Hvordan du effektivt bruker GTD system livet

Dette materialet - en videreføring av artikkelen "Hvordan rydde opp i saker og alt for å holde tritt: Full guide GTD system». Først, er det verdt å bli kjent med det, som det forklart i detalj mange av begrepene som brukes.

Denne artikkelen - en trinnvis veiledning om hvordan du søker GTD i livet. Når du skriver, jeg bruker følgende retningslinjer:

• Allsidighet. Beskrevet her er universelle ideer, og bruke dem til å bygge en selv GTD system, som vil jobbe med akkurat de tjenestene som han ble vant.
• Enkelhet. Systemet skal være intuitivt lett å bruke. På oppføring og bearbeiding av informasjon må bruke et minimum av tid og energi, samt planlegging følgende handlinger. Bare da vil systemet fungere på lang sikt, selv etter lange pauser, for eksempel, hvis du går bort på ferie i en måned, da, når du kommer tilbake, vil du være i stand til å gjenopprette sin tilnærming til ledelse gjerninger.
• Pålitelighet. Det viktigste - det er å være trygg i sitt system, nemlig at glemmer ingenting planlagt, slik at du ser påminnelsen til rett tid.
  instagram viewer
• ved en viktig konsentrasjon. Systemet skal hjelpe deg å fokusere på hvordan du gjør i øyeblikket, og i de tilfeller som er viktig i det lange løp.
• Pleasure. saksbehandlingssystem og mål skal bringe deg glede. For eksempel, når du ligger på sofaen etter en hard dags arbeid med telefonen i hånden, slette fra listen over fullførte oppgaver, og få fra det en ekte glede. Spesielt når det er gjort mer vekst produktiviteten til tidsplanen.

5 hovedtrinn GTD system

Trinn 1. samling informasjon

Å samle absolutt alle ting, selv de minste, da er vårt sinn vil være klar og vi vil fungere som produktivt som mulig.

Det er derfor ikke standard arbeid listerFordi folk flest ofte fange opp bare de viktigste tingene, og hundrevis av problemer som ikke er så viktig, ikke ta hensyn til. Men det er et lite problem, regelmessig minner deg selv, bruke en betydelig del av hjernen ressurser og opprette flere opplevelser som fører til tretthet og stress.

En av de viktigste prinsippene i GTD system - det er fullstendig losset fra hodet av alle oppgavene og sette dem inn i et pålitelig system som vil hjelpe til rett tid til å tenke på viktige saker.

Fortsatt trenger å ta hensyn til at kurvene for å samle innkommende data bør være minimum. I en ideell - en. Da vil det være lettere å håndtere.

Trinn 2. informasjonsbehandling

På dette stadiet, er vi behandler informasjonen som er i vår "innboks" handlekurven.
Det er tre alternativer for hvordan vi kan gjøre på dette stadiet:

• Merke en oppgave som "handling", som peker til neste trinn i gjennomføringen og fristen. Du kan ikke angi fristenHvis det ikke er presis forståelse av når man skal utføre oppgaven.
• Flytt informasjonen i "katalogen" hvis det ikke trenger noe, men det kan komme godt med i fremtiden.
• Slette informasjonen, bestemme at det er "søppel": det er å gjøre med den ikke trenger noe, og hun kom ikke til nytte i fremtiden.

Trinn 3. handling organisasjon

Alle handlinger skje gjennom følgende trakt.

Filter 1 - "klipping"

Spør deg selv, må jeg virkelig nødt til å utføre denne handlingen? Når du er i tvil, slette.

Filter 2 - "Delegering"

Spør deg selv om du trenger å gjøre, da det virkelig har å utføre i person er jeg? Hvis ikke, delegere ansvar og peker sluttresultatet, de mellomliggende stadier av kontroll (viktige poeng) og fristen.

Hvis handlingen skal utføre det du flytter til neste filter.

Filter 3 - "handling"

Spør deg selv, vil denne handlingen ta flere 2-5 minutter? Hvis ikke, nå og frigjøre hodet. Hvis ja, drop-in.

Handlingene i systemet kan være av følgende typer.

"Neste trinn" - enkle oppgaver, som består av en enkelt handling (samtale, skrive, gå, og så videre). For eksempel vil handlingen "Change på hjul vinterdekk" består av følgende enkle trinn: ringe og gjøre en workshop, planlegge tid i kalenderen for å drive til rett tid bilverksted.

Slike handlinger er praktisk å samle lister over sted og prakt (kontekstlister). Det kan være en liste over "The Shop", der du skriver inn alt du trenger å kjøpe når du er i en butikk, eller en liste over "Stolen", der du legger avtaler og oppgaver som kan utføres i kveld etter jobb i hans favoritt stol. Eller en liste over "chef-spørsmål" hvor du skriver ned alle spørsmålene som du har til politimesterenSå for å løse dem alle på en gang.

