Hvordan slå «Google Spreadsheets" i perfekt GTD-system
Produktivitet Webtjenester / / December 23, 2019
I 2001 en bok dukket opp i hyllene "Hvordan orden i sakene: kunsten stressfri produktivitet"Forfattet av David Allen (David Allen). I sin ekspert på produktivitet og tidsstyring har vist hvor viktig det er å ha et velprøvd system for personlig, næringsliv og andre formål.
Allen innført et system som heter GTD, Som har bidratt til et stort antall mennesker få orden på sine saker. Som en slags skall kan det brukes til ulike tjenester som Wunderlist, Todoist, Trello og Evernote, men ofte er de altfor komplisert eller ikke tilstrekkelig funksjonell. Disse tjenestene har på ingen måte opplagt, men en verdig alternativ - «Google Spreadsheets ".
Fordeler fremfor andre apps
1. God visualisering = bedre forståelse
Lidelse, fysisk eller digital - er det virkelige problemet med de fysiologiske konsekvensene. En av de store - tap av effektivitet. Når du ser på listen over prosjekter, som opptar mye plass til tekst og alle slags investeringer, til hjernen starter panikk. På grunn av dette, blir du mindre produktive.
«Google Spreadsheets", i sin tur, - et sett av rader og kolonner. Selv når foran øynene dine 35 prosjekter, alle av dem er enkle elementer av tabellen: den kjente, kompakt og samtidig full av informasjon.
2. Lett å gå inn og redigere
God produktivitetssystem - er det en som er lett å legge inn informasjon. Ingenting skal forstyrre med tillegg av prosjekter og oppgaver, samt deres endring.
Å legge noe til bordet, nok til å klikke på cellen og skrive inn tekst. Det er ingen flått, og knapper - du bare skrive inn teksten alt som trengs.
Hvis det er nødvendig, til et sted legge til en kolonne, flette celler, og så videre - en rekke alternativer.
3. fleksibilitet
Enhver produktivitet av systemet må være fleksibelt nok. Du bør være komfortabel sortere og filtrere innhold basert på endrede prioriteringer. «Google Spreadsheets" lar deg lage filtre basert på ulike kriterier.
Noen mennesker som holder seg til GTD og andre systemer som brukes i hver oppgave sammenheng. Til hver av dem festet etikett som "@ telefon" eller "@ computer", kan du vise Bare de saker som er gjennomførbare hvor du er, og med de verktøyene som har fra deg under hånden.
I «Google Spreadsheets" er veldig lett å vedlikeholde egendefinerte filtre med flere kriterier. Du står fritt til å kalle disse filtrene som du vil, noe som gir raskere søk etter dem.
4. Enkelheten og bredden av kapasiteten
En av de viktigste fordelene med tabellene - sin enkelhet. Og fordi de er enkle å bruke, de gir rikelig anledning. Disse er arrangert med letthet og kommuniserer med annen informasjon.
Du kan opprette en celle med ren tekst, og du kan skrive en formel som kombinerer flere biter av data til funksjonen. Du bestemmer hvordan det skal knyttes dine data.
5. Cross-plattform
Alle de ovennevnte gjelder for alle programmer for å lage regneark: Microsoft Excel, Libreoffice, Openoffice Calc, Apple Numbers, og så videre. I alle - de samme grunnleggende prinsippene i rader, kolonner og formler. Men «Google Spreadsheets" operere helt i skyen, med rask og pålitelig.
Du står fritt til å arbeide med alle operativsystem, fra hvilken som helst enhet. Det er nok å ha en Internett-tilkobling og en nettleser installert.
eksempler på bruken
Din GTD-dokument kan inneholde så mange ark. Tenk deg at de har sju.
- prosjekter. Allen definerer et prosjekt som en oppgave, som består av mer enn to trinn, og gjennomføring av denne krever opp til 12 måneder. I listen, kan du gjøre noe - selv prosjektet kan bli erstattet motorolje.
- kommende virksomhet. En liste over ting du kan gjøre akkurat nå. Du kan angi omtrentlige datoer og prioritert gjennomføring.
- forventning. Ting som ytelsen du forventer fra andre mennesker. legge til relaterte prosjekter og skriv eventuelt, på siste gang du snakket med disse menneskene.
