"0 utsiden" - et klart system for å opprettholde null innboks
Arbeid Og Study Produktivitet / / December 23, 2019
E-post til mange er fortsatt ikke noe alternativ arbeidsverktøy og daglig lidelse. Someone sju innkommende brev, og han er nå demontere dem raskt. Noen har 46 medlemmer, men også razgrebot per dag, fordi det brukes. For hver person det er en viss terskel for innkommende e-poster per dag, som han kan håndtere uten forsinkelse behandlingen av neste dag, og følgelig uten å forårsake blokkeringer i den elektroniske boksen. Du kan ringe terskelen til en "naturlig".
Hvis bokstavene mer enn en person kan håndtere, må du endre din tilnærming til e-forvaltning. Dette vil øke terskelen til ønsket verdi i det enkelte tilfellet. Det bør være i stand til å behandle 100 bokstaver per dag? Så du kan og 100, bare bruke e-post til den riktige metoden. Hva? Hvem vil fortelle.
Den eneste indikasjon på at en person klarer med e-post er inkludert i null slutten av dagen. De viktigste prinsippene for god behandling av innkommende - den forståelse at for bokstaven foran deg. Først må du lære hvordan du nøyaktig klassifisere bokstavene og vet hva de skal gjøre med hver type.
Alle innkommende meldinger kan deles inn i syv kategorier:
- Du trenger ikke å svare, ikke nødvendigvis lese. Måten disse to bokstavene: arkivere eller slette. Hvis du får en vanlig nyhetsbrev, som blir aldri lest, så gjør deg selv en tjeneste - oppnå målet ditt. En handling i bytte for å bli kvitt dusinvis av slike brev i fremtiden. Vi ønsker å lære å takle strømmen av e-poster om dagen? Med mindre lettere å håndtere strømmen. Ikke vær redd for å gå glipp av noe viktig. Virkelig nødvendig informasjon kommer til deg på en annen måte, og dukker opp foran deg fortsatt minst én gang.
- Med vedlegg. Dette kan være et varsel om behovet for å betale for noe eller informasjonen for den nåværende eller fremtidig arbeid. For disse brevene er nyttig å opprette en egen mappe, men uten fanatisme. Er for mange mapper? Forenkle. For å finne noe rett da, jeg trenger ikke tusen mapper, og evnen til å bruke søkefunksjonen mailer.
- Svar valgfritt. Svaret synes å være ikke obligatorisk, men noen ganger nyttig tjeneste. Deretter fortsetter utelukkende på situasjonen.
- Med leveringstid for gjennomgang. Det er interessant å lese, men ikke nødvendigvis. Prøv å forholde seg til dette og det forrige kategori som mange brev som mulig. Dette er nøkkelen til effektivt arbeid med e-post.
- Må besvares i dag. Alt er enkel: ta en ansvarlig og nå, hvis noe virkelig haster, eller på slutten av arbeidsdagen.
- Må besvares, men ikke i dag. Det fine med e-post at hun ikke chat eller telefon. Ingen forventer, og bør ikke forvente en rask respons via e-post, hvis du ikke snakke om det i meldingshodet. Dersom fristen for et svar kalles en bestemt dag eller du kjenner deg selv og vet hvor lenge du må gi et svar, og deretter sette disse bokstavene i riktig mappe. For eksempel "Svar på mandag", "Svar på tirsdag," og så videre. Nå gjør deg selv en sjekkliste, hvor det er et element "prosess posten i morgen, utsatt for i dag." For slike formål, så er det spesialiserte verktøy for: RightInbox for Gmail, FollowUpThen.com og FollowUp.cc.
- Uforståelig brev. Det er brev som er vanskelig å være knyttet til noen av kategoriene. Ikke kutt seg refleksjoner for å ordne med slike brev refererer til en av de ovennevnte kategorier.
Basert på denne klassifiseringen, må vi № mapper for kategori 2, 3, 4 og 6.
