Hvilke oppgaver bør automatiseres og hvordan gjøres det
Miscellanea / / February 16, 2022
Fra kalendere til fullverdige studier.
Jo mer aktivt kunstig intelligens utvikler seg, jo flere muligheter har folk. For eksempel kan de automatisere en rekke oppgaver. Hvilke å begynne med, sier utviklerne Matthew Mottolla og Matthew Cotney.
I boken «Remote Economics. Hvordan skyteknologier og kunstig intelligens endrer arbeidet» analyserer forfatterne ikke bare påvirkning av AI, men også gi råd til bedrifter om hvordan de bedre kan organisere aktivitetene til ansatte i nye forhold. Med tillatelse fra Alpina PRO-forlaget publiserer Lifehacker et utdrag fra det 13. kapittelet.
1. Kalenderadministrasjon
Hvis det er én aktivitet som nesten alle gründere, frilansere, teammedlemmer og ledere gruer seg til, er det møteplanlegging. Interne, eksterne, formelle, uformelle samtaler over en kopp kaffe. Dagens vekt er på "produktivitet" (les, maksimal arbeidsmengde), og bedriftens ansatte bruker mye av det deler av dagen deres i møter, så det blir vanskelig å arrangere møtetiden for to personer, selv på samme lag oppgave. Sleng inn noen flere personer, tidssoner og løse frilansassosiasjoner, og du kan enkelt bruke noen timer i uken på å sjonglere timeplanen din. Det er like morsomt som en skarp stein i en sko.
Velkommen til automatiseringens verden! Viser seg, planlegger avtaler er ideelle for datamaskindelegering fordi det er repeterende, begrenset og kan læres. Det er flere tilnærminger og typer instrumenter i det nåværende markedet.
Dette er enkle produktivitetsverktøy med litt kunstig intelligens innebygd. Calendly, Doodle og lignende produkter får tilgang til kalenderen din og gir deretter en lenke og et nettsted slik at andre kan velge tidspunktet som passer for dem. Appen laster deretter ned svarene deres og tilbyr flere forskjellige alternativer basert på den beste tilgjengeligheten for alle deltakerne.
Noen ganger er de enkleste løsningene de beste. Du trenger ikke alltid fokusere på kunstig intelligens.
Disse verktøyene legger imidlertid byrden av valg på de ansvarlige og flytter ganske enkelt arbeidet fra deg til dem. For møter med ledere eller VIP-er på høyere nivå kan det hende du trenger et personlig preg. Bruk et verktøy med et kort navn X.ai.
Dette smarte verktøyet synkroniserer også med kalenderen din, men i stedet for å tvinge folk til å velge gang på nettsiden, legger du ganske enkelt til X.ai-agenten i møteforespørselens e-postadresse. La oss si at du mottar en e-post fra en salgssjef, en potensiell partner − frilanser eller til og med en gammel skolekamerat. Du kopierer bare X.ai og den sender en e-post med avtaleforespørsel til de som er nevnt i e-posttråden. Det fungerer akkurat som de andre verktøyene, men ser mye mer naturlig ut.
Så hva anbefaler jeg? Stopp først opp og still deg selv spørsmålet: "Trenger jeg virkelig dette møtet?" betydelig vekst produktivitet kan oppnås ganske enkelt ved å innse at du ikke trenger å delta på hvert møte, du trenger ikke tildele nye møter og mange saker kan administreres fullt ut ved hjelp av e-post, direktemeldinger eller talemeldinger. Forlat møter kun for å diskutere de viktigste beslutningene eller for å utvikle dypere relasjoner med kontaktnettverket ditt.
2. Svar på brev
Neste på listen vår over produktivitetsdrepere er e-post. Som med møter, tenk på et alternativ først. E-post er den verste måten å kommunisere raskt på for de fleste prosjekter. Tenk på den kognitive innsatsen du må legge ned hver gang en e-post kommer. Det er viktig? Dette haster? Dette er for meg? Trenger jeg å svare? Hva slags klient trenger det? I hvilken sammenheng? Er de gale der?
Du kan grave i e-post timer, du må bare miste kontrollen, og på dette tidspunktet forsvinner den virkelige verdien av arbeidet ditt. Det er som et vakuum som suger sjelen din (wow, en dyp metafor viste seg).
Prøv å oversette den operasjonelle kommunikasjonen til ditt team eller organisasjon til Microsoft Teams, Slakk, Trello eller lignende søknad om operativ virksomhetskommunikasjon. Sett opp kanaler for aktive prosjekter og grupper og utveksle e-post der. Jeg vet at det høres ut som en drøm, men jeg jobbet i en oppstart der vi nesten utelukkende brukte Slack. Jeg mottok omtrent 20 e-poster om dagen, mest fra kunder. Dette. Det var. Rått!
