Hvordan stilen på forretningskorrespondanse bidrar til å gjøre det rette inntrykket på adressaten

Tenk deg: du kommer opp med en god idé, bestemmer deg for å dele den med sjefene eller klientene dine, send et brev eller en melding til messengeren. Og på den andre siden leser de og tenker: "Vel, for en dumhet skrev dette!" Eller: "For en kjedelig!" Og de bestemmer seg for ikke å vurdere forslaget ditt.

Og du er ikke kjedelig. Og ideen var god. Du savnet bare stilen og skapte feil inntrykk av deg selv.

Hva er skrivestilene

Korrespondansestil kan måles på en skala fra samtale til formell.

Når vi beveger oss langs det, legger vi vekt på visse kvaliteter, prøver på forskjellige bilder. Jo mer til venstre, jo mer vekt legges det på åpenhet, oppriktighet, dynamikk. Jo mer til høyre, jo mer merkbare er egenskapene knyttet til vår posisjon, posisjon, status: konservatisme, soliditet, rasjonalitet.

Ulike situasjoner krever ulike stiler. Her er alternativene.

Savner du stilen er det lett å ødelegge alt. For eksempel, hvis vi skriver til kolleger på samme måte som vi henvender oss til tjenestemenn («Jeg sender et forslag om å redusere tidsbruken for å oppfylle våre produksjonsmål»), så vil de mest sannsynlig bestemme at vi vil vise vår overlegenhet, sette på lufta. Og problemet blir ikke løst.

Og hvis vi henvender oss til sjefen i stil med "Venn" ("Det er et emne om hvordan vi kan gjøre arbeidet vårt raskere"), så han kan godt tenke at en lettsindig person skriver til ham, som knapt kan tilby noe flink.

Hvordan korrespondansestilen avhenger av kommunikasjonskanalen

Vi kan sende vårt tilbud både på e-post og på melding til budbringer. Det er imidlertid viktig å huske at den siste kanalen er mer "menneskelig", uformell. Og stilen som får deg til å se ut som en forretningsperson i en e-post kan se pompøs, unaturlig ut i en messenger. Derfor, når du bytter til denne kommunikasjonskanalen fra posten, er det verdt å gjøre en justering på skalaen med et halvt trinn.

Hvordan språk påvirker kommunikasjonsstil

Hvordan opprettholde ønsket stil i et brev eller en melding? Først av alt er det verdt å være oppmerksom på hvilke ord og uttrykk vi velger.

La oss skrive "Gutta våre er flotte karer" - vi skal være "venn". Vi indikerer at "Vi har utmerkede spesialister som jobber for oss" - vi vil bli en "kollega". Skriver du «Profesjonelle spesialister jobber i bedriften» får du «Ansatt». Vel, hvis "Teammedlemmer utmerker seg ved tilstedeværelsen av profesjonalitet" - vil vi fungere som en "offisiell".

Når kommunikasjonsstil tillater bruk av emoji, og når ikke

I moderne korrespondanse formulerer vi tanker ikke bare ved hjelp av ord. I løpet av morsomme eller triste ansikter, hjerter og til og med bæsj - emoji. Og de påvirker også stilen til forfatteren og inntrykket av ham.

Ved hjelp av følelser sier vi på en måte til mottakeren: "Vi er åpne, moderne!" Derfor passer emoji til den livlige og dynamiske "venn" og "kollega". Når du bruker den andre stilen, er det bedre å bruke de "klassiske" alternativene: en smiley, et hjerte, en hånd med en hevet tommel. «Buddy» har også råd til kreative emojier som djevler og bæsj.

Vel, seriøse "ansatt" og "kollega" vil bli forstyrret av emoji: hva slags soliditet og balanse kan vi snakke om hvis meldingen er full av ansikter.

La oss ta to eksempler med emoji.