Regler effektiv behandling av e-post
- Tillate 30 minutter på slutten av dagen for å få innboksen til null. Det er mer effektivt enn å prøve å umiddelbart svare på alle e-postene. Folk trenger ikke multitaske. Mindre distraksjoner og svitsjing - høyere effektivitet.
- Hva å gjøre med en inntrengende brev? Sett deg intervallet som å sjekke boksene for dagen. For eksempel, en gang i timen. Sjekk boksen på tilgjengeligheten av presserende og viktige brev, hvis ikke er tilgjengelig, går du tilbake til arbeid. Husk nytte av post: er ikke et middel for umiddelbar interaksjon. Det er mulig at problemet, som ble nevnt i en av de ikke haster e-post, uten din deltagelse vil bli avgjort av slutten av dagen, eller slutten av dagen vil du få mer informasjon som vil tillate å løse problemet raskere og mer effektivt.
- Til enhver tid, når du ikke sjekker e-posten, holde mailer lukket. Slå av varslinger. Kvitt deg med distraksjon tanke antall innkommende e-poster. Nå har du en annen jobb, og tiden for posten har ikke kommet ennå. I øyeblikk av tvil om riktigheten av denne tilnærmingen, husk: du er ikke et atomkraftverk, men selv om det var, da overoppheting av reaktoren du vil i alle fall bli rapportert via e-post.
- Bruk deres engasjement i tid for å avslutte arbeidsdagen til å fremskynde posthåndtering. Det er derfor det anbefales å demontere innboksen ned til null på slutten av dagen. Du har 30 minutter, og du vil raskt få en slutt på alt. Faktisk viser det seg et slags spill, men du kan og målbevisst geymifitsirovat behandling epost.
- Hold dem korte og til poenget.
- Vær positiv og vennlig.E-post kan bygge og ødelegge relasjoner. I stedet for å løse de virkelig viktige saker folk noen ganger forsøke å rulle den mest delikate og skjult motstander kalt en idiot, og all tekst er basert på dette. Det er ikke noe rart i det faktum, for å uttrykke sin positive sendte en lite hyggelig uttrykk i selve e-posten. Din vennlighet vil komme tilbake til deg, og korrespondanse vil være mye mer meningsfull og effektiv.
- Letters må rake i omvendt rekkefølge. Og den eneste måten. Det virker som det er mer logisk å starte med eldre e-post, men det er vårt mål - null innboks, noe som betyr at før slutten av dagen vi får selv de aller første e-posten du mottok. Hvis du gjør deg selv en tjeneste og begynner å forlate det siste brevet mottok i dag til i morgen, stopper hele prosedyren fungerer. Hvorfor studerer du vedkommende arbeidet med e-post hvis du ikke følger den grunnleggende regelen? Fortsette å jobbe som før, og lidelse.
- Åpne bare de nødvendige brev til arkivere eller slette resten. Vi også misbruk abonnement på unødvendige ting (abonnement Layfhaker, tvert imot, svært nødvendig) og som et resultat får mer informasjon enn det som kan leses. Hvordan skille de ønskede bokstavene? Det er en enkel, men svært effektive regelen: åpne bare de bokstavene som er adressert til en bestemt person for deg personlig. Resten - i en av de ovennevnte kategoriene i begynnelsen av artikkelen om situasjonen.
- Lag maler. Ofte svar på brevet ganske standard, det vil si, skriver du det samme. La merke til at du skriver dette uttrykket ofte? Lag en mal for rask copy-paste eller opprette den i posttjenesten.
- Hvis posten blir håndtert, og det er fortsatt tid, så du må bruke det rasjonelt. Gå til kategorien antall bokstaver 3, 4 og 6 og sette ting i orden der.
Denne håndboken, som er basert på, som du sa, er den rette typen, er et flott tillegg til de mer generelle tips for å arbeide med e-post fra Linkedin CEO Jeff Weiner. Ikke gå glipp av 10 tips for å håndtere e-post fra Leo Babauta. Faktisk er det mange flere måter presse ut det maksimale e-post. Prøv å søke teknikker for seg selv, analysere resultatene og ikke glem å la i kommentarfeltet dine egne tips for å forbedre effektiviteten av e-post.