Secrets of produktivitet fra forfatteren av den populære oppgave ledelse tjeneste Todoist
Produktivitet / / December 23, 2019
De fleste mennesker ønsker ikke å effektivisere arbeidsflyten, la ting ta sin kurs og håpe på det beste. Men hvis det er et system som kan manøvreres mellom flere oppgaver, prioritere og ikke føler seg overveldet.
Hans produktivitetssystem jeg ringte Systemist. Jeg kom opp med det - og på sin basis og Todoist - i 2007. På den tiden bodde jeg i et herberge i Århus (Danmark) og studerte informatikk. Jeg hadde to deltidsarbeid og mange personlige prosjekter. Jeg føler for stresset og uorganisert. Alt forandret seg da ideen kom til Systemist.
Det som hjalp meg å få til dette systemet?
- Baserte selskapet Doist Ltd. og utvikle et produkt som gjør det mulig for folk å oppnå fantastiske resultater.
- Lyktes med å kombinere oppgaver av grunnlegger og CEO. Jeg har fortsatt tid og ikke føle belastningen. 50 personer arbeider i selskapet, og knapt noen av dem så meg utmattet.
- Hver dag å prioritere sider ved arbeidsprosessen og alltid huske de viktige brev, møter og prosjekter.
- Å nyte livet utenfor jobben: Å være sammen med min kone, reise, selv-utdanning og idrett, se opp for helsen.
Balansen mellom jobb og privatliv - nøkkelen til personlig effektivitet.
Systemist fungerer best når kombinert sammen med Todoist. Men du kan bruke en hvilken som helst annen programmer og oppgave management-tjenester. Grunnleggende prinsipper av systemet er mye viktigere enn de konkrete verktøy.
Pris: Gratis
Pris: Gratis
6 prinsipper Systemist
1. gjelder overalt
System og systemet til å bruke den overalt. Du må ha tilgang til planleggeren fra hvilken som helst enhet, hvor som helst.
Vi brukte mye krefter på å Todoist var tilgjengelig over hele verden. Jeg anbefaler å installere den (eller en annen lignende program) umiddelbart på alle enheter og plattformer som du har: telefon, nettbrett, bærbar PC, nettleser, og så videre.
2. gjelde i hele
Systemet fungerer hvis det dekker alle aspekter av personlige og profesjonelle liv. Dette vil gi deg frihet. Du vil kontrollere alle viktige og vil ikke lenger glemme slike ting som å møte med en klient eller kjøpe en gave en kjær.
Nesten alle av mitt arbeid er bestilt. Spesielt har jeg systematisert:
- Kommende arrangementer (møter i og utenfor selskapet).
- Komplekse prosjekter, splittelse i mange små skritt.
- Repeterende oppgaver å kontrollere langsiktige prosjekter.
- E-post (hvis jeg ikke kan svare på brevet på en gang, jeg oversette det til oppgaven ved hjelp av Todoist for Gmail).
- Rapporter bugs, hvis deres fjerning er knyttet til meg.
- Liste over utgivelser (delt med kolleger).
- Handleliste (delt med kona).
- Websider, handlinger som jeg ikke kan gjøre en høyre. For eksempel, en side med noen varer fra Amazon.com (ennå ikke besluttet om å kjøpe eller ikke), siden av filmen i IMDb, som ønsker å se, og artikkelen som jeg vil lese senere. For alt dette, jeg bruk Todoist for Chrome.
- Oppgaver knyttet til helse (ukentlig bruk av treningsstudio og jogging trening).
3. Bryte store oppgaver på små oppnåe
Liten oppgave lettere å oppnå. Derfor alltid bryte opp store prosjekter i mindre deloppgaver som kan gjøres i løpet av en time (eller mindre). For det første, hjelper det å forstå hvor mye tid du brukte på en bestemt sak. Og for det andre, vil du se fremgang.
Det er viktig at oppgaven var gjennomførbart. Du bør være i stand til å innse at det å gjøre to-do liste.
4. Prioriter
Hver dag jeg bære fra 15 til 25 oppgaver. De er den viktigste på det nåværende tidspunkt.
I Todoist prioritere lett. Her er hvordan jeg gjør:
- Sørg for å fastsette en dato for når saken skal være ferdig. Viktige oppgaver satt på i dag eller i morgen, abonnere uviktig for fremtiden.
- Utpeke nivåer av prioritering. I Todoist fire av dem. Tjenesten sorterer automatisk Tasca avhengig av betydning.
- For ytterligere å understreke viktigheten av oppgaven, ved hjelp av etiketter som @high_impact. De beleilig holde oversikt over hvor mye viktige oppgaver Det har gjort for dagen.
5. Daglig herje liste
Før jeg begynte å bruke regelen "0 medlemmer"Etter min e-post kaos. Jeg følte meg fryktelig hver gang når du måtte analysere rusk.
Oppgave ledelse, jeg bruker en lignende regel - "0 oppgaver i to-do-liste."
Hvis du ikke har tid til å gjøre dagen alt kartlagt, ikke sette de resterende oppgavene for neste dag. Det er bedre å nullstille listen og lage en ny plan. Dette vil tillate deg å ta de foreløpige resultatene, for å forstå på hvilket punkt du er og omprioritere.
6. Alltid få tilbakemeldinger
De fleste tid styringssystemer er fokusert på hva som må gjøres i stedet for det som allerede er gjort. Men hva er poenget hvis du ikke kan se fremgangen din, og vet ikke hvor produktiv?
Derfor har vi laget Todoist Karma. Den lar deg overvåke, visualisere og forbedre personlig produktivitet.
Todoist Karma som en mini-spillet: å utføre oppgaver, samle poeng og se hvordan de vokser farget grafikk. Det er veldig spennende, spesielt for de som er nye tid ledelse. For å gjøre det enda mer interessant, kan du angi ikke bare daglig, men ukentlig mål, og dele resultatene på sosiale nettverk, og dermed øke nivået av ansvar.
flere tips
Arbeide med e-post
- sjekk e-post to ganger om dagen. For eksempel, i morgen og ettermiddag.
- Målet for en tom "Innboks" -mappen.
- Hvis du kan, svare på brevet på en gang. Hvis ikke, sett den til oppgaven, sørg for å inkludere behandlingstid og prioritet.
- Slå av varsler på alle enhetene dine. Dette vil ikke bli distrahert.
Arbeide med sendebudene
Messengers - morder ytelse, de rykk og distraherende. Studier viser at den gjennomsnittlige kontorarbeider tilbringer i gjennomsnitt distraksjoner og avbrudd på mer enn to timer om dagen. Dette betyr at arbeidsuken økte med mer enn 10 timer, fordi mengden av arbeid som ikke er redusert.
- Kombiner korrespondanse til sendebudene med internett surfing. Når du bare trenger å arbeide (skrive en rapport, tegning layout, og så videre), blokk chat programmer.
- Behandle en gruppe med meldinger: messenger åpnet, lese alt, alle svarte og lukkes igjen.
- Slå av varsler på mobilen budbringere.
Ifølge Salihefendika, hjelper dette systemet ham å være fokusert, Sane og sunn.
Skriv i kommentarfeltet hva du synes om Systemist, samt dele dine produktivitet hemmeligheter.