Secrets av virksomheten epost-korrespondanse

Hva er e-post? I dagens forretningsverden, er det:

• Din ansiktet. Det er gjennom e-post, kan du skape et positivt bilde i øynene til motparten eller ødelegge førsteinntrykk.
• Din redskap. Mye av kommunikasjonen med omverdenen foregår via e-post. Så godt i besittelse av instrumentet, kan du forenkle livet stor.
• En kraftig distraksjon. Omverdenen prøver å nå deg, for å distrahere og villede avveie via e-post.

Fra disse stillingene og se til arbeid med e-post. La oss begynne med en enkel.

bokstaver dekorasjon

Jeg bruker Mozilla Thunderbird e-postklient, så jeg vil snakke fra sin eksempel. Opprett et nytt brev og gå fra toppen til bunnen av listen over felt.

Koma. Kopier. bcc

Kanskje noen ikke vet, men "Til" i Mozilla kan endres til "Kopi" eller "Blindkopi".

• hvem: Skriv det viktigste destinasjon eller flere destinasjoner skilles med semikolon.
• kopi: Skriv til hvem som skal lese brevet, men som vi ikke forvente en reaksjon.
• bcc: Skriv til hvem som skal lese brevet, men må forbli anonym for resten av mottakerne. Spesielt hensiktsmessig å bruke for masseutsendelser av forretningsbrev, som varsler.

feil i massedistribusjon å angi mottakere av feltet "Kopier" eller "Til". Flere ganger i året jeg får brev der mottakerne er oppført 50-90 i "Copy". Det er et brudd på personvernet. Ikke alle av mottakerne trenger å vite hvem andre du jobber med et lignende tema. Vel, hvis det er kjent med hverandre mennesker. Og hvis i listen over konkurrerende selskaper, hvilke ikke vet om hverandre? Minst en må være forberedt på ekstra forklaring, som et maksimum - en slutt på samarbeidet med en av dem. Ikke vær så.

riktig masseutsendelse sendt til ditt navn, og alle mottakere til å sette i feltet "skjule kopi."

Subject

Betydningen av emnefeltet blir ofte skrevet (noen ganger fornuftig) i sine corporate blogger profesjonelle tjenester Dispatches. Men det er ofte en tale om å selge brevene, hvor emnefeltet løser problemet med «epost bør åpne."

Vi diskuterer også den daglige forretningskorrespondanse. Her er tema løser problemet med "bokstav og forfatteren bør være lett å identifisere, og deretter å finne." Og din flid for å komme tilbake til deg i form av karma mange brev av svar, bare med prefikser re: eller fwdBlant som er nødt til å finne den rette brev om emnet.

Tjue bokstaver - er mengden av en dag korrespondanse av mellomledere. På entreprenører og bedriftseiere ikke snakker, har de en rekke brev er noen ganger overgår 200 og mer per dag. Derfor, når mer: ikke sende e-post med en blank tema.

Så, hvordan du skal formulere emnefeltet?

Vi er i hans "himmelen" er anbefalt for eksterne skrive bokstaver i emnefeltet: "Himmelen ".. I interiøret - bare innholdet i emnefeltet i de tre-fem ord uten prefikser.

Feil nummer 1: Bare firmanavnet i emnefeltet. For eksempel, 'Sky' og alle. For det første, sikkert du er en av bedriftens kommunikasjon med motparten. Dernest, ingen mening et tema bidrar ikke, fordi bedriftens navn, og så kan ses fra adressen. Tredje, gjett hvordan det vil se din egen boks med denne tilnærmingen til kommunikasjon? Som dette.

Det er praktisk å se på slike emner?

Feil nummer to: Flashy markedsføring tittelen. Det er flott hvis du vet hvordan du skal skrive slike overskrifter. Det er bare om bruken er riktig å disse ferdighetene i forretningskorrespondanse? Husk formålet med virksomheten emnefeltet: selger ikke og gir identifisering og søk.

