6 tips for å redusere reisekostnadene
Miscellanea / / June 30, 2023
1. Utvikle en reisepolitikk
Din reiseplan bør inneholde:
- En liste over utgifter som selskapet er villig til å ta på seg. For eksempel er mat og gaver til samarbeidspartnere betalt av virksomheten, men den ansatte betaler for mobilkommunikasjon og drosjer.
- Reise- og oppholdsgrenser for ansatte i ulike stillinger. La oss si at firestjerners hotell er for avdelingsledere, trestjerners hotell er for vanlige ansatte.
- Regler for dokumenthåndtering. Dette er fristene for å utstede en tjenestereise, forberede oppgaver, prosedyren for å sende inn søknader og rapporter. Det er også viktig å utpeke en ansatt eller avdeling som skal være ansvarlig for etterlevelse av reisepolicyen.
Du kan legge til maler for reisedokumenter - det vil være lettere for ansatte å fylle dem ut, og antallet feiltegnede papirer vil reduseres merkbart.
For å gjøre reisepolitikken enda mer lønnsom, del den ned i flere deler i henhold til viktigheten av forretningsreiser. Tenk på forskjellige regler og grenser for dem. Disse turene kan være:
- For å opprettholde bildet. Presentasjoner på konferanser, deltakelse i fora eller treninger. Slike arrangementer vil ikke gi umiddelbare fordeler, så kostnadene for billetter og overnatting kan reduseres.
- For utviklingen av selskapet. Arbeidskontroller, møter og forhandlinger. Slike turer er rettet mot å øke fortjenesten, slik at du kan bruke litt mer på dem. Prioriteten her er ansattes komfort og bevegelseshastighet.
Kodesystemet vil hjelpe deg å sortere reiser etter oppgaver raskere. Tilordne nummer til forskjellige reiseformater, samle dem i en enkelt liste og legg den ved reisepolicyen din.
Administrer utgiftene dine enkelt reiseorganisasjonstjeneste OneTwoTrip for Business. Med den kan du sette opp en organisasjons reisepolicy, sette grenser for hver ansatt og planlegge forretningsreiser i kalenderen. Plattformen samarbeider med 800 flyselskaper og tilbyr bl.a. gruppeflyvninger. Transfer, billetter til tog, tog, busser og aeroexpress - alt på ett sted. Hoteller over hele verden er tilgjengelige for bedriftskunder med rabatter på opptil 35 %, og under lojalitetsprogrammet for kjøp gjennom tjenesten kan du få opptil 5 % cashback.
Tilkobling til tjenesten er gratis. Det er heller ingen månedlig abonnementsavgift, så uregelmessige forretningsreiser vil ikke kaste bort selskapets penger.
Å lære mer2. Vurder forskjellig transport og bolig
Flyet er ikke alltid den mest praktiske og lønnsomme måten å reise på. Hvis det ikke er direktefly til ønsket by, kan forbindelser ta lengre tid enn togreisen. I tillegg er det virkelig mulig å jobbe i bilen: mange tog har Wi-Fi, doble rom og til og med rom for intercom. Et annet alternativ er busser. En kort tur på dem vil ikke skade komforten, samtidig som du sparer nok tid og penger på grunn av mangelen på overføringer.
Bolig er den samme historien. Et hotell er dyrere, men i sentrum er det noen ganger mer lønnsomt enn et budsjettalternativ i utkanten av byen: kostnaden for en taxi eller offentlig transport vil dekke forskjellen. Det hender at daglig leie av en leilighet er billigere enn et hotell. Og stabil Wi-Fi og en vaskemaskin for hånden vil gjøre en lang tur mer komfortabel.
3. Ikke forleng turen
Jo kortere reisen er, jo billigere er det for bedriften. Hver dag med jobb er nødvendig kompensere med dagpenger, og dersom reisen faller i helger eller ferier - også til dobbel sats.
