6 tips om hvordan du effektivt administrerer et eksternt team

Oppstartsteamet vårt jobber eksternt, og ansatte er spredt over hele verden – fra Vietnam til Tyrkia. Det virker umulig å organisere alle: du kan ikke se hva alle gjør og hvordan humøret deres er. Men vi klarte det.

Basert på min erfaring skrev jeg en guide om hvordan man kan ordne opp i alt, organisere og motivere ansatte eksternt. Jeg deler det med deg.

1. Forhandle avtaler og sikre dem

"På land", diskuter reglene med hver ansatt:

• Fra hvilket tidspunkt og til hvilket tidspunkt jobber du?
• Når du trenger å ha kontakt.
• Er det mulig å ta tak i arbeidsproblemer utenom arbeidstid?

Diskuter kontroversielle spørsmål i løpet av prosessen og registrer avtaler i kunnskapsbasen. Ellers, hvis du hysjer opp problemer, den ansatte vil begynne å brenne ut.

Fra praksis: det er viktig for oss at folk hele tiden lærer og utvikler seg. Og vi minnet laget om dette om og om igjen, men møtte motstand.

Det viste seg at gutta ikke visste at de kunne gjøre dette i arbeidstiden og at vi betaler for opplæringen. Nå lærer alle: de tar kurs i design og til og med skriving.

2. Plan

Bestem sammen med dine ansatte mål for nær fremtid og retningslinjer for fremtiden. For å gjøre dette, utfør idédugnad og velg prioriterte ideer.

For eksempel ringer vi i begynnelsen av hver måned redaktøren og lager sammen en innholdsplan for neste måned. Den ansatte tilbyr en emneliste for materiell, og jeg som leder gir råd om hva som er verdt å ta hensyn til og hva som er bedre å utdype.

For kvalitetsplanlegging er det viktig at en person forstår omfanget av oppgaver og hans ressurser. Hvis det ikke er en slik forståelse, bør han overvåke produktiviteten. Et tegn vil hjelpe: oppgaven er skrevet i en kolonne, og den omtrentlige tiden det tok å løse den i den andre. På denne måten vil den ansatte kunne referere til sin erfaring og sette realistiske forventninger ved planlegging. frister.

Det er viktig at oppgaver har meninger og mål – hva du gjør og hvorfor. Bare i dette tilfellet vil ansatte ha en klar forståelse av arbeidet sitt, og prosjektet vil ha en utviklingsvektor.

3. Organiser oppgavene dine

Ofte fungerer oppstart bare innenfor messenger. Vi startet også på denne måten, men innså raskt at Telegram ikke er nok og slik kommunikasjon fører til kaos og misforståelser om hvem som gjorde hva.

Derfor er det bedre å bruke en oppgavesporing og visualisere oppgaver på kanban-brett. Slik gjør du det:

• Legg til oppgaver til det virtuelle styret.
• Fordel dem i flere kolonner, for eksempel «Utføres», «Pågår», «Under evaluering», «Avtalt».
• Tildel en ansvarlig for hver oppgave og sett en frist.
• Flytt kortene gjennom kolonnene etter hvert som du fullfører dem.

Det er viktig å skrive ned oppgaver i detalj og i et tydelig språk – slik at din kollega og du selv forstår når du kommer tilbake til det.

For å organisere et Kanban-brett kan du bruke hvilken som helst praktisk tjeneste. For eksempel jobber vi i Forestilling. Tjenesten er tilgjengelig i Russland, gratis for et lite team (opptil 10 ansatte) og enkel å bruke.

I tjenesten har vi satt opp et filtersystem slik at du enkelt kan bytte mellom ansatte og se hvilke oppgaver som pågår, hvilke som er klare, og hvilke som sitter fast.

Hele laget skal vedlikeholde styret. Alle er ansvarlige for sine oppgaver og oppdaterer dem hele tiden. Ja, det tar opp arbeidstid, men alt er under kontroll. Til å begynne med kan ansatte være ukjente med bruken av verktøyet. Fortsett å minne dem på at dette er viktig inntil teamet tilpasser seg.

4. Ikke gjør chatter til en dump

Å holde kontakten med lite lag, en vanlig messenger er nok. For eksempel har vi samlet alle arbeidschatter i én mappe i Telegram.

Å organisere kommunikasjon for et stort selskap er vanskeligere: antall chatter vil vokse, de må grupperes mer fint. Og det er her bedriftsløsninger som Hangouts, Pachki, VK Teams eller Myteam kommer godt med.

Sørg for at kommunikasjon kun handler om virksomhet. Og å diskutere planer for fredag eller bilder av katter, kan du opprette en egen chat - slike flom er bra for teambygging.

5. Fordriv illusjoner

Når alle jobber på kontoret, ser stemningen i teamet ut til å være klar. Men dette er en illusjon. Enda flere illusjoner er født eksternt, fordi i dette formatet er det få personlige kontakter. Vi vet ikke hvordan dagen til en ansatt går, hvilke vanskeligheter han har, eller hvor lang tid denne eller den oppgaven tar.

Derfor er lederens oppgave ikke bare å be om rapporter om arbeidet som er utført, men å reflektere sammen med teamet, fjerne blindsoner og se etter vekstpunkter for virksomheten.

For å gjøre dette utfører vi regelmessig:

• Teammøte i slutten av uken. Vi diskuterer hvem som gjorde hva, hva som skjedde og hvilke problemer det er.
• Retrospektiv med en del av teamet i slutten av måneden. Vi ser på resultatene og diskuterer hva vi kan forbedre. Hvis du har månedlig statistikk, vil dette hjelpe.
• Møter 1 + 1 på forespørsel. Gutta kan ringe lederne sine når som helst og be om råd. Vi tror at i stedet for å prøve å løse noe du ikke har nok erfaring med, er det alltid bedre å konsultere en kollega. Ikke overlat de ansatte til sine egne enheter – vær i kontakt og støtt dem.

Den ideelle varigheten av en samtale er: opptil en time. I løpet av denne tiden vil ikke teamet ha tid til å bli sliten og vil rolig fortsette å jobbe.

6. Opprettholde en kunnskapsbase

Ikke hold all informasjonen i hodet: det tar fra deg styrken og gjør deg uunnværlig i ordets dårlige forstand. Med mindre du vet hvordan noe fungerer, kan du ikke overføre oppgaven og dra på ferie.

Skriv ned maler, instruksjoner, sjekklister, noter nyttige kontakter og empirisk erfaring. Oppbevar alt på ett sted slik at det er enkelt å finne dataene.

Dette forenkler kommunikasjonen, setter fart på arbeidet og lar deg unngå å gjenta feil. Ansatte trenger ikke hele tiden å trekke hverandre fordi alt allerede er organisert i mapper, for eksempel i Notion.