»

Den teksten i brevet

Det er mange guider på å skrive tekster for ulike anledninger. For eksempel, mye nyttig informasjon på Maxim Ilyahova, Alexander Amzin og andre mestere av ordet. Jeg anbefaler deg å lese sine artikler i det minste for å øke den generelle bevisstheten og forbedre den generelle skrivestil.

I prosessen med å skrive brev, må vi konsekvent gjøre flere beslutninger.

høflighet spørsmålet. I begynnelsen av brevet kan bli uskarpt i høflighet eller kjærlighet i ånden av "Min kjære Rodia, for to litt over en måned, som jeg ikke har snakket med deg skriftlig, som hun var lidelse, og til og med andre natten sov ikke, Jeg tenker. " Veldig høflige og svært kostbare, både i tid ved å skrive dette innlegget, og med tiden en person på hans lesning. Korrespondanse etter business, husker du? Ikke brev-skriving konkurranse og ikke en Raskolnikovs mor og forretningskorrespondanse.

Vi respekterer din tid og mottaker!

Representere og ligne forholdene på kjærlighet gir mening bare i den første meldingen sendes etter flyktig møte på utstillingen. Hvis dette er en videreføring av samarbeidet eller nåværende korrespondanse, i den første bokstaven på dagen for å skrive: "Hei, John," i andre og senere: "John ...".

appell. Jeg har alltid vært opptatt av spørsmålet, som å slå til i brevet, dersom antall mottakere. Nylig skrev jeg et brev, adressert til tre jenter som heter Anna. Ikke tvile, skrev jeg: "Kjære Anna" aldri steget. Men så heldig å ikke alltid.

Hva om mottakeren av tre, eller syv, og de ikke har samme navn? Du kan liste navnene: "God ettermiddag, Rodion, Pulcheria, Avdotya og Petr Petrovich." Men det er lang og tar tid. Det er mulig å skrive: "Kjære kolleger".

Jeg for meg selv bruke en regel å bruke navnet til den som står i "Til" -feltet. Og til de som er i kopien gjelder ikke i det hele tatt. Dette er vanligvis på samme tid gjør det mulig å definere mer presist en (!) Brev til adressaten og hensikten med dette brevet.

sitat. Ofte korrespondanse er en samtale med spørsmål og svar - med andre ord, dialog. God praksis å ikke slette loggen for korrespondanse og skriv svaret ditt på toppen av sitert tekst som, tilbake til denne korrespondansen innen en uke, var det lett å lese dialogen fra topp til bunn i synkende dato.

For noen grunn, bør standardinnstillingen i Mozilla "Plasser markøren etter den siterte teksten." Jeg anbefaler det for å endre menyen «Verktøy» → «Kontoinnstillinger» → «Forberedelse og adressering." Det bør være slik.

Hensikten med brevet. Forretningsbrev er av to typer:

• når vi bare informere samtalepartner (for eksempel en rapport om arbeidet som er gjort i løpet av den siste måneden);
• og når vi vil ha noe fra samtalepartner. For eksempel, han gikk med på å vedlagte faktura for betaling.

Som regel, oppfordrer bokstavene mange ganger mer enn den rapporteringspliktige. Hvis vi ønsker å oppnå noe fra kilden, er det svært viktig å si om dette i et brev i ren tekst. Kallet til handling bør ledsages av en melding på vegne av og gå den siste setningen i brevet.

feil"Porfiry Petrovitsj, jeg vet hvem kutte ned en gammel dame."

riktig"Porfiry Petrovitsj, kuttet jeg ned en gammel dame, kan godta at jeg ble arrestert på tiltak slitne til å lide!".

Hvorfor korrespondent must for deg å tenke, hva du skal gjøre med dette brevet? Tross alt, kan det ta og feil beslutning.

signaturtekst. Det må være. Spesielt alle e-postklienter kan du tilpasse autosubstitution signatur f.eks den klassiske "Vennlig hilsen ...". I Mozilla dette gjøres i menyen «Verktøy» → «Kontoinnstillinger ".