Hvis arbeidsplassen din fortsatt trenger e-post, fortvil ikke. Det er fortsatt håp.
Som før, la oss starte med enkle løsninger. Microsoft Outlook, Google, Apple Mail og andre e-postverktøy lar deg lage regler, som flagger meldinger, flytter dem til en mappe eller sletter dem helt, og løser mange andre oppgaver. Når det gjelder enkle arbeidsflyter, kan denne tilnærmingen gjøre underverker. Du kan for eksempel sette opp en regel for å flagge e-poster som krever et spesifikt svar (for eksempel om et tjenesteproblem). klienter) basert på en forhåndsdefinert standardmal.
Hvis vi snakker om mer kompleks e-postbehandling, kan du bruke alle slags intelligente automatiseringsverktøy av varierende kompleksitet. Entreprenør Ajay Goal lanserte et produkt kalt wordzen, som samler e-postbrukere og e-postredaktører.
Tidlig i utviklingen av Internett, gjettet han riktig to trender: e-post ville bli et kraftig verktøy personlig og profesjonell produktivitet, og Gmail vil bli de facto-standarden for små bedrifter og private personer. Ajay har laget verktøy som enkelt kan bygges inn i Gmail, slik at ikke-tekniske brukere kan automatisere oppgaver som å sende e-post til seg selv. markedsføring forslag og hjelp til å skrive brev.
AI har også begynt å infiltrere direkte inn i Gmail. Det er en automatisk forslagsfunksjon som automatisk foreslår de neste ordene basert på hva du skriver. Dette er en kraftig og ganske enkel brukssak. AI. Det går bokstavelig talt milliarder av e-poster gjennom Google som kan lære AI hvordan man bruker vanlige uttrykk. Og han fortsetter å forbedre ferdighetene sine, og når en slik grad av perfeksjon at selv jeg er imponert. Denne funksjonen reduserte e-postsvartiden med ca. 10–20 % – en umiddelbar produktivitetsøkning.
Diktering er også en undervurdert, men hendig funksjon for å svare på e-poster og tekstmeldinger.
Jeg kjøpte nylig et par Air Pods (tre år etter at de kom ut - jeg er litt treg med å ta i bruk nye teknologier, som en skomaker som går uten støvler). Disse hodetelefoner kombinert med min iPhone, som har både jobb og personlig e-post, lar meg svare på e-post mens jeg kjører, og jeg kan håndtere en overfylt innboks på vei hjem for å få tid til barna, fungerer ikke. Det er uvurderlig.
Men kan AI hjelpe enda mer? Kunne han ikke skrive et fullstendig svar i stedet for et enkelt hint til neste ord? Det er allerede oppnådd lovende resultater i denne retningen. La oss ta for eksempel chatbots. De primitive tidlige versjonene, som bare var forferdelige, har blitt erstattet av mye mer sofistikerte teknologiske løsninger basert på dyp læring. De trenger fortsatt en god del trening for å lære meningsfulle svar, men nå er de i stand til det kontinuerlig lære av ekte data, i stedet for å bli hardkodet med et smalt sett med spørsmål og svar.
Disse chatbotene kjører vanligvis på en av de største skyplattformene - Amazon AWS, Microsoft Azure, IBM Watson eller Google Cloud – støtter mange kundesentre og tjenester i dag klienter. For eksempel har Bank of America "Erica" (ordspill ment - AmErica?), en virtuell personlig assistent i mobilapplikasjon som forstår naturlig tale og hjelper deg å gjøre alt fra å få tilgang til en konto og overføre penger til mottar økonomisk rådgivning.
Andre, mer automatiserte teknologier som f.eks Roborespons og svar.ai, designet for å operere i en mer åpen og fri verden enn en kundesenterbygning. De er i økende grad innebygd i favorittarbeidsverktøyene dine, slik at du ikke trenger å flytte til en annen plattform.
3. Reiseledelse
En av de vanligste bedriftsoppgavene, i hvert fall inntil sømløs telepresence vil bli vanlig, bestille billetter og rom, administrere reise og behandle rapporter om utgifter. Dette er nødvendige, men fryktelig uproduktive prosesser. De tar bokstavelig talt timer med arbeidstid per uke, og med trenden mot en reduksjon i antall administrative assistenter, faller det meste av dette arbeidet på skuldrene til leder.
