Hvordan hjelpe en ny medarbeider til å tilpasse seg hvis arbeidet er fjerntliggende
Miscellanea / / December 01, 2021
En instruks for de som ikke vil at folk skal stikke av fra bedriften om noen uker.
Anastasia Borovskaya
Med utbruddet av koronaviruspandemien har arbeidsmarkedet endret seg dramatisk. Intervjuer har flyttet til nettformat, bedrifter har flyttet ansatte til et eksternt sted, og for å søke jobb trenger du ikke lenger å komme til kontoret.
I en ukjent virkelighet har veletablerte metoder for onboarding for ansatte sluttet å fungere: nå kan det hende at nykommere ikke dukker opp på kontoret på flere uker eller bor i en annen by.
Hvordan online onboarding skiller seg fra vanlig
Ved første øyekast ser det ut til at det å jobbe eksternt er et flott alternativ for en nybegynner. Han trenger ikke å kommunisere med snakkesalige kolleger, kaste bort tid på å imponere den "gamle garde" eller opprettholde en form for image. Faktisk vil all kommunikasjon være forretningsmessig og sjeldnere.
Og dette er nettopp hovedvanskeligheten med online onboarding. Den nyansatte finner seg selv ute av kontakt med sitt vanlige kontorliv. Han lager ikke mat i en felles gryte av bedriftsverdier: han snakker ikke med kolleger i pauser, kommuniserer ikke unødvendig med folk fra andre avdelinger og savner felles aktivitet. Og en slik person vil neppe ha et vedlegg til et koselig kontor på et vakkert sted. Så det er mye vanskeligere å motivere en ny medarbeider og beholde ham/henne i lang tid.
I tillegg, på kontoret og på et eksternt sted, er tilpasningsverktøyene betydelig forskjellige.
Oppgave | Kontor | Fjernkontroll |
Kjennskap til bedriften (oppdrag, verdier, bedriftskultur) | Velkam-treninger, bedriftssuvenirer, presentasjoner | Offisielle dokumenter og presentasjoner, nettmøter |
Møt teamet | Ekskursjoner rundt på kontoret, innbydende selskaper, planleggingsmøter med bekjentskap og forklaring av oppgaver | Nettmøter |
Bedriftsarrangementer | Teambuilding, bedriftsarrangement offline, heltidsopplæring, felles måltider, røykpauser | Spill, fester og treninger på nett |
Og bedrifter bruker enten ikke-fungerende ordninger og takler ikke tilpasningen av nykommere til et avsidesliggende sted, eller glemmer generelt onboarding når det gjelder ekstern ansatte. Sistnevnte blir stående alene hjemme og får ikke tilbud om hjelp eller veiledning. Og så forlater folk raskt bedriften uten egentlig å kjenne igjen noen.
Hva er hovedoppgavene til online tilpasning
Det er to ting du bør vurdere når du gjør ekstern onboarding.
- Det er viktig å få den ansatte til å føle seg som en del av teamet, selv om de ikke er på kontoret. For dette er det nødvendig å hele tiden holde kontakten med personen og umiddelbart hjelpe med nye problemer. Og under nye forhold har alle dem.
- Det er nødvendig at den ansatte tydelig forstår hva som forventes av ham og hva han selv kan regne med. Det er bedre å gi den mest komplette informasjonen om arbeidsforhold, oppgaver og muligheter de første dagene.
På den ene siden vil det hjelpe nykommeren til å unngå kommunikasjonsmangler og bli bedre komfortabel i teamet uten å føle for mye understreke på grunn av vanskelighetene. På den annen side vil det tillate en person å tydelig forstå sitt ansvar. Den andre utfordringen er like viktig som den første: meningsmålinger viser at manglende samsvar mellom forventninger og virkelighet er en vanlig årsak til å forlate. Så det var hun som ble navngittJob Seeker Nation Study 2018 / Jobvite 43 % av de intervjuede ansatte blant de som sluttet i de tre første månedene av arbeidet.
Hvem skal involveres i tilpasningsprosessen
Det er bedre å definere disse personene på forhånd, slik at alle forstår deres oppgaver og roller. I dette tilfellet er sannsynligheten for at noen slags blinde flekker vil forbli. Det er verdt å tiltrekke seg til onboarding:
- Personalsjef. Den organisatoriske byrden vil falle på ham. Han skal lage en tilpasningsplan, instruere leder og mentor og introdusere nykommeren til bedriften.
- Direkte leder. Det er han som setter oppgaver, kontrollerer arbeidet, gir tilbakemeldinger og løser sentrale problemer.
- En mentor. Det kan være som en av kollegaerog lederen. Mentoren hjelper til med daglige aktiviteter, introduserer spesifikasjonene til arbeidet og selskapet, deler life hacks og støtter nybegynneren.