- agenda. Arbeidene som må diskuteres på de faste møtene. For eksempel, hvis du snakker med en kollega ukentlig ansikt til ansikt, og deretter fylle inn her som ønsker å forhandle med ham. Det er også mulig å legge til en kolonne med relaterte prosjekter.
- inkubator. List opp ting du ønsker å gjøre en dag, men som ennå ikke vet nøyaktig når.
- ukentlig gjennomgang. En sjekkliste over oppgaver som du utfører når Oppsummer uke. Dette kan være å sjekke eksisterende prosjekter og tillegg av nye, lukke "haler", og så videre.
- gjennomførte prosjekter. Skjære fullført prosjektet og sett den inn i listen og mark når det er ferdig. Hvis prosjektet bare måtte bli kvitt, er det også å bli registrert.
prosjekter
Antall kolonner i dette arket kan være forskjellig, men det er to hoved, hvor hele systemet hviler: "Prosjekt ID" og "Kommende saker."
Prosjekt ID - er dens unike nummer. Tildele identifikatorer strekker seg utover «Google-regneark." De kan holde alle dine organisatoriske systemet. For eksempel, hvis du lagrer filer og notater knyttet til prosjekter i de andre tjenestene, kan du bruke de samme tallene i dem. Dette gjør det betydelig raskere søk etter filer og informasjon, og lar deg ikke holde mange ting i tankene.
I spalten "Den kommende saker" sporet de tre aspekter av hvert prosjekt:
- hvor mange saker som er lagt til kategorien "Kommende saker";
- hvor mange elementer forbundet med dette prosjektet er å "Waiting" -kategorien;
- som elementer knyttet til prosjektet, som ligger på fanen "Agenda".
formel - en enkel funksjon av tellingen, som verifiserer disse tre kategoriene, og gir informasjon om hvor mange aktiviteter knyttet til dette prosjektet identifikator. Denne kolonnen kan du raskt finne prosjekter uten de oppgavene som utføres. Sekvensen av "0 | 0 | 0 "indikerer at det er nødvendig enten å legge til handlinger til prosjektet eller utsette den.
"Waiting" og "Agenda"
På disse sidene viser navnet på personen som du trenger fra ham, og når du blir bedt om det, det gjelder for ethvert prosjekt. Hvis du regelmessig møte med denne personen, så det blir sendt til "agenda". Når ser du ham bare av og til, og deretter legge den til "Waiting".
inkubator
I et intervju, Allen sa at hvis noen prosjekt for en uke ikke har beveget seg en tøddel, sender den til "Incubator". Ideen er enkel: hvis du ikke gjør et prosjekt på regelmessig basis, og deretter fjerne det fra listen, som er stadig på sinnet. På grunn av dette prosjektet er det et rot, og som en konsekvens av dette, er det en psykologisk barriere for gjennomføring av viktige saker.
Hver uke titt inn i "Inkubator" og enten endre status for prosjektet på "aktiv" eller ikke røre den, eller fjernes helt.
ukentlig gjennomgang
Denne kategorien hjelper sørge for at oppgavelister bidra til å forbedre din personlige og forretningsmessige liv. Så du må hele tiden vurdere disse listene og holde dem oppdatert.
"Weekly Review" kan bestå av spørsmål og ideer til refleksjon. Faktisk, denne listen over unike triggere som minner om behovet for prosjektet. Også hjelper det å sjekke om du fortsatt møte dine mål for ditt formål.
gjennomførte prosjekter
Hvis du trenger å huske utfallet av et prosjekt, for å hjelpe arket. Og selv om du vet hva prosjektet er avsluttet - for eksempel kastet deg det - at noen ganger er det nyttig å finne ut når du har gjort denne beslutningen.
«Google Spreadsheets" Nyttige funksjoner
notater
De kan brukes på flere måter. En av dem - å skrive ned alle mulige kommende saker for et bestemt prosjekt. Deretter kan du kopiere dem direkte i listen over "Kommende saker", og legger til ønsket sluttdato.
Notes er også nyttig for sitt tiltenkte formål. Legge til notater til status for prosjektet, for å feire viktige milepæler og legge nyttig informasjon.
For å legge til et notat, høyreklikker du på cellen og velg "Sett inn notat".
kommentarer
Kommentarene, i motsetning til notene er automatisk formatert hyperkoblinger som noen ganger kan være nyttig. Antall kommentarer vises i kategorien arket nederst. I tillegg til kommentarer, kan du samarbeide med andre brukere. De legger tilsvarende notater.