5 regler for e-post-etikette eller hvordan du får alltid svar på deres brev
Tips Produktivitet / / December 19, 2019
Skriv et brev er ikke så vanskelig, men hvordan du gjør dette, for å få et svar fra den travle personen som ikke kjenner deg?
Mattan Griffel, leder for opplæringsprosjektet En måned Rails og prosjektpartner GrowhackDaglig mottar om hundrevis av e-post, og hver av dem må ikke gå ubesvart. Spesielt for denne Mattan allokerer ca en time i timeplanen din hver dag for å finne ut hvilke av dem krever et umiddelbart svar, og hva - nei. Faktisk, noen ganger er det ikke tid til å lese de store lerretet i teksten eller forsøke å svare på spørsmålet er vage, reprises til forfatteren, at han ønsket å si eller spørre.
Etter litt tid, Mattan identifiserte flere viktige faktorerSom skal bidra til å skrive denne e-posten, som du alltid vil få et svar selv fra en travel person.
Skriv et kort brev
Hvis e-post lengde i 2-3 setninger, er det mye lettere å lese nå, og ikke bli skrinlagt. Hvis du skriver et brev i noen få avsnitt, være forberedt på det faktum at du må vente på svar i lang tid.
Gjør teksten lesbar
En person er mye lettere å oppfatte informasjon brutt ned i korte avsnitt av noen få setninger, med klare lister og individuelle blokker enn den kontinuerlige banen av teksten. Mattan gir flere eksempler på brevene han mottar.
Dårlig eksempel:
"God ettermiddag, Mattan!
Jeg registrerte meg for treningen April og vil gjerne si at dette er en veldig god introduksjonskurs. Jeg skal følge ditt råd, bruker Hartl opplæring. Og jeg ønsker å spørre deg om råd. Er det noen analoger Hartl er Rails Instruksjons å utvikle applikasjoner for iPhone? Jeg vil lage et Rails nettstedet for min kones virksomhet, og med det applikasjon for iPhone. Jeg ville være veldig takknemlig for hjelpen. "
Dette brevet er ganske vanskelig å lese. Du kan ikke forstå essensen, bare kjøre gjennom det gjennom øynene, og derfor må bruke mer tid og krefter på å lese hele teksten.
Og du kan skrive dette:
"God ettermiddag, Mattan!
Jeg vil takke deg for kurset en måned Rails. På råd jeg gjør Michael Hartl Ruby, ved hjelp av Rails opplæringen.
Jeg har en rask spørsmål: vet du noen kurs HartTutorial type, men for iPhone søknader?»
Den andre versjonen av brevet er mye enklere å lese, og når det blir klart at fra du vil. For å oppnå den samme effekten, skille avsnittene på korte setninger, markerer en oppfordring til handling og bruke teksten utvalg "fet" eller "kursiv", tegning leserens oppmerksomhet til viktig del av teksten.
Forklare tydelig hva du vil jeg skal gjøre
Sannsynligvis er det ikke noe verre enn når du sender et brev med mer informasjon, men ikke si akkurat hva de vil. Personlig, jeg ofte svare på slike bokstaver i en setning: "Hva vil du jeg skal gjøre".
Skal jeg ha noen innført? Eller for å lese blogginnlegget og gi tilbakemelding? Eller ønsker du at jeg skal svare på det, hvis jeg kunne delta på arrangementet? Vær konkret og fortelle meg om det med en gang.
Dårlig eksempel:
Jeg bare så på kurs på programmering. Jeg er 14, og dette er hva jeg ønsket å gjøre i livet. Kan du hjelpe meg med dette? Jeg ønsker veldig mye å få svar.
I dette brevet, oppfordring til handling, "Hjelp meg", men jeg vet ikke hva det betyr, og hva svarer jeg skulle gi. En mer spesifikk versjon:
God ettermiddag, Mattan!
Jeg er 14 og jeg ønsker å lære programmering. Hvilke ressurser vil du anbefale til meg i første omgang for dette?
Hvis du trenger å sende et langt brev med mer informasjon, skriv en oppfordring til handling i begynnelsen. For eksempel: "Jeg skriver dette brevet til deg å se om du kan besøke vårt arrangement, som beskrevet nedenfor. Bare svare "ja" eller "nei".
Denne teknikken bidrar også mottaker for å avgjøre om det er behov for å videresende e-post til sin kollega, som han ofte delegere slike oppgaver.
Være rimelig med forespørselen din
I dag er det veldig enkelt å sende et brev, er utgifter 30 sekunder, noe som vil føre til at mottakeren til å vie svaret time av sin tid, og enda mer.
Ingen grunn til å spørre i brevet, så jeg gikk til nettsiden til oppstart og gi deg tilbakemelding. Denne forespørselen omfatter en grundig gjennomgang og analyse av produktet, og det tar mye tid. Hvis jeg får et brev, som jeg kan svare på 2 minutter, jeg umiddelbart gjøre det. Om hva du ønsker å få svar? Hva om din forretningsmodell? Eller fargen på knappen på siden? Kanskje teksten? Vær konkret og begrunnet i sine forespørsler.
Det er ikke nødvendig å håpe at respondenten vil gjøre for deg, din jobb og finne ut hva du egentlig ønsker fra den. Det er ikke nødvendig å stille spørsmålet av typen "Hvordan tror du at vi trenger å gjøre for å få flere brukere?". Og ikke be om som krever mye styrke og menneskelige ressurser, som du søker. For eksempel:
Har samtykker du i å spise middag med meg og en annen co-grunnlegger? Vi ønsker å fortelle deg hva vi gjør, og å vite din mening om prosjektet vårt.
Slike forespørsler skal ofte bety at personen som skrev brevet, ikke egentlig vet hva han ønsker fra respondenten. Det er ikke overraskende at slike e-poster blir avslått.
Avhengig av hvor mye arbeid og prioritering, Mattan går med på å gjøre følgende:
- Post et kort svar - "Det betyr mye for meg" "Takk" eller
- Svar på et bestemt spørsmål - hvis det kan gjøres på mindre enn 2 minutter.
- Hold fast skype-samtale eller snakke i telefonen - om 15 minutter.
- Meet for kaffe - ca 45 minutter.
Selvfølgelig, hvis han ser at et personlig møte kan bli erstattet av en telefonsamtale, ville han insisterer på den siste for å spare tid.
Beviser hvorfor skal jeg bruke tiden til å hjelpe deg
Personen som mottar hundrevis av henvendelser og forespørsler hver dag, fysisk ikke kan svare på dem alle. Derfor må vi velge, basert på informasjonen den mottar. Derfor introduserer seg selv i brevet bør indikere om sin fortid vellykket opplevelse av arbeidet med prosjekter som respondenten vet. Hvis du ikke allerede rik erfaring, gi en link til nettstedet ditt for å bevise at du gjør noe veldig meningsfylt. Din oppgave - menneskelig interesse og motivere dem til å bruke sin tid for deg.
Disse rådene er ikke noe nytt, men de kan brukes til å skrive en kortfattet, lettlest og en bestemt e-post, og dermed øke sjansene for å få et svar.
Og hva ville du legge til listen over personlig erfaring? Hva triks bruker for å få svar på sine bokstaver (spesielt hvis du skriver en person for første gang)? Del dine erfaringer i kommentarfeltet.