10 måter å gjøre arbeidskalenderen din så effektiv som mulig

Hvilke vellykkede duetter kjenner du? Batman og Robin, chips og fotball, Olivier og nyttår. Vet du hva annet som passer bra sammen? Din kalender og produktivitet. Seriøst, prøv å forbedre bare én ting uten å forbedre den andre - det er usannsynlig at du lykkes. Her er noen måter å gjøre arbeidskalenderen din om til et effektivt verktøy for å nå målene dine.

1. Planlegg en ferie for å løse problemer

Alle har ventende oppgaver å fullføre eller prosjekter å starte for å bygge opp for eksempel drømmevirksomheten. Men vi finner sjelden tid til alt dette.

En enkel formel vil bidra til å løse problemet: tid × maksimal konsentrasjon på én oppgave. Hvis det ikke er nok tid, er det nødvendig å øke konsentrasjonen enda mer. Og for dette må du fjerne alle distraksjoner.

Start med å spørre hva du trenger å lære for å komme deg videre i karrieren. Mest sannsynlig vil du finne på flere veldig store oppgaver som er vanskelige å ta på seg i fravær av fritid. Og her kommer vi til det viktigste - ferie for å løse viktige oppgaver og problemer. Slik organiserer du det:

• Sett av 2-3 dager eller en annen mengde tid på kalenderen din som vil hjelpe deg å gjøre betydelige fremskritt.
• Legg til en dag til. Til hva? Mesteparten av tiden overvurderer vi våre styrker.
• Full fokus på oppgaven på dette tidspunktet.

Behandle denne perioden som en vanlig ferie. Fullfør alle aktuelle arbeidsprosjekter på forhånd. Advar kunder eller kollegaerat du ikke vil være på kontoret i disse dager. Slå på en autosvar i e-posten din slik at ingenting distraherer deg. Multitasking og sosiale nettverk er også strengt forbudt. Din oppgave er å fokusere på arbeid og fremgang.

2. Planlegg et år fremover

Å planlegge et helt år i forveien høres ut som en monumental oppgave. I tillegg er det umulig å forutsi nøyaktig hva som vil skje i fremtiden. Alt dette er selvfølgelig veldig gode argumenter. En langsiktig plan kan imidlertid være nøkkelen til god tidsstyring.

Dette betyr ikke at du er pålagt å skrive ned hvert minutt av de neste 365 dagene. Legg kun til det viktigste i kalenderen din: vanlige møter, avtaler, bursdager, ferie, reiser, arrangementer og tilbakevendende oppgaver. Denne tilnærmingen vil bidra til å redusere stressnivået og sørge for at du hver dag jobber med virkelig viktige ting.

3. Lag din perfekte uke

Nå som du har den overordnede planen på plass, er det på tide å begrense tingene litt ved å planlegge uken. Dette kan gjøres hver søndag.

Behandle planlegger hvordan du fordeler budsjettet, bare i dette tilfellet må du tildele tiden din. Og, som med penger, vil du først "bruke" dem i planen din, skrevet ned på papir.

Du kan også finne på temaer for hver uke – store oppgaver som du skal jobbe med de neste 7 dagene.

4. Forenkle din daglige timeplan

Det nytter ikke å lage en kompleks og lang plan, tvert imot, jo enklere jo bedre.

Noen bruker et opplegg der du må markere dagens tre hovedoppgaver. Dette kan være effektivt, men denne metoden har også et par hull. Du kan for eksempel velge feil oppgaver. Eller det er feil å bestemme tiden det vil ta å fullføre dem. I tillegg kan det alltid plutselig dukke opp andre saker, hva skal man gjøre med dem?

Det er enkelt å komme opp med en enkel, men effektiv plan. Se på det klare daglige rutetabellDagens bilde: Benjamin Franklins daglige timeplan / The Atlantic en av grunnleggerne av USA, Benjamin Franklin. Det var til og med et sted for gode vaner.

• Still inn for dagen: dusj, frokost, personlige oppgaver, klargjøring til jobb (3 timer).
• Morgenoppgaver (4 timer).
• Analyse av aktuelle prosjekter og lunsj (2 timer).
• Daglige oppgaver (4 timer).
• Middag, hvile og slutt på arbeidsdagen (4 timer).
• Drøm (Klokka 7).

Du kan bruke denne timeplanen som en mal, og deretter supplere den med dine egne oppgaver.