1. Vi ønsker å glede våre kolleger med gode nyheter:

"Gode nyheter! 🔥 Vår avdeling vant førsteplassen i konkurransen "På tid til jobb". 👍Premien er en stor sjokoladevekkerklokke. Kom til HR. Alle får en brikke! 😊»

Vi må se åpne, livlige, demokratiske ut, og derfor bruker vi stilen "Kollega». Og emojis passer perfekt her.

2. Vi henvender oss til ledelsen med et seriøst forslag:

"God ettermiddag, Ivan Yurievich! 😊 Vi tilbyr å diskutere muligheten for å bruke utstyret vårt til å øke produksjonskapasiteten til din bedrift. 🔥»

Og her er bildene malplasserte. Det er viktig for oss å se seriøse, profesjonelle ut, "Ansatt"-stilen er påkrevd - og emojis passer ikke med den.

Du bør være spesielt forsiktig i situasjoner relatert til negativitet. Vi bruker ofte emoji for å vise at vi er lei oss. Men effekten kan reverseres.

La oss si at du skrev dette: «God ettermiddag, Margarita! Vi fant nettopp ut at fabrikken ikke er i stand til å sende bestillingen din i tide. 🤷‍♀️ Vi er veldig lei oss! 😢»

Vil Margarita tro på sorgen vår? Er ikke et faktum. For mange er emoji fortsatt noe useriøst, "leke". Og Margarita tenker kanskje: «Her er bedragerne! De skriver at de er lei seg, men de tegner ansikter selv. De angrer ikke!"

Hvordan setningsstruktur påvirker stilen

For å "passe" inn i den valgte stilen, bør du også være oppmerksom på hvordan setninger er bygget opp i teksten vår.
Det er alltid en "helt" i konstruksjonen - den om hvem eller hva vi snakker om. Vanligvis gjør han noe: bygger, tenker, skriver, leser... Og vi kan fortelle leseren om det på forskjellige måter.

La oss vurdere hvordan det fungerer, ved å bruke eksemplet på en linje fra Agnia Bartos dikt.

Det mest passende designet for forretningskorrespondanse: "Oksen går, svinger". I den er "helten" i emnet (vi understreket det), og handlingene hans er indikert verb (uthevet med fet skrift).

Dette designet passer for "Friend", og for "Colleague", og for "Employee". For eksempel: "Ledere diskuterer et prosjekt i et møterom" eller "Regnskap har beregnet lønn."

Hvis vi trenger å understreke vår vekt og soliditet, kan vi legge til 1-2 setninger med en annen design: "Sturen utfører gående og svaiing."

Her er "helt" fortsatt emnet, men handlingen er nå betegnet med et substantiv. "Gaaturer" har blitt til "gå", "gynge" har blitt "vaiende". Eksempler på slike forslag: «Ledere diskuterer prosjektet i møterommet», «Regnskap har beregnet lønn».

Vennligst merk: i dette tilfellet betaler vi for ekstra "vekt" og soliditet med klarhet. Med slike setninger blir brevet vårt vanskeligere å lese, så det er bedre å ikke misbruke dem.

Dette er imidlertid ikke grensen. Det er en mer formell konstruksjon: "Å gå og svaie blir utført av en okse." I den er handlingen ikke indikert med et verb, men med et substantiv, og "helt" er ikke et emne. Eksempler på setninger med denne konstruksjonen: "Prosjektet diskuteres av ledere i møterommet" og "Lønn ble laget av regnskapsavdelingen."

Slike setninger er veldig vanskelige å lese. De forbindes med leseren med byråkratenes språk – kontoristen. Derfor bør de bare brukes hvis vi trenger å gjøre brevet ekstremt formelt. For eksempel i en formidabel påstand, et krav - slik at adressaten føler: det er det, vitsene er over, så retten og fengselet.

Ved å velge denne eller den stilen, sender vi en ekstra melding til adressaten. Derfor er det bedre å bruke dette verktøyet bevisst, da vil det bli et effektivt middel til påvirkning.