- Lag medlemmer. Som regel er dette ansatte ved avdelingen der personen fikk jobb. Deres oppgave er ikke bare å delta på fellesmøter, men også å forsikre og støtte nykommeren.
Hvordan organisere din første arbeidsdag for en nybegynner
Hovedoppgaven er å bli kjent med bedrift og ansatte, samt definere arbeidsoppgaver for nær fremtid.
Kjennskap til selskapets verdier
I noen selskaper får nykommere umiddelbart tilsendt en haug med dokumenter per post og tilbudt å gjøre seg kjent med dem. Som et resultat kan en person lese stillingsbeskrivelser og produktbeskrivelser hele dagen lang, se presentasjoner om oppdraget og verdiene til selskapet alene.
Dette er ikke den beste ideen: det er viktig at den ansatte først blir kjent med bedriftskulturen gjennom virkelige eksempler og først deretter konsoliderer informasjonen ved hjelp av dokumenter og annet materiale.
Selskapet og dets verdier diskuteres best personlig. Welkam-trening eller møte med leder egner seg for dette.
Det første formatet passer når flere nye personer kom til bedriften samtidig. I dette tilfellet er det praktisk å organisere en nettkonferanse der HR-sjefen eller lederen for HR-avdelingen vil snakke om selskapet. Det er viktig å stole på konkrete eksempler. Så hvis verdien av organisasjonen er mennesker, er det verdt å beskrive hvordan de blir tatt vare på (for eksempel gis psykologisk opplæring).
Første møte med leder
Dersom det ikke er planlagt frisklivstrening, bør lederen fortelle nykommeren om bedriftskulturen ved første møte. Det må også diskuteres:
- oppgavene og ansvaret til den ansatte, jo mer spesifikke jo bedre;
- tekniske aspekter ved arbeidet, for eksempel hvordan oppgaver settes og kontrolleres, er det et rapporteringssystem, hvilke tjenester som brukes;
- forskrifter for planlegging og møter;
- særegenheter ved samhandling med hodet om arbeidsspørsmål (hvor og når det er bedre å skrive);
- plan for første dag.
Under en samtale er det viktig å finne ut flere viktige nyanser som nybegynnere vanligvis bekymrer seg for:
- hvor lang tid tar det å vente på svar på oppgaver før du minner om deg selv;
- hvor tydelig arbeidsdagen er regulert og til hvilke timer og dager du ikke kan være i kontakt (på avstand overarbeider folk ofte, så det er viktig å fortelle når de kan slappe av);
- hvordan timeplanen er dannet feriernår den første ferien er mulig og hvor mange dager den gis;
- hvilke regler som vedtas i virksomheten om sykefravær og avspasering;
- på hvilke dager og i hvilke deler lønnen utbetales.
Møte med kollegaer
Det kan organiseres av en HR-leder eller en direkte leder. Det er nødvendig å invitere andre ansatte i avdelingen der nykommeren kom til det, inkludert en mentor, hvis hans rolle ikke ble tatt av sjefen selv.
Selve møtet gjøres best midt på dagen, for eksempel på Zoom. For det første, be nybegynneren om å introdusere seg selv. Hvis han er sjenert, kan lederen beskrive den nyansatte selv og først da gi ham ordet.
Så la dem fortelle om seg selv kollegaer. Bare be dem om å snakke på forhånd ikke bare om arbeidserfaring, utdanning, hobbyer, men også om deres ansvarsområde og mulige kontaktpunkter med nykommeren. Takket være dette vil han vite hvem og hvorfor han kan kontakte.
Møte med leder på slutten av dagen
Det er nødvendig for å finne ut hvordan den ansattes første dag gikk, hvilke spørsmål han hadde og hvilke vanskeligheter som oppsto.
For å unngå monosyllabic svar, kan du stille flere spørsmål som vil hjelpe deg å bedre analysere nybegynnerens følelser og tanker:
- Hva likte du best? Hvilke ting forårsaket hyggelige følelser, og hvilke - angst?
- Hvor oversiktlige og praktiske er arbeidsverktøyene? Hvilke vanskeligheter møtte du mens du brukte dem?
- Hvordan forsto personen sine oppgaver og ansvar? Kan han beskrive dem i detalj?
- Hvordan planlegger den ansatte å organisere arbeidet i de kommende dagene? Hvor skal jeg starte? Hva forventer den å oppnå?
Hvordan organisere den første arbeidsuken for en nybegynner
På dette stadiet er det viktig å gi nybegynneren ro og sikkerhet. Derfor må du lage en klar tidsplan med alle saker og prosjekter som den ansatte skal delta i. Mest sannsynlig vil dette være ulike nettmøter med deltagelse av en leder, mentor eller team.