Flere selskaper jobber med en løsning på problemet med reiseautomatisering. For eksempel hjelper Mezi-tjenesten, som ble kjøpt opp av American Express, med å administrere flyreiser, hoteller og restauranter. Hopper lignende og hjelper deg til og med å spare mye ved å forutsi det beste tidspunktet for å bestille fly eller hotell. Service Pana overtar ledelsen av bedriftsreiser og hjelper til med å reagere på uforutsette hendelser som jobbintervjuer og arrangementer.
Google Flyreiser hjelper ikke bare med å finne og kjøpe billetter, men spår også flyforsinkelser bedre enn flyselskapene selv. Utrolig behagelig. Og søknaden Utrip tar til og med hensyn til dine personlige preferanser og sosiale medier anbefaler gjerne skreddersydde turer.
4. Forsker
Ikke rart at de fleste av oss er kunnskapsarbeidere i disse dager, toppen av det 21. århundres evolusjon. Men fremtiden vår vil avhenge av hvor raskt og gjennomtenkt vi kan samle inn og behandle informasjon. Ellers vil en yngre og mer teknisk kyndig generasjon begynne å tråkke oss i hælene. Beklager bestefar. Gå til fremtiden.
La oss starte med den enkleste forskningsoppgaven – en spørreundersøkelse. I mange tilfeller ønsker vi å intervjue kollegene våre for å få den informasjonen vi vet de har, men vi ønsker ikke å bry oss med individuelle forespørsler. En god måte er enkle spørreskjemaer. Mange moderne plattformer tilbyr muligheten til å organisere spørreundersøkelser i en eller annen form, fra lokale Microsoft SharePoint-skjemaer til Slack og nettbaserte sosiale nettverk. Online tjenester som f.eks Survey Monkey, Zoho og mailchimp, ta det et skritt videre og la deg legge til robust betinget logikk.
Hvis dine forskningsbehov er mer omfattende og vage, nå til din disposisjon mange automatiseringsverktøy, selv om du ignorerer den åpenbare kraftige AI som støtter Google og Bing. De fleste innholdsplattformer har applikasjonsprogrammeringsgrensesnitt (API) som kan brukes av utviklere, og i økende grad er det både åpen kildekode-verktøy og kommersielle produkter tilgjengelig noen av oss. For eksempel, newsapi.org samler alle nyhetshendelser i én søkbar feed.
New York Times har også et grensesnitt for utviklere for å få tilgang til innhold, både nytt og arkivert. De fleste tematiske innholdsplattformer har også sine egne APIer, inkludert utdanningsmateriell, vitenskapelige og historiske arkiver, samt lover og offentlige dokumenter.
I tillegg finnes det verktøy som lar deg drive forskning for spesifikke yrker. For eksempel er ROSS en kunstig intelligens som hjelper advokater med forskning som pleide å ta dem timer med møysommelig søk og gjennomgang av dokumenter. Forskere har verktøy fra selskaper som Chemical Abstracts og Elsevier til rådighet.
Jeg fordypet meg først i forretningsverdenen mens jeg jobbet i oppstart, som bygde et maskinlæringssystem for farmasøytiske kjemikere på slutten av 1990-tallet. Ingenting kan sammenlignes med den gamle skolen. Men det som var banebrytende da, er nå vanlig, og mange selskaper legger naturligvis til AI-funksjoner i programvaren.
Et eksempel på dette er Tony Tripp, hvis selskap Patinformatics har tatt konseptet "samarbeid med maskiner" til neste nivå. Den kombinerer åpne forskningsverktøy med proprietære systemer for å gi forskere detaljerte rapporter om områdene de forsker på eller håper å få. patentere. Når Tony presenterer funnene sine for forskerne, blir de vanligvis overrasket over hvor mye de ikke visste.
Tross alt tar vitenskapelig informasjon, som Internett, mye plass.
"Selv teknologikyndige mennesker kan ikke vite alt," sier Tony. Noen forskere tror de forstår hva som skjer i den vitenskapelige verden fordi de deltar på flere konferanser og abonnerer på flere tidsskrifter. Men informasjonen vokser så fort, ikke sant teknologier utvikle seg så raskt at ingen kan holde tritt med dem. Organisasjoner som min hjelper til med å fange bredden og dybden av det som skjer innen teknologifeltene.»
Jeg var også tilfeldigvis vitne til ganske imponerende - og langt fra alle, selvfølgelig - eksempler på automatisering av åndsverk. Ta for eksempel historien om David Wishanoff, assisterende professor i religionsvitenskap ved University of Oklahoma.
