Vi setter opp elektroniske dokumenthåndteringssystem i et par klikk
Arbeid Og Study Webtjenester / / December 24, 2019
Nytte forretningsdokumentoversettelse i figuren og i skyen. Men noen selskaper mener at det er for vanskelig så langt: ukjente begreper, er det uklart hvordan det hele fungerer. «megafon"Jeg laget en veldig enkel og praktisk elektronisk dokument system.
Litt historie og teori
Tilbake i 1960 organisasjonen i USA og Europa begynte å utveksle elektroniske data. Men elektronisk dokument hatt bare noen få store selskaper som hadde råd til det. Faktisk, felles standarder ville ikke utveksle elektroniske dokumenter. Mens i slutten av 1970 ikke snakker om elektronisk signatur.
Elektronisk signatur - det vil si informasjon i elektronisk form som er knyttet til de øvrige opplysningene i elektronisk form (Signert informasjon), eller på annen måte assosiert med slik informasjon og som blir brukt til å bestemme Signer informasjon.
Artikkel 2 i Federal Law "On elektronisk signatur"
Enkelt sagt, er det nødvendig for det elektroniske dokumentet for å validere autentisitet (forfatter), ekthet og integritet.
Den kryptografisk algoritme for å lage en primitiv digitale signaturer ble utviklet i 1977. Og syv år senere vedtok de felles europeisk utveksling EANCOM standard data (EDI).
På 1990-tallet, har mange europeiske land vedtatt spesifikke lover om elektroniske dokumenter og lovlig viktig dokument ble utført i elektronisk form. I Russland, en lov som ble vedtatt i 2011.
elektronisk dokumenthåndtering
Flere og flere selskaper automatisere interne forretningsprosesser, implementere informasjonssystemer og lagre data i skyen. I stedet for papir avtaler og handlinger kommer til elektroniske dokumenter. Timer loven.
Og hvis den interne optimalisering av de fleste selskaper håndtere mer eller mindre hell, det elektroniske dokumentet med entreprenører ofte ærlig halt.
Elektronisk dokumenthåndtering (EDM) - en juridisk betydelig dokument i elektronisk form mellom juridiske enheter og / eller enkeltpersoner.
En typisk situasjon: regnskapsfører er i sin regnskapssystem, sertifikat for ferdigstillelse, skrive ut og sende den med bud til motparten. Et par dager senere partneren fast regnskapsfører mottar og skanner dokumentet, og deretter manuelt gjøre ledningene i sitt regnskapssystem. Begge sider må oppbevare papirversjon av loven.
Elektronisk dokumenthåndtering i tider forenkler og hastigheter opp prosessen.
Fordeler med EDI
- Du trenger ikke å betale lønn til å betale kurer eller posttjenester.
- Arbeid med elektroniske dokumenter raskere og mer praktisk, og risikoen for at de blir borte på veien, er null.
- Du trenger ikke å lagre tonn papir på kontoret.
- Alle dokumenter er i en avstand på et klikk for å få tilgang til noen av dem kan være hvor som helst det er Internett-tilgang.
Hvordan sette opp EDI
Det er to grunnleggende måter å utveksle elektroniske dokumenter: direkte og gjennom en mellommann.
I det første tilfellet, må selskapet inngå en avtale med hverandre, noe som vil bli beskrevet i detalj prosedyren for og utvekslingsforhold, eller hver av de leverandørene skal ha en kvalifisert elektronisk signatur. For å oppnå det er nødvendig å gjelde for sertifisering sentrum akkreditert av Samferdselsdepartementet i Russland.
Men selv i nærvær av en kvalifisert elektronisk signatur, ikke alle dokumenter kan sendes direkte, for eksempel via e-post. Etter gjeldende lov kan en faktura sendes kun godkjent av Federal Tax Service XML-format elektronisk form.
Det er derfor mye enklere å sette opp elektronisk dokument gjennom en mellommann. "Megafon" Selskapet har utviklet en web-basert grensesnitt til form, signering og utveksling av regnskap og andre dokumenter mellom juridiske enheter. Med hjelp av revisor, leder eller sekretær vil være i stand til raskt å inngå en kontrakt med en ny partner, satt bekostning av leverandøren, eller ta et estimat fra entreprenøren.
I dette tilfellet vil alle dokumenter være systematisk og pålitelig lagret i personlig kontor i selskapet.
For å bruke EDI, må du ha en kvalifisert elektronisk signatur.
I den private kontor av portalen "elektronisk dokument" fra "Megafon" kan opprette nye dokumenter (uten signatur og send) og laste dem ned til den stasjonære datamaskinen.
Der kan du be om rapportering dokumenter for å kommunisere: regnskap, fakturaer og fungerer. Dokumenter produsert på denne måten er lovlig relevant og ikke krever utskrift eller kopiering på papir.
Selv en avtale om levering av mobile kommunikasjonstjenester "Megafon" kan konkluderes eksternt. For bedriftskunder, som har en elektronisk signatur er ikke nødvendig å bruke tid på å besøke selskapets kontor. Alt kan gjøres gjennom personlig studium. Raskt, og viktigst, helt gratis.
En annen fordel med elektronisk dokument fra "Megafon" er at det enkelt kan integreres med 1C. Hvis du arbeider med denne regnskapssystem, kan du laste opp dokumenter til portalen direkte fra 1C.
For å begynne å bruke "Electronic Document", må du:
- Meld deg på riktig portal.
- Koble til en gyldig elektronisk signatur system.
- Fylle ut en søknad for å bli med reguleringssystem elektronisk dokument.
De første 14 dagene du vil være i stand til å bruke grunnpakken "Promo". Det gir gratis sending av opp til to tusen av formalisert og ikke-formalisert til tusenvis av dokumenter. To uker - nok tid til å nyte alle fordelene med elektronisk dokument. Deretter kan du velge en tariff plan basert på virksomhetens mål.
Service "Elektronisk dokument" sparer penger og tid for registrering av transaksjoner og utveksling av dokumenter. Fordeler med tjenesten for å få fullt utbytte av agenter, distributører, franchisetakere, selskaper med filialstruktur, og vel som selskaper planlegger å effektivisere utveksling av dokumenter både internt og når du arbeider med partnere. Jo raskere forretningsprosesser, jo større fortjeneste. Enig, det er dumt å passere en slik beslutning.
Begynn å bruke gratis