I tillegg må du ta deg tid til å:
- Analyser forretningsprosesser. Det er nødvendig å igjen fortelle om alle organisatoriske punkter, forskrifter og standarder som er viktige for den ansatte. Jo bedre sistnevnte forstår mekanikken i arbeidet, jo raskere vil han kunne tilpasse seg.
- Beskriv motivasjonssystemet. Det er nødvendig at det er helt forståelig for en nybegynner. Han må vite hvordan lønnen beregnes, hvilke bonuser han kan få, hva KPI må gjøres.
- Advare om potensielle problemer. Det er flaskehalser i enhver jobb som kan føre til blindveier. Derfor er det viktig å diskutere de vanligste problemene og fortelle deg hvordan du skal opptre i disse situasjonene. Det er bedre å advare nybegynneren om alle mulige vanskeligheter.
Lederen undersøker alle disse spørsmålene på den første dagen av nybegynnerarbeidet. Det er imidlertid umulig å assimilere en så stor mengde informasjon om gangen. Du må gjenta det flere ganger slik at den ansatte ikke går glipp av noe. I tillegg kan en nybegynner være involvert i flere prosjekter samtidig. Og det er viktig å analysere detaljene til hver av dem.
Hvordan organisere den første måneden av en nybegynners arbeid
I denne perioden må du bygge opp en arbeidsprosess, så det er viktig at leder eller mentor hele tiden følger med på nykommeren og har kontakt. Dette vil tillate deg å kontrollere og guide ansatt og ikke gå alene med problemer.
Den mest praktiske måten er å samhandle gjennom online problemstillingssystemer. Med deres hjelp kan du spore arbeidsprosessen og timene for den ansattes aktivitet (for eksempel når han lager oppgaver eller i prinsippet er i systemet). Dette vil forhindre overtid eller omvendt unødvendig uaktsomhet. Og også - å forstå hvilke oppgaver som forårsaker flere problemer for en nybegynner.
Spesiell oppmerksomhet bør rettes mot tilbakemeldinger. Den skal være konstruktiv, tydelig og konsekvent. I den første måneden er det bedre å kommunisere med en nybegynner minst flere ganger om dagen ved hjelp av videosamtaler eller direktemeldinger. Under slike samtaler må du avklare oppgaver, ordne opp i feil, hjelpe til med å takle vanskeligheter og berolige om noe gikk galt.
Dette betyr ikke at det er nødvendig å overvåke hver nybegynners handling. Det viktigste er å tydelig sette en oppgave for ham, gi alle nødvendige innspill, etablere vurderingskriterier og bestemme hvordan og når den ansatte vil motta tilbakemelding på arbeidet som er utført.
Hvordan evaluere tilpasningsresultater
Selv om prøvetiden ofte varer i tre måneder, må den ansatte ved slutten av den første tilpasse seg den nye jobben fullt ut. Innføringsprosessen er for lang ulønnsom virksomhet tross alt er virkelige resultater viktig.
Derfor er det, etter resultatene av den første måneden av arbeidet, nyttig å holde et nettmøte for nykommeren med leder eller HR-sjef. Under samtalen er det verdt å gjennomføre en liten spørreundersøkelse.
- Hvor godt oppfyller jobben personlige forventninger? Hvilke øyeblikk liker du og hvilke gjør deg flau?
- Hvordan er kommunikasjonen med kolleger strukturert? Hvor raskt og hvor effektivt klarer du å løse arbeidsproblemer med dem? Hva er problemene?
- I hvilken retning planlegger personen å bevege seg innenfor rammen av arbeidet? Hva er dine personlige mål og mål?
- Er hovedmålene til selskapet klare? Relaterer de seg til arbeidsoppgaver?
- Hvilke følelser vekker arbeidet i bedriften? Hvor engstelig eller morsom var den første måneden?
- Hadde du noen tekniske problemer når du jobbet med tjenester i selskapet?
Svarene på disse spørsmålene vil bidra til å vurdere hvor trygg og rolig nykommeren er, om han er i humør for arbeid i bedriften og hvilke problemer som må løses.
Under møtet er det også viktig å gi detaljerte tilbakemeldinger: diskuter med nykommeren hans styrker og svakheter, og sørg for å rose. Når man diskuterer ferdigheter som krever utvikling, må det gis spesifikke anbefalinger. Hvis lederen anser den nyansatte som svært lovende, kan sistnevnte tilbys tilleggsopplæring allerede på dette stadiet.
Hvis samtalen er produktiv, vil det vise seg å øke den ansattes lojalitet og hans tillit til at han komfortabelt og effektivt jobbe for dette selskapet.
Les også🧐
- 20 egenskaper og ferdigheter som en sann leder bør ha
- Hvordan få mer gjort, sette oppgaver riktig og administrere ansattes tid
- 5 ferdigheter Ledere mangler ifølge ansatte