mer enn 8 personer - løse arbeidsspørsmål;
- ikke mer enn 18 - idémyldring, kollektiv problemløsning;
- opptil 1800 mennesker - informasjon og mulighet til å kommunisere.
En studie av Bain and Company sier at i beslutningsgrupper vil det å legge til mer enn sju av hver deltaker resultere i omtrent 10% mindre effektivitet.
De direkte ansvarlige er forpliktet til å delta på møtene.
Apple viser navnet på den ansvarlige ved siden av hvert møteelement. Dermed har hver ansatt et tydelig ansvarsområde innenfor rammen av det tildelte oppdraget.
Hvis du ofte arrangerer møter, vil denne boken definitivt komme godt med: Olga Demyanova foreslår å studere 16 teknikker og fire verktøy for å forbedre effektiviteten til alle som er involvert i disse møtene.
Å kjøpe en bok
Les også🧐
- Hvordan gjøre møter mer produktive
- 3 tips for alltid å avslutte møter i tide
- Life hack: hvordan unngå ubrukelige møter med Zoom
Salget av iPhone startet på AliExpress: 11 modeller med rabatter på opptil 22 tusen rubler