Å skrive eller ikke skrive kontaktene i signaturen - en privatsak. Men hvis du er en eller annen måte knyttet til salget - er det obligatorisk å skrive. Selv om transaksjonen ikke skjer på grunnlag av kommunikasjon i fremtiden, kan du enkelt finne på kontaktene i signaturen.

Til slutt, en annen funksjon i meldingsteksten for de informantene som ikke liker (det ikke kan, ikke vil ha, ikke har tid) til å svare på e-poster. Indikere i standard meldingsteksten. For eksempel "Porfiry Petrovitsj, hvis ikke kommer til å arrestere meg før 12:00 fredag, jeg anser meg selv å bli benådet." Selvfølgelig må perioden være ekte (det er ikke nødvendig å sende teksten i eksempelet på fredag ​​på 11:50). Mottakeren må være i stand til å fysisk lese og bestemme for brevet ditt. Denne "default" avlaste deg om ditt ansvar for frafallet av samtalepartner. Som alltid, til bruk av denne brikken bør nærmet intelligent. Hvis en person er på tid og regelmessig svarer på e-post, er denne ultimatum det hvis du ikke skade dem, en liten strekk eller føre til en beslutning om ikke å svare på brevet akkurat nå, og få deg til å vente på fredag.

vedlegg

Letters ofte med vedlegg: CV, business forslag, kostnadsanslag, tegninger, skannede dokumenter - et veldig nyttig verktøy, og samtidig en kilde til populære feil.

feilEn stor mengde av investeringen. Brevene kommer ofte med vedlegg opp til 20 MB. Som regel skanner det hva noen dokumenter i TIFF-format med en oppløsning på 600 dpi. I nyhetsbrevet korrespondent nesten helt sikkert henge i noen minutter i et fåfengt forsøk på å laste ned en forhåndsvisning av vedlegg. Og Gud forby mottakeren prøver å lese dette brevet på telefonen ...

Personlig, jeg umiddelbart slette slike meldinger. Ikke ønsker brevet dukket opp i kurven før du leser? Sjekk størrelsen på vedlegget. Det anbefales at det ikke være mer enn 3 MB.

Hva hvis mer enn?

• Prøv å sette opp skanneren til et annet format og oppløsning. For eksempel, i PDF eller 300dpi skanner fått ganske lesbar.
• Tenk om et program som WinRar Archiver eller 7zip. Noen filer komprimere veldig godt.
• Hva om en stor vedlegg og komprimere det ikke fungerer? For eksempel, veier nesten tom regnskap basen 900 MB. Kom til unnsetning informasjon sky lagring: Dropbox, Google Drive, og lignende. Noen tjenester, som for eksempel Mail.ru, automatisk konvertere en stor investering i en referanse til sky lagring. Men jeg foretrekker å styre sin egen informasjon som er lagret i skyen, slik at automatisering av Mail.ru ikke velkommen.

Og en anbefaling ikke er helt klart om investeringene - deres navn. Det bør være forståelig og akseptabel for mottakeren. Når vi er i selskapet utarbeidet et tilbud for å nevne... la det være Fjodor Dostojevskij. Jeg fikk et brev fra lederen av prosjektet for godkjenning til CP, og vedlegget var en fil som heter "DlyaFedi.docx". Med sjefen, sendte meg denne, en dialog som ligner på følgende:

- Kjære Manager, er du personlig villig til å nærme seg dette respektert mann og kaller ham i ansiktet Fedor?

- Når du er der, respektert som person, det hele med mitt navn kalt.

- Hvorfor er du et vedlegg som heter "DlyaFedi"? Hvis jeg nå vil sende til ham, tror du han vil kjøpe våre akser i denne håndboken?

- Jeg kommer til å endre navn ...

Hvorfor lage tidsinnstilt bombe - den potensielle kunden feil - eller lage selv ekstra arbeid ved å endre navnet på filen? Hvorfor ikke umiddelbart navngi vedlegget er korrekt: "DlyaFodoraMihaylovicha.docx" eller enda bedre - "KP_Nebo_Topory.docx".