Alle disse handlingene, jeg pleier å fikse eller "Google Kalender"(Møter og arrangementer) eller Todoist - skytjeneste, hvor det er praktisk å systematisere oppgaven.

"Projects" - oppgaver å utføre som krever mer enn ett trinn. Til prosjektet flyttet fra de døde punktet, er det nødvendig å beskrive de første skritt for å gjennomføre det, og for å legge igjen en påminnelse om det i en pålitelig system. Som et resultat av prosjektet blir til en kjede av enkle trinn, som hver kan gjøres i løpet av de neste fem minuttene, og få et resultat.

Prosjekter jeg plass på kortene Trello. Kortet er en ideell beholder for prosjekter, hvor du kan plassere:

• beskrivelse og hensikten med prosjektet;
• lenker til andre dokumenter på prosjektet;
• navnene på de ansvarlige;
• fristen;
• sjekklister med følgende trinn;
• kommenterer utkastet;
• de nødvendige filene, og så videre.

"Utsatt handling". Hvis vi ikke kan planlegge neste skritt uten ytterligere hendelser eller informasjon (for eksempel, vil vente til telefonen sende en kjent servicesentre, der du kan lønnsomt erstatte dekk), slik handling vi skal innføres i listen over "utsatt". Alternativt kan du sette en påminnelse om at du trenger noe å kontroll.

Slike lister over tilfeller kan være strukturert på en liste sammenheng. For eksempel lage en liste over de oppgavene som er overlatt til sin assistent.

List "Someday" Den inneholder verk som ikke krever aktive skritt nå, men vi ønsker å utføre i fremtiden.

Det kan være:

• bøkerOg video kurs som ønsker å kjøpe,
• nyttige ferdigheter som ønsker å lære;
• steder jeg ønsker å besøke;
• ting som jeg ønsker å kjøpe.

Du bør regelmessig se på denne listen, ta poster og gjøre dem om til mål å oppnå noe som du vil jobbe.

Trinn 4. regelmessig gjennomgang

For at systemet skal fungere, må du regelmessig gjennomgå de viktigste oppgaver og prosjekter for å fjerne de som ikke lenger er relevant, og den nye sorter etter prioritet og sendt til jobben.

Til en slik gjennomgang ble gjennomført på en regelmessig basis, følg disse tipsene:

• Permisjon i 30-60 minutter i tidsplanen for gjennomgang (opprinnelig en gang i uken ville være tilstrekkelig).
• Lag en sjekkliste eller planlegger en slik gjennomgang, som stavet ut sekvensen, at bak det som foregår. Denne planen bør ikke være for vanskelig, og gjennomgangen bør ikke ta deg for lang tid, ellers vil du rett og slett ikke vil gjøre det regelmessig.

Nedenfor - et eksempel på min sjekkliste med ukentlig oversikt. Jeg gjorde det i et format effekt Cribs med handlingen sekvens, som viser tjenester / dokumenter, som jeg ser. Du kan plassere den på vanlig listen eller trekke fra hånden til en ordning som er behagelig for deg.

Skrive ut fire slik sjekkliste for en måned. Under den ukentlige gjennomgang av ta en av dem i armene og bar fjernet fra listen. Denne enkle øvelsen vil motivere deg til å fortsette å gjennomføre slike vurderinger.

Trinn 5. handlinger

Når en plan er utarbeidet for en uke, for å flere levninger handle. Ikke la en av de viktigste feilene nybegynnere å jobbe med GTD system når for mye tid går med på organiseringen av oppgavene i stedet for selve gjennomføringen.

Her er noen tips for å gjøre handlingen mer effektiv.

1. Planer for dagen basert på planen for uken. Den deler av dagen i blokker, velge 2-3 enhet for å utføre viktige ting og et par kvartaler allokert til andre oppgaver. Varighet enheter - i gjennomsnitt 60-120 minutter. Blokken er satt inn mellom den frie tid for nødstilfeller.
2. Arbeid på systemet pomodoroFor dette kan du stille inn timeren. Sin essens er enkel: hver 25-30 minutters drift, ta en pause i fem minutter, og etter den tredje forretningsenhet - en lang pause (15-30 minutter). Det er totalt tre blokker på 30 minutter med pauser på fem minutter, etterfulgt av en lang pause i 15-30 minutter. I løpet av dagen kan du tilbringe 2-4 slike sykluser, avhengig av hvor ofte du er forstyrrende.
3. I løpet av de viktige saker enheter prøver å unngå å bli distrahert av andre mennesker og andre lyder (du kan inkludere en spesiell hodetelefoner musikk for konsentrasjon).
4. Avgjøre når energinivået et maksimum (for eksempel 7-9 am), og på denne tiden til å utføre de viktigste tingene som bringer deg nærmere personlige mål.
5. Har ikke tenkt så mange viktige ting å gjøre for dagen: det er nok 1-3. Det er viktig at på slutten av dagen, se på ting krysset ut i planen, er du fornøyd og har gjort en realistisk plan for i morgen.