5. Vær oppmerksom på døgnrytmer

Innenfor hver av oss er det en spesiell "klokke" som fordeler energi gjennom dagen. Dette er døgnrytmer. De støtter grunnleggende funksjoner i kroppen vår, som søvn og våkenhet. Hvis du noen gang har reist til en by eller et land med en annen tidssone, så forstår du sannsynligvis hvor vanskelig det er å tilpasse seg en annen rytme.

Det samme gjelder arbeidskalenderen. Prøv å fordele oppgaver i den avhengig av døgnrytmer: det viktigste er å planlegge for middag eller 18:00, det enkleste - for tidlig morgen, 15:00 eller sen kveld. Og det beste er å spore aktivitetsnivået ditt gjennom dagen. Du kan være mer produktiv ved midnatt enn ved middagstid.

6. Ta pauser

Mange av oss tror feilaktig at pauser er bortkastet tid. Til slutt er det bedre å bruke disse 15-20 minuttene på viktige oppgaver.

Faktisk har denne tilnærmingen til produktivitet lenge vært utdatert. I tillegg kan regelmessige pauser forbedre effektiviteten betraktelig. Men de må også kontaktes på en ansvarlig måte.

Planlegg pauser på forhånd, gjerne i samsvar med døgnrytmer, og bestem hvordan du vil bruke fritiden din. For eksempel, gå en tur utendørs eller trene i treningsstudioet.

Det viktigste er å finne den gyldne middelvei. Du bør ikke misbruke resten, men å jobbe uten å stoppe vil ikke gi deg tilfredshet. Still inn en tidtaker for pausen og behandle den som et annet viktig møte eller oppgave.

7. Slutt å bruke tidsstyring

Det kan høres kontraproduktivt ut, men sannheten er at tiden er nesten umulig å kontrollere. Så du må fokusere på det du kan kontrollere. For å gjøre deg selv og kalenderen din bedre, vær oppmerksom på flere områder:

• Energi. I stedet for å kutte gjennom nye utfordringer, ta en pause når du er sliten. Så du gjenoppretter energien og øker effektiviteten.
• Prioriteringer. Sett dem i kalenderen og arbeid med prioriterte oppgaver først. Ikke kast bort energi på oppgaver som kan delegeres, omplanlegges eller ignoreres.
• Hjerne. Nevroplastisitet er hjernens evne til å skape nye og gjenopprette tapte nevrale forbindelser. Jo oftere du øver på enkelte oppgaver, jo lettere blir det for deg å jobbe med dem.
• Essens. Fjern unødvendig søppel fra kalenderen din, for eksempel oppgaver som er for små, og fokuser på det vitale.
• Fokus. Det er her annerledes teknologi. For eksempel Pomodoro - 25 minutters arbeid og 5 minutter hvile. Eller 52/17-regelen - 52 minutter arbeid og 17 minutter pause. Dette vil holde oppmerksomheten din gjennom dagen.
• Følelser. Negative opplevelser er ikke bare distraherende, men utmattende. Legg til morsomme aktiviteter i kalenderen din og sett av tid til egenomsorg. På denne måten kan du unngå utbrenthet.

8. Press deg selv til å endre oppgaver

For å motivere deg selv, slå på kalenderpåminnelser på smarttelefonen eller still inn en vanlig kjøkkentimer. Det viktigste er at lyden ikke irriterer deg, men varsler forsiktig når det er på tide å bytte til neste ting. Dette vil hjelpe deg å holde deg til timeplanen din uten å bryte bort fra tidligere oppgaver.

9. Ikke vær redd for mellomrom

Hvis du planlegger ting nøye, vil du sannsynligvis legge merke til hull i kalenderen din. Og dette er helt normalt. Innenfor rimelighetens grenser, selvfølgelig. Er det to timers pause mellom oppgavene er det verdt å vurdere, men en pause på 30 minutter er helt naturlig. I løpet av denne tiden kan du forberede deg til et nytt møte, ordne opp i presserende saker, fullføre en vanskelig oppgave, meditere, gjøre et par tøyningsøvelser eller evaluere fremgangen din for dagen.

10. Unngå mønstre

Elektroniske kalendere tildeler som standard en standard time for hver oppgave, men dette er ikke den beste oppfinnelsen. Det er mange ting som kan gjøres på 30 minutter. Og den viktigste informasjonen fra et arbeidsmøte får enkelt plass på 15 minutter.

Ikke stol på standarder – bruk så mye tid til arbeidet som du virkelig trenger.