Så, med e-post som "ansikt" er mer eller mindre sortert ut. La oss gå videre til e-post vurderingen som et verktøy for effektivt arbeid og snakke om det distraherende komponent.

Arbeide med bokstaver

E-post - er et kraftig distraksjon. Som med alle distraksjon, må posten bekjempes ved innstramming av reglene og implementering timeplan.

På et minimum, må du deaktivere alle meldinger om ankomsten av post. Hvis e-postklienten er konfigurert som standard, vil du bli varslet og et lydsignal, og blunket ikonet ved siden av klokken, og vil vise en forhåndsvisning av brevet. Kort sagt, gjør alt for å først rive deg bort fra hardt arbeid, og deretter stupe ned i avgrunnen av uleste e-poster, og unvisited utsendelser - minus en time eller to av livet.

Noen kraftig viljestyrke kan du ikke bli forstyrret av meldingen, og vanlige folk er det bedre å ikke friste skjebnen og deaktivere dem. I Mozillla Thunderbird er gjort gjennom menyen «Verktøy» → «Innstillinger» → «Basic» → «Når nye meldinger."

Hvis det ikke er noen varsler, hvordan å forstå at det er et brev?

Veldig enkelt. Du selv, bevisst sette av tid til å analysere e-post, åpner du e-postklient og se alle uleste meldinger. Dette kan gjøres to ganger om dagen, for eksempel til lunsj og om kvelden eller i løpet av nedetid, sier, i trafikkork.

Folk spør ofte hvordan responstiden, og hastebrev? Svaret er: du trenger ikke haster brev i posten. Med mindre du jobber i kundesupport avdeling (i denne delen arbeidsordning via e-post).

Hvis det er presserende brev, vil avsender varsle deg via andre kanaler - telefon, SMS, Skype. Så du bevisst gå ned i e-postklienten og behandle haster e-post. Alle guruene tid ledelse (for eksempel Gleb Archangel med sin "Getting Things Done") erklærer standard svar via e-post innen 24 timer. Dette er den vanlige regelen for etikette - ikke vent ved samtale umiddelbar respons via e-post. Hvis det er et presserende brev å varsle på en rask kommunikasjonskanaler.

Så har vi slått på varslingen for å inkludere e-postklient på timeplanen.

Hva gjør du når vi gikk til postkontoret og gjør aktiviteter med tittelen "gjør" e-post? Hvor er begynnelsen og slutten av dette arbeidet?

Jeg har hørt mye om null innboksen system, men dessverre ikke møtt en eneste person å bruke det. Det var nødvendig å oppfinne en sykkel. Artikler om dette emnet må Layfhakere. For eksempel "null innkommende». Nedenfor vil jeg snakke om ordningen med null innboksen i min tolkning. Jeg ville være takknemlig hvis GTD guru påpekte i kommentarfeltet, utfylle eller forbedre systemet beskrevet.

Det er viktig å forstå og akseptere at e-post - dette er ikke en oppgave scheduler og arkiv for din virksomhet. Derfor bør mappen "Innboks" alltid være tom. Hvis du kommer til eksamen inkludert, ikke stoppe og ikke bli distrahert uansett hva, inntil denne tømme mappen.

Hva å gjøre med spam i innboksen din? Vi trenger å gå fortløpende for hver bokstav, og fjerne det. Ja, bare velge den og klikke på tastaturet Slett. Hvis du ikke kan få meg til å slette en bokstav, må du bestemme hva du skal gjøre med det.

