Hvordan holde en lang oppgaveliste i perfekt orden

1. Kontroller regelmessig relevansen av oppgaver

Når gjøremålslisten blir for lang og uoversiktlig, er det på tide å gå gjennom alle elementene på nytt og fjerne de som ikke lenger er aktuelle. Mest sannsynlig vil du finne oppgaver som kan utsettes til senere, delegeres til noen andre, eller ikke gjøres i det hele tatt.

2. Analyser ditt engasjement i prosjekter

Still deg selv ett enkelt spørsmål: "Hvis jeg ikke fullfører denne oppgaven innen slutten av uken (måned, år), vil jeg være komfortabel"? Hvis svaret er positivt, kan prosjektet trygt flyttes til "To Do Someday"-listen eller krysses over for alltid.

Denne metoden passer ikke bare for personlige, men også for arbeidssaker. Hvis du vil være mindre oppmerksom på et prosjekt eller forlate det, diskuter det med sjefen din og bestemme prioriteringer sammen.

En annen faktor å huske på er forventninger. De er interne (kommer fra oss selv) og eksterne (kommer fra andre), og de bør også kontrolleres og diskuteres. Det er bedre å ærlig vurdere hva du kan og ikke kan gjøre, hva du vil gjøre og hva du definitivt ikke er interessert i. På den måten kan du sørge for at du lever opp til dine forventninger.

3. Arbeid med kilder

Vanligvis kan alle oppgaver grupperes avhengig av kilden de kommer fra: e-post, arbeidsdatamaskin, samtaler, hverdagsliv og så videre. Når en gjøremålsliste fra én kilde blir spesielt lang, er det på tide å håndtere det.

På en arbeidsdatamaskin utfører du for eksempel flere faglige oppgaver. Prøv å skille dem etter program, for eksempel "prosjekter Ord", "Adobe Premiere Pro-prosjekter", "Excel-prosjekter". Ja, det kommer flere lister, men de blir mye kortere, og det blir lettere for deg å navigere.

4. Delte lister

Det er mulig å dele lange gjøremålslister i kortere og mer praktiske, ikke bare etter kilder. Ethvert kriterium vil gjøre - tiden du bruker på oppgaver, mengden energi de tar fra deg, haster eller typen handling. Hovedsaken er at det er enkelt for deg å velge den neste tingen du skal gjøre.

5. Bli med på lister

For små saker, tvert imot, kan kombineres for å øke effektiviteten. Hold en egen liste over "raske ting" som ikke tar mer enn 5 minutter, for eksempel å skrive en e-post til en klient eller kopiere tekst til et dokument for redigering. Disse oppgavene kan fullføres på slutten av dagen eller når som helst når det ikke er nok energi til noe stort og viktig.