Beregn derfor alltid nøye tiden det tar å fullføre oppgaver. For eksempel, hvis en ansatt skal tale på en konferanse torsdag ettermiddag, er det ikke nødvendig å ta onsdag og fredag på veien. Du kan fly inn om morgenen og fly ut om kvelden - i stedet for tre dager vil en forretningsreise vare bare én.
Denne ordningen fungerer i de fleste tilfeller, men det finnes unntak. Anta at alle lønnsomme billetter for ønsket dag er over og bare business class gjenstår. Det kan koste mer enn dagpenger og en natt på hotell. Her er det verdt å beregne kostnadene for flere alternativer, sammenligne beløpene og velge den beste.
4. Skaff deg et bedriftskort
Med det vil forretningsreiser bli mer behagelige for deg og dine ansatte. Du vil kunne sette grenser slik at ansatte ikke går over budsjett når de reiser. Ingen flere uregnskapsførte utgifter - du vil se alle transaksjoner på din personlige konto. I tillegg har bedriftskort vanligvis spesielle bonuser, for eksempel økt cashback eller servicerabatter.
Hovedsaken er at det vil være mulig å returnere moms for kjøp uten unødvendige nerver. For skatterefusjon nødvendig kun en faktura, og dersom den ansatte betaler hotellovernatting og transport kontant eller med sitt vanlige lønnskort, kan papiret ikke utstedes.
5. Gi ansatte et valg
Det ser ut til at det å arrangere fly og hotell på egenhånd er den riktige avgjørelsen for å spare penger. Men det er en risiko for at valget ditt vil virke ubehagelig for den ansatte: komforten vil lide av dette, og ønsket om å jobbe mens du reiser vil sannsynligvis avta. I tillegg vil den som er ansvarlig for planlegging miste tid som kan brukes på å løse andre oppgaver som er mer effektive for virksomheten.
Hvis vilkårene for opphold og bevegelse vil bli valgt av forretningsreisende, trenger du ikke å bekymre deg for disse problemene. Det viktigste er å indikere grensene og betingelsene for reisepolitikken for ham. Du kan også overlate kjøpene til en ansvarlig person, for eksempel en regnskapsfører: den reisende vil gi lenker til praktiske alternativer, arrangøren vil betale for dem, og deretter dele billetter og bestillingsdetaljer.
6. Analyser rapporter fra tidligere turer
Sjekk dokumentene til ulike ansatte, se om kostnadene er forskjellige, og se etter årsaker til økte utgifter. Noen valgte for eksempel et fly som var upraktisk for selskapet eller spiste utelukkende på dyre restauranter. Slike data vil bidra til å justere reisepolitikken og bringe den til det beste alternativet for virksomheten.
For å gjøre det lettere å analysere er det verdt å ha en pivottabell. Del dokumentet inn i kolonner etter kategori: billetter, overnatting, måltider, mobilkommunikasjon, transport mens du reiser, og så videre. Oppgi også reisedato og navnet på den utsendte medarbeideren. Kun utgiftsbeløpene kan lastes inn i tabellen, og la detaljene lagres i rapporter. Hvis du oppdager en anomali, trekk opp papirene for å se hvorfor utgiftene har gått opp.
Det er ikke nødvendig å vedlikeholde et bord selv - du kan bruke nettjenester som allerede tilbyr slike verktøy. Rapporter og avsluttende dokumenter i "OneTwoTrip for bedrifter» genereres automatisk, og du kan få dem via EDI. Analysen vil vise debet på et bedriftskort, utgifter til innskudd og etterbetaling på hotell- og reiseregninger, inkludert gruppebilletter. Tjenesten integreres med 1C: Regnskap. Dette lar ansatte velge de riktige alternativene på egen hånd, og regnskapsføreren kan betale for dem på en måte som er praktisk for selskapet.
For komfort og sikkerhet på forretningsreiser, "OneTwoTrip for bedrifter» det er en støttetjeneste som fungerer 24/7. Du kan kontakte henne på telefon, i messengers eller i chatten på din personlige konto. Spesialister hjelper deg raskt med å håndtere problemet og finne alternative overnattingsmuligheter eller billetter.
Planlegg en forretningsreise