Professor Wishanoffs forskningsinteresser er hvordan mennesker behandler de som praktiserer andre religioner enn deres egen. Interessen hans for dette problemet oppsto da han fortsatt var en liten gutt. Han ble født i Tunisia, Nord-Afrika, i en familie av protestantiske misjonærer, og fra barndommen ønsket han å vite mer om de som hadde andre trossystemer enn familien hans og følte et ønske om å forstå deres. "Det var temaet for oppgaven min," sier Wishanoff, "hvordan kan jeg bedre lytte til folk? En del av det er min moralske plikt å lytte til andre mennesker. Vi er fryktelig dårlige til å lytte.»
For noen år siden møtte Wishanoff Dave King, grunnlegger av datavitenskapsprogramvareselskapet Exaptive. Exaptive finner tverrfaglige forbindelser i komplekse datasett, og genererer uventet innsikt for dataforskere, forskere og statistikere.
Wishanoff innså umiddelbart at forskningen hans hadde et stort potensial for automatisering. Han pleide å lete i bokhandler og kjøpe bøker om emner som tolkning av Koranen. Men en person kan fysisk ikke lese så fort at den slipper gjennom enorme stabler med nødvendige bøker han har funnet.
Exaptives programvareverktøy tillot Wishanoff å oppdage overraskende sammenhenger i litteraturen hans. For eksempel fant han ut at noen middelalder tenkere forsøkte å løse samtidens problemer i det muslimske samfunnet på måter han ikke kunne forestille seg.
Det var spennende å se nye forskningstemaer dukke opp fra teksthavet. "Nå kan jeg fokusere på arbeidet jeg alltid ønsket å gjøre som lærd, og jeg begynner å se nye intellektuelle strømninger i tolkningen av Koranen," sier Wishanoff.
«Programmer fungerer mer effektivt enn mennesker. Jeg ser umiddelbart hvilke bøker som vil være mest nyttige for meg. Jeg ser også hvordan maskinen finner interessante problemer som jeg ikke engang ville tenkt på. Nå kan jeg utforske dem. Jeg får mer informasjon om hva som skjer innen religion."
5. Informasjonseksempel
Å få informasjon er halve kampen. Du må kunne bruke det godt. Også i student I årevis så jeg ned på «juksemakere» som leste hefter med korte gjenfortellinger i stedet for å lese en bok. Det virket for meg som om dette var feil og at man burde lese originalbøkene i sin helhet for å fange opp alle nyansene.
Jeg var en veldig flittig nerd. Når jeg ser tilbake, skjønner jeg at jeg tok feil. I noen tilfeller er det selvfølgelig nødvendig å lese hele boken. Men nå som tiden har blitt min mest verdifulle eiendel, er jeg redd for å bruke den på alt annet enn de viktigste tingene. Brosjyrene med gjenfortellingen er ikke så verst.
I dag, for å kunne konsumere informasjon, trenger jeg en forretningsversjon av et sammendragshefte.
Jeg vil ikke gå gjennom tre sider med noens resonnement. Jeg vil forstå essensen, ta en avgjørelse og gå videre. Nå gruer jeg meg nervøst når jeg mottar e-poster fra kolleger på flere sider, hvorfra det er umulig å forstå hva som skal gjøres, når og hvem som skal gjøre det. I tillegg til coaching i feltet kommunikasjonJeg trenger noen eller noe for å sette sammen et sammendrag av min verden.
Og her kommer AI igjen til unnsetning. Du har sikkert allerede sett eksempler på korte sammendrag i søkeresultatene. Denne tekstbiten under overskriften til søkeresultatene (den kalles en "snippet" høres ganske kul ut, ja?) opprettes basert på søket, hva andre brukere syntes var nyttig og annet data. Men automatisering kan gjøre mye mer.
Verktøyet kalt SMMRY kan ta et helt dokument eller en nettside og konvertere den til en lesbar merknad. Det finnes mange andre lignende verktøy. Dette området er under aktiv utvikling, så i de kommende årene kan vi forvente fremveksten av nye applikasjoner, inkludert de som er dypere integrert i Microsoft Office og Google Chrome.
Andre verktøy hjelper deg med å finne referanser til "entiteter" (personer, steder, bedrifter) og konsepter i dokumenter, som kan være nyttige for raskt transkribere innholdsinnhold, lenke til relatert innhold, eller til og med lage et "digitalt fingeravtrykk" for sammenligning med andre dokumenter.
Et slikt verktøy, Thomson Reuters' Open Calais, brukes til å generere nyheter innhold. Hvis du noen gang har sett en artikkel med navnet på et selskap, ticker og en lenke til hjemmesiden, takk for et produkt som Open Calais.
Slike verktøy for å finne objekter og konsepter kan være ganske sofistikerte og komplekse. Jeg har måttet lage analyseverktøy for bedrifter som kan tyde sitater fra rettsprotokoller og trekke ut relevante bestemmelser fra en juridisk avtale.
