Hvordan stifte dokumenter riktig
Miscellanea / / April 03, 2023
Denne veiledningen hjelper deg raskt og enkelt å få orden på papirene dine.
Hvorfor du trenger å flashe dokumenter
Dette bidrar til å holde papirene intakte, organisere dem for oppbevaring på kontoret, overføring til arkivet eller sending til ulike offentlige etater (for eksempel for verifisering eller som rapportering). Som regel er denne prosedyren nødvendig for regnskap, personell, notarial, lovpålagt og andre typer dokumentasjon.
Før du tar opp en tråd med en nål, er det verdt å avklare reglene og kravene for dannelsen av en sak for en bestemt situasjon. Hvis dokumentene er satt sammen feil, kan det hende at arkivet, myndighetene eller andre organisasjoner rett og slett ikke godtar dem.
Hva du skal gjøre før du stifter dokumenter
Disse trinnene må utføres uavhengig av hvilken type fastvare som er valgt.
Forbered dokumenter
Først av alt, sjekk alle papirer for nødvendige signaturer og segl. Pass på at det ikke er stifter, klips eller binders igjen på dem. Sett alle arkene i riktig rekkefølge og tell dem. I noen tilfeller må du i tillegg nummerere dem, lage et deksel og lage en inventar. Så sjekk på forhånd med organisasjonen der du skal sende inn dokumentene, listen over krav for registrering.
Prøv å brette alle arkene forsiktig, ellers vil pakken se stygg ut, og de ødelagte sidene blir krøllete.
Lager opp verktøy
Du kan sy dokumenter med et minimumssett med verktøy. Skaff forresten en egen boks til ham, slik at om nødvendig er alt du trenger for hånden. Du vil trenge:
- Tykk lang nål. Vanlige for å sy vil være ubrukelige i denne saken: de er tynne, skjøre og går lettere i stykker.
- Kontorsyl. Det vil bidra til å gjøre jevne punkteringer selv i en tykk bunke med papirer.
- Hullemaskin.
- Tråder. Egnet slitesterk bomull eller syntetisk - fra lavsan eller nylon.
- Lim.
- Et stykke tykk papp eller en trebakside, for ikke å skade bordet under stifting av papirer.
- Klemmer er spesielle klips som er nyttige for å feste tykke pakker med papir.
Hvordan stifte dokumenter i to punkteringer
Dette er den enkleste og raskeste måten.
La det være 10 cm fra toppen og 1-2 cm fra venstre kant av dokumentet. Lag et hull gjennom hele papirbunken med en tykk nål eller syl, og deretter en annen 6–10 cm lavere. Det er enda mer praktisk å bruke hull.
Klipp tråden 20-30 cm lang, tre den gjennom hullene på forsiden og knyt den med en kraftig knute på vrangen. Klipp ut et rektangel av papir ca. 2x8, 3x5 eller 5x6 cm (avhengig av typen dokumentasjon og kravene til vertsorganisasjonen). Lim den over knuten og endene av trådene.
På det limte rektangelet, skriv "Totalt sydd og nummerert", angi det totale antallet ark i tall og i ord i parentes. Sett signaturen med utskriften slik at den strekker seg litt utover kantene på rektangelet. Og om nødvendig, sett også en forsegling.
Hvordan stifte dokumenter i tre punkteringer
Lag 3 hull i papirbunken, 1-2 cm fra venstre og 12 cm fra toppen. Avstanden mellom punkteringene skal være ca. 3 cm. De kan lages med en nål eller en syl, og hvis det er mange papirer, vil en hullstanse komme til unnsetning.
Tre nålen og begynn å sy dokumentene fra baksiden. Utgangspunktet vil være det sentrale hullet, og deretter føre nålen i henhold til det angitte mønsteret.
Stram trådene slik at de trekker arkene tett sammen, og knyt dem til en knute. Fest deretter et papirrektangel på toppen av 2x8, 3x5 eller 5x6 cm (avhengig av type dokumentasjon og kravene til vertsorganisasjonen). Lag en sertifiseringsinskripsjon på den og angi antall sammensydde ark, bytt ut en signatur med en transkripsjon og om nødvendig organisasjonens segl.
Hvordan stifte dokumenter i fire hull
Denne metoden vil være spesielt nyttig hvis du trenger å stifte en tykk stabel med dokumenter. Trådene vil sikkert holde arkene i hele høyden som en bok.
Gå tilbake fra toppen av dokumentet 2 cm og 1-2 cm fra venstre. Gjør ett stikk med en nål eller syl, og deretter tre til, flytt ned i trinn på 8 cm, eller bruk et hull.
Klipp tråden minst 50 cm lang og tre den gjennom en tykk lang nål. Begynn å sy stabelen bakfra og følg mønsteret vist på bildet.
Knyt endene av trådene med en stram knute på baksiden. Lim et rektangel av papir ca 2x8, 3x5 eller 5x6 cm på toppen. På den, angi hvor mange ark som er sydd, legg en signatur med en utskrift og et segl, om nødvendig.
Les også🧐👨⚖️👩💼
- Hva er en faksimile og hvordan du bruker den riktig i dokumenter
- Hvordan rydde opp i Google Dokumenter og ikke drukne i mange filer
- 6 Gratis programvare for dokumentskanning
- 6 dokumenter som vil redde eller slå bedriften din konkurs
- Whimsical er en tjeneste for samarbeidsredigering av tekstdokumenter, diagrammer og kunnskapskart