8 feil som gjør at huskelister ikke fungerer

En oppgaveliste hjelper deg med å planlegge dagen klart og fokusere på viktige oppgaver. Men du må være forsiktig: en feil - og dette nyttige verktøyet blir til en kaotisk dump som er umulig å håndtere. Produktivitetseksperter har identifisert noen av de vanligste gjøremålsfeilene og hvordan de kan unngås.

1. Ikke skriv ned ting

Et åpenbart poeng, men det er fortsatt verdt å huske: hvis du holder listen over oppgaver utelukkende i hodet ditt, vil du definitivt glemme noe. Å skrive ting ned i en notatbok, i notater på telefonen eller i et dokument på datamaskinen vil hjelpe deg å få et klart bilde, selv når tankene begynner å bli forvirret av tretthet.

Sosiolog og ledercoach Jen Yager bemerker at dette også lar deg ta mer ansvar for oppgaver. "Ulike ting som trekker deg i forskjellige retninger forsvinner ganske enkelt fordi du har en klar plan foran øynene dine," forklarer eksperten.

2. Behandle oppgavelisten din som en ønskeliste

Selvfølgelig ville det være fint å implementere ideen som dukket opp for et par dager siden, men spør deg selv: "Vil jeg virkelig gjøre dette i dag?"

Tidsstyringsekspert og forfatter bøker «Føler meg rolig. Produktivitet og sinnsro i en tid med evigvarende tidsfrister ” Laura Vanderkam mener at det ikke gir noen mening å legge til listen de oppgavene du ikke planlegger å fullføre. «De vil like godt forbli ugjort hvis du ikke fører dem opp. I tillegg vil det bidra til å unngå skyldfølelse, bemerker eksperten.

Lag en egen liste for store ting og prosjekter som du gjerne vil gjøre, men senere. Produktivitetsekspert David Allen kaller dette en "kanskje en dag"-liste. Denne tilnærmingen lar deg lagre ideene dine og ikke overbelaste den daglige agendaen.

"Husk at en gjøremålsliste er et produktivitetsverktøy, ikke en magisk liste over hva du ønsker å oppnå," minner Jen Yager om.

3. Legg til for mange oppgaver i listen

Ifølge Laura Vanderkam er en av de største feilene å være for ambisiøs når du lager en liste. Det er bedre å gjøre det kortere og prioritere oppgaver.

«Gjøremålslisten bør bestå av 3-5 oppgaver som du skal fullføre i dag. Ja, du har mange flere prosjekter som krever oppmerksomhet. Men ideelt sett er en huskeliste en slags kontrakt med deg selv. Du lover deg selv å oppfylle akkurat disse oppgavene, uansett hva andre ting dukker opp, avslutter eksperten.

Og mindre viktige oppgaver kan alltid fordeles over de nærmeste ukedagene eller månedene.

4. Ikke del store ting i små skritt

Ofte kommer ting på listen som krever flere trinn for å fullføres på en gang. Slike store prosjekter bør behandles med varsomhet.

Mike Vardy, skaperen av Productivityist-produktivitetsbloggen, mener at uten å dele opp store oppgaver i små deler, vil du ikke oppnå maksimalt resultat.

Produktivitetstrener Grace Marshall legger til at med en blandet liste over store, som å bygge et nettsted, og små ting, som å bestille et nytt parti med visittkort, er det mye større sannsynlighet for at vi utsetter store prosjekter for etter.

"Dette skjer fordi når vi er i handlingsmodus, ønsker vi å ta på oss enkle oppgaver som vi definitivt kan løse. Det er som et vanedannende dataspill. Vi blir aldri tilbudt å redde verden fra zombier eller finne skatter i ett trinn. I stedet går vi gjennom det ene nivået etter det andre og fullfører alle oppdragene etter tur, forklarer Grace Marshall.

5. feilformulert

Blogger Michael Vardy anbefaler å alltid bruke verb. I stedet for korte setninger som "Seryozha, e-post", hold deg til klare setninger, for eksempel: "Send salgstall til Sergey på e-post."

«Se for deg at du må overlate ansvaret til noen andre. Hvis du starter oppgavebeskrivelsen med et verb, vil det være mye lettere for en person å forstå hva som kreves av ham. Du er fra fremtiden og der er den personen. Forenkle oppgaven og bli kvitt vage formuleringer,» anbefaler Michael Vardy.

6. Behandle innboksen din som en gjøremålsliste

Hvis du lar e-postene som kommer i posten styre dagen din, vil du kaste bort all tiden din på å løse andres problemer. «La oss være ærlige: strømmen av meldinger tørker aldri opp. Det er ikke rart at vi føler at vi ikke har energi til å gjøre noe annet, sier produktivitetstrener Grace Marshall.

Tenk på dine strategiske mål - ambisiøse proaktive prosjekter, ønsker for året eller globale retninger for utvikling. Hvor ofte vises noe av dette i e-posten din? Hvis sjelden, er det bedre å rette oppmerksomheten mot andre oppgaver.

7. Ikke ta deg tid til å hvile

Periodiske pauser, for eksempel en tur i parken eller en fem-minutters pusteøvelse, hjelper deg med å lade opp og få styrke. Og dette er ikke mindre viktig enn å slette neste oppgave fra listen.

"Mange synes det er meningsløst å legge til noe "uproduktivt" på listen deres. Imidlertid hjelper litt hvile til å fokusere dypere og mer effektivt på påfølgende oppgaver. La pausene være noe naturlig og utvilsomt for deg. Dette vil balansere energien din, holde fokus og forhindre utbrenthet, sier velværekonsulent og psykolog Lee Chambers.

8. List opp unødvendige oppgaver

Det er alltid hyggelig å sjekke ut hva du har gjort. Men dette betyr ikke at det er verdt å legge til et stort antall elementære oppgaver til timeplanen din.

"Selv om det er fordeler med å registrere små aktiviteter og vaner, har de mange flere ulemper. Det blir vanskeligere for oss å prioritere oppgaver, listen blir mer komplisert, og noen ganger er det giftig produktivitet som fører til overarbeid og utsettelse. I tillegg kan det være en falsk følelse av at vi klarte å gjøre mye på en dag, selv om vi faktisk rotet med elementære ting, sier Lee Chambers.

For små vaner og ritualer, som påminnelser om å ta vitaminer eller trene, anbefaler eksperten å bruke spesielle apper som vanesporere.