Et av favoritteksemplene mine er Vin Vomero, grunnleggeren av Foxy AI. Jeg møtte Vin mens jeg snakket på et møte i Boston om hvordan man integrerer IBM Watson i tilpassede applikasjoner. Han var en flott fyr som jobbet med å bringe AI til eiendomsvurdering. Kort tid etter møtet vårt lanserte han en omfattende eiendomsvurderingstjeneste basert på tilgjengelige fotografier. Nok en grunn til å snakke om at maskiner tar folks jobber (for å være ærlig synes jeg egentlig ikke synd på eiendomsmeglere og eiendomstakstmenn).
Via Foxy AI Vin opprettet et nytt bruksområde som han kalte visuell eiendomsforskning. "Vi bygger datasynsapplikasjoner for å trekke ut informasjon fra fotografier og deretter bruke dem i andre applikasjoner som eiendomsvurderinger. Det dype nevrale nettverket vårt house2vec ble trent på millioner av bilder av boligbygg i to uker. Takket være denne opplæringen har vårt nevrale nettverk identifisert og lært visuelle egenskaper som korrelerer med verdi og tydelig gjenspeiler mellomkvalitetsgraderinger."
Selv om det nesten høres ut som science fiction, er det ikke vanskelig i det hele tatt hvis du bruker de riktige AI-verktøyene.
Ved å bruke dyp læring transformerer Foxy AI fotografier av egenskaper som tidligere ble vurdert ustrukturerte data til strukturerte data, gjør piksler til en numerisk representasjon av objekter og deres egenskaper, inneholdt i bildet. Foxy AI bruker deretter denne informasjonen til å forbedre nøyaktigheten til eksisterende estimeringsmetoder. "Disse numeriske representasjonene gjenspeiler trekk ved bildet som er assosiert med verdi. Vi gjør med andre ord bildet til informasjon om eiendommens kvalitet og tilstand.»
Verdsettelse av eiendom er ingen overraskelse, men Win sier at Foxy AI er mer nøyaktig. "Katalogvurdering Zillow - den vanligste tilnærmingen, men den tar ikke hensyn til kvaliteten og tilstanden til objektet. Vi gjennomførte flere egne eksperimenter, hvor vi samlet inn verdivurderinger for en rekke eiendommer til salgs. Vi fant et nytt hus, spådde prisen og ventet på at det skulle selges. Vi sammenlignet deretter salgsprisen med Zillow-prognosen. Vår prisprognose har ofte vært nærmere den faktiske salgsprisen, og vi fortsetter å forbedre systemet.»
Du kan ikke bruke Foxy AI direkte, men hvis du kjøper eller selge hjemme, kan det hende du bruker produktene til denne teknologien uten engang å vite det.
6. Kompleks oppgavehåndtering
En ting er å sende ut en kalender med avtaler eller svare på e-poster. Men hva med resten av oppgavene du utfører i ditt daglige liv, ved å bytte mellom ulike applikasjoner og kontekster? Kan de også automatiseres?
Slå på marsj for superhelter. Produkter som f.eks Zapier, IFTTT og Coda.io. Disse verktøyene samler ulike tredjepartsapplikasjoner, arbeidsflyter og logiske forhold for å løse omtrent alle problemer du kan tenke deg.
Ettersom disse produktene inkluderer maskinlæring i plattformene deres, blir det lettere å integrere dem i forretningsprosesser.
Du trenger ikke være utvikler for disse oppgavene. Men du trenger litt ferdigheter med betinget logikk og prosedyrer. Hvis du noen gang har bygget et beslutningstre bare for moro skyld, så går det bra. Og selv om dette ikke er din sterke side, kan du alltid ansette den rette spesialisten i skyen.
Stemmeinteraktive systemer som Alexa, Siri og Google blir også i økende grad plattformer for automatiserte integrering av ulike oppgaver og informasjonskilder, slik at du kan endre strukturen og logikken til prosesser, og alt dette med stemmen ledelse. Bare ikke glem å si «vær så snill» og «takk». Barna dine hører deg.
Hvis du jobber hjemmefra eller din bedrift har adoptert hybrid modell, "Remote Economics" er den beste guiden for å øke produktiviteten og effektiviteten. Moderne teknologi kan gjøre mer enn du tror.
Kjøp en bokLes også🧐
- 5 triks for maksimal produktivitet
- Hva er forskjellen mellom produktivitet og effektivitet og hva er viktigere
- 15 oppgavestyringssystemer som vil gjøre livet enklere for teamet ditt