1. Du kan svare på det i tre minutter? Må jeg svare på det? Ja, vi har, og svaret vil ikke ta mer enn tre minutter, deretter svare umiddelbart.
2. Møte behovet, men svaret forberedelser tar mer enn tre minutter. Hvis du bruker en oppgave planlegger, slik at for å konvertere e-post til oppgaver, turn epost til en oppgave, og glemme for en stund om det. For eksempel, jeg bruker helt fantastisk tjeneste Doit.im. Den lar deg lage en personlig e-postadresse: videresendt til ham et brev, og det blir et problem. Men hvis du ikke har oppgaven planleggeren, overføring brev til undermappen "0_Vypolnit".
3. Etter et raskt svar på et brev, snu den til en oppgave eller en enkel undersøkelse er nødvendig bestemme hva du skal gjøre med denne meldingen på: sletting eller sende til en bestemt mappe for lang lagring.

Her er noen mapper for langsiktig lagring jeg har.

• 0_Vypolnit. Jeg har en mappe finnes ikke, men hvis du ikke har en planlegger, nok en gang, her kan du legge til bokstaver, som krever detaljert studie. Denne mappen må også rengjøres regelmessig, men med en gjennomtenkt tilnærming i tildelt tid på det.
• 1_Sprav. Her la jeg brevet med bakgrunnsinformasjon: Velkommen e-post med innlogginger fra ulike web-tjenester, billetter på neste fly, og så videre.
• 2_Proekty. Den inneholder et arkiv av korrespondanse av partnere og prosjekter, som har en gjeldende forhold. Naturligvis, for hvert prosjekt eller partner avviklet en egen mappe. Partneren mappen jeg kaste brevet ikke bare av sine ansatte, men også brev fra ansatte i "himmelen", i forbindelse med denne partneren. Det er veldig praktisk: hvis nødvendig, all korrespondanse på prosjektet på hånden i et par klikk.
• 3_Muzey. Jeg er her for å dusje disse brevene og fjerne synd, og deres fordeler er åpenbare. Også her migrere mapper med et lukket prosjekt av "2_Proekty". Kort sagt, "Museum" lagret første kandidater for sletting.
• 4_Dokumenty. Det er brev med elektroniske prøver av dokumenter som kan være nyttig i fremtiden for regnskapsavdelingen, for eksempel, fungerer av avstemminger fra kunder billetter til turen. Folder i stor grad overlapper med mapper "2_Proekty" og "1_Sprav", men det holder regnskapsinformasjon, som i "2_Proekty" -mappen - ledelse. I "4_Dokumenty" - døde informasjon, og "2_Proekty" - Live.
• 5_Znaniya. Her satt jeg bare veldig nyttig mailingliste som jeg ønsker å komme tilbake i tid for inspirasjon eller søk etter løsninger.

Det er andre innstillinger i e-postklienten, viktig for dette systemet. For det første, i Thunderbird standard blir kontrollert "Mark melding lese." Jeg foretrekker å gjøre det bevisst, så boksen off! For å gjøre dette, gå til menyen «Verktøy» → «Innstillinger» → «Avansert» → «Lese og display."

For det andre, bruk filtre. Jeg pleide å aktivt bruke filtre på avsenderadressen automatisk videresende e-post til riktige mapper. For eksempel, brev av advokat flyttet til mappe "advokat". Jeg forlatt denne tilnærmingen av flere grunner. Den første er et brev fra en advokat i 99% av tilfellene er relatert til ethvert prosjekt eller partner, og derfor underlagt bevegelsen i denne mappen eller prosjektpartner. For det andre, bestemte jeg meg for å legge til bevissthet. Du må bestemme hvor du vil lagre en bestemt bokstav, og se etter de ubehandlede innlegg enklere å bare ett sted - i innboksen din. Nå filteret brukes kun for eksterne mapper vanlige automatiske meldinger fra ulike systemer, det vil si bokstavene som ikke krever meg å ta beslutninger. Filtre i Mozilla Thunderbird er konfigurert i menyen «Verktøy» → «Message Filters".

Så, med riktig tilnærming til e-post bør gå fra 10 til 60 minutter om dagen, avhengig av volumet av korrespondanse.

Oh, og en mer. Du har allerede deaktivert melding om ankomst av nye meldinger? ;)