Strategiske økter: hva er dette verktøyet og hvem kan dra nytte av det
Miscellanea / / April 21, 2023
Store team lider ofte av uenighet og misforståelser av selskapets mål. Slik fikser du det.
Hva er strategiske økter
Strategiøkter er et møteformat for ledere, der de diskuterer planer for utviklingen av selskapet. Dette verktøyet hjelper:
- vurdere selskapets nåværende posisjon, identifisere styrker og svakheter;
- finne måter å unngå problemer på eller løse eksisterende;
- definere en handlingsplan - spesifikke trinn for å nå målene;
- sette standarder for å måle suksess.
En strategisk sesjon er en slags brainstorm. Så på møtet diskuterer vi problemene og suksessen til avdelinger, setter mål for hver av dem, tegner diagrammer og grafer på en interaktiv nettbasert tavle.
For disse formålene har vi valgt Miro. Dette verktøyet lar deg fange tanker og ideer i et visuelt format. Samtidig har alle sesjonsdeltakere tilgang til den fra hvor som helst i verden og fra hvilken som helst enhet.
Etter det gjennomfører vi taktisk planlegging: lederen for hver avdeling deler opp oppgavene sine i mindre trinn.
Hvordan gjennomføre en strategiøkt
Her er noen få trinn for å hjelpe deg med å bli organisert.
Bestem hyppigheten av møter
Det er ingen faste tidsrammer for å holde strategiske økter. Noen selskaper foretrekker å holde kvartalsmøter, mens andre kan holde dem hvert halvår eller hvert år.
Så du kan angi hvilken som helst møtefrekvens som passer for deg.
I vårt selskap avholdes det strategiske økter en gang i kvartalet. Da bryter vi det tiltenkte mål for en slags sprint. For å gjøre dette må du bestemme hvilke skritt du skal ta for å løse store problemer, hvor lang tid det vil ta generelt, hvilke avdelinger som skal være involvert og hvor mye ressurser de har.
Ledere dekomponerer deretter oppgaver på avdelingsnivå, om nødvendig. Og etter 3 måneder sjekker vi timeplanen.
Inviter de rette menneskene
Hvem du inviterer til strategiøkten vil avhenge av listen over saker som må ordnes. Hvis du for eksempel holder et møte for å diskutere den overordnede forretningsstrategien, bør du ringe avdelingslederne. Du kan også invitere prosjektledere som er ansvarlige for nøkkelindikatorer.
Hvis strategiøkten din er viet til gjennomgang og diskusjon av noen data, er det verdt å tiltrekke seg kommandosom har samlet inn denne informasjonen og forstår viktigheten av den.
Velg en dato og et klokkeslett som passer for alle
Når du angir en dato og et klokkeslett, bør du vurdere meningen til alle. Unngå å avtale møter med ansatte dagen før de har termin. Kanskje de har en viktig avtale. møte eller det er brennende oppgaver de ikke kan utsette. Som et resultat kan du sette dem i en vanskelig situasjon.
Når du oppgir en dato, angi hvor lang tid økten vil ta. For eksempel, i vårt selskap er hele arbeidsdagen tildelt dette arrangementet. Og i dette tilfellet er det viktig å ta pauser i tide, og gi deg selv og kollegaer muligheten til å slappe av.
Sett en agenda
Agendaen kan inneholde viktige temaer, hovedstadiene i sesjonen, saker som må diskuteres. Ikke legg til et stort antall poeng til det - det er bedre å indikere hovedemnet. Det kan for eksempel være å gå inn i et nytt marked.
Ved å stryke unødvendige spørsmål til side, vil du kunne holde fokus på hovedoppgaven.
På slutten av den strategiske økten, sørg for å gå gjennom hele agendaen på nytt og konsolidere avtalene som er oppnådd.
Be deltakerne forberede seg på forhånd
Ledere bør være klar over gjeldende indikatorer for avdelingen: arbeidsbelastningsnivået til underordnede, det totale volumet av oppgaver, og så videre.
De bør også ha oppdatert informasjon om hvordan og når nøkkelindikatorer – både på kort og lang sikt. Hvis ledere trenger å diskutere noen problemer og problemer ved avdelingen, bør de også utarbeide en liste over dem på forhånd.
Før noen strategiske økter kan det være nyttig ikke bare å sirkulere agendaen for møtet, men også å utarbeide en detaljert rapport om fremdriften på viktige oppgaver. Du kan oppsummere mål og tilhørende KPIer i regneark.
Organisere et møte
Under møtet skal du ikke bare gå gjennom alle problemstillingene, men også gi folk mulighet til å snakke ærlig og si sine meninger. Oppmuntre deltakerne til å gjøre det, men prøv å ikke avbryte andre og gå tilbake til de som blir avbrutt.
Det er ofte mer effektivt å overlate gjennomføringen og kontrollen av økten til verten (moderator). Dette gjør at direktøren kan bevege seg inn i samme felt med ansatte og gå fra å overvåke hendelsen til aktiv interaksjon med ledere og løsning av problemer.
Ta notater under møtet
Du må registrere hovedpunkter, ideer, data, tidslinjer og all annen viktig informasjon som du diskuterer i økten, da det vil være nyttig i videre taktisk planlegging.
Hver avdeling har alltid en forståelse av hvor mye tid som trengs for å fullføre en bestemt oppgave. Dette gjør det mulig allerede under økten å skissere veiledende vilkår.
Ledere fanger vanligvis opp informasjon mens de går, men en generell rapport bør også utarbeides etter økten.
I vårt selskap er det moderator som er ansvarlig for dette. Det vil si at han ikke bare organiserer og fører tilsyn med møtet, men genererer også en rapport om beslutningene som er tatt.
Be om tilbakemelding
Takket være det kan du se forskjellige synspunkter og finne ut hva Kollegaer vær spesielt oppmerksom. Og også - å stimulere deres interaksjon med hverandre.
Be deltakerne skrive om eventuelle problemer. Enda bedre, bruk undersøkelsesappen for å se svarene deres i sanntid. Dette kan for eksempel være spørsmål angående den generelle følelsen av sesjonens effektivitet og ulike organisatoriske spørsmål, samt ønsker for fremtidige arrangementer.
Hvem er dette verktøyet for?
Jeg tror at virksomheten ikke kan eksistere uten planlegger. De bør alltid behandles – uavhengig av nisje og format på arbeidet ditt.
Uten din egen strategi risikerer du å feilprioritere eller overse problemene til en bestemt avdeling, som alle vil påvirke bunnlinjen i hele selskapet. Som et resultat vil interne problemer før eller siden bli større og mer ødeleggende for selskapet.
Strategiske økter vil bidra til å takle dem og etablere en arbeidsflyt. Derfor vil de etter min mening være nyttige for alle lag med mer enn 3-4 personer.
Tross alt, jo flere avdelinger du har ansvar for enkeltsaker, desto større splittelse kan lederne bli. Og ved hjelp av strategiske økter kan du synkronisere bedriftens planer og sikre det beste forståelse inni henne.
Les også🧐
- 3 giftige fraser administrerende direktører ikke bør si
- Hvordan inspirere ansatte til å oppnå mer sammen
- 5 tegn på et flott selskap som enhver bedriftseier bør huske på