Hvordan organisere en kul event på egenhånd

Jeg ønsker å organisere et arrangement selv. Hvor skal jeg begynne?

Tenk på ideen om hendelsen. Det bør ikke være en abstrakt idé, men en veldig bestemt mål. Klart svar på tre spørsmål:

Det jeg ønsker å organisere?

Så du definere formatet av hendelsen. Det kan være en fest, festival, Foredrag eller film screening. Tenk, for hva publikum gjør du det, og hvor mange personer du ønsker å tiltrekke seg.

Hvor er tilfelle?

Basert på størrelsen, bestemme hva du trenger et sted. For eksempel, et lukket rom for 200 personer, et auditorium for 500 personer og uteområde for 70 personer.

Når arrangementet skal finne sted?

Velg nøyaktig dato på forhånd å ha tid til å gjøre alt i tide. En liten hendelse for 100 personer kan være forberedt for måneden, og musikkfestival 1000 mennesker - ikke mindre enn seks måneder. Jo før du bestemmer deg, jo lettere vil det være å finne et sted.

Ferdig idé ville være: "Jeg ønsker å gjøre en techno fest på stranden 31. august til ære for den siste dagen i sommer. Til partiet må være minst 200 personer og to gjest DJ. "

Jeg kan gjøre alt selv?

Neppe. Mange saker, og i dag bare 24 timer. Derfor, for å samle likesinnede lag bedre, mellom hvilke du dele alle oppgavene. Vel, hvis plakatene vil trekke designeren, for å fremme prosjektet - en erfaren SMM-spesialist, og sette opp utstyr - zvukach.

Ikke vær redd for å delegere noen av oppgavene til andre. Det viktigste at de var interessert i resultatet og de kunne stole på. Du seriøst gjøre livet ditt enklere ved å tildele produsent av hendelsen. Hans oppgave - å løse alle problemer og konflikter, veilede et team og ta ansvar for hva som skjer.

Hvis du ikke vet hvor du skal lete etter de riktige personene til å hjelpe elektroniske tjenester:

• EventCatalog.ru - største database over nettsteder og entreprenører.
• theGIFTED - Øyeblikkelig søk av arbeidere og interessante karakterer.
• youdo - søker etter frivillige eller ansatte for en liten avgift.

Teamet er, hva du skal gjøre nå?

Lag en liste over alle tilfeller. Du vil sikkert må vurdere begrepet arrangementet, definere budsjettet, finne og forberede seg på rommet, invitere musikere til å leie utstyr for å gjøre bannere, organisere catering (mat levering og forsyning og drikker). Stopper ikke før den siden av hvert element vil ikke bli kontrollert.

Komme sammen som et team, diskutere handlingsplanen og tildele ansvar. Alle trenger å forstå hva han sier. For alle oppgaver sett fristen.

bruk Trello eller "Google Spreadsheets"Å arbeide med oppgavene. Beleilig, når det er tilgang til dokumentet i hele laget.

Pass på å skrive ned alt det nye nummeret til kontaktene dine. Bedre å gjøre det på en "Imya_Dolzhnost_Data hendelse." For eksempel "Vlad Fotograf 15,07." Så vil du ikke bli forvirret.

Jeg er redd for å glemme noe. Kan jeg ha en grov plan?

Mulig. Standarden Planen er som følger:

1. Arrangere møter med frivillige, lag og sponsorer.
2. Forbered billetter, hotell og transport til de inviterte gjestene.
3. For design og skrive ut brosjyrer, plakater, merkede T-skjorter og alt annet du trenger på forhånd for å male og skrive ut.
4. Lease og forberede området. Tenk om steder for besøkende, personell, utstyr og parkering. Harmonisere listene over gjester og arrangører fra eierne av nettstedet.
5. Fore tidspunktet for hendelsen - at en gang vil skje. Du må vite det nøyaktige øyeblikk når maten blir servert, og da sa bly.
6. Leie utstyr. Minimums av: bærbar PC, høyttalere, mikser, to mikrofoner, en skjerm og en projektor. Ved store arrangementer er nyttig for kommunikasjon med radio team med et headset.
7. Å forhandle med fotograf og videofotograf. Fastsette mandatet, å bli enige om vilkårene og signere en kontrakt.
8. Ansette personale: sikkerhet, garderobe, servitører, rengjøring. Antallet mennesker avhengige av hendelsen. Det er mulig at du ikke trenger ekstra arbeidskraft eller frivillige kan bli funnet.
9. Finn lederen. Dette er viktig. Fra det vil avhenge av stemningen av gjestene og den generelle atmosfæren av hendelsen.
10. Tenk gjennom logistikk for å utfri de mennesker, utstyr og mat til stedet for hendelsen og tilbake.

Abnormitet - normen snarere enn unntaket. Gi en plan B for hvert punkt: hva du skal gjøre hvis du plutselig gi opp i retten? Og hvis det er problemer med lyden? Og hvis det begynner å regne?

Jeg er ikke sikker på at jeg kan finne penger til prosjektet. Hva er mine alternativer?

Først beregner omtrentlig budsjett for arrangementet og lage et budsjett. heed alle utgifter: Lokaler, utstyr, inviterte gjester, reklame, utskrift, logistikk, catering, team. For eksempel inkluderer kostnadene for de inviterte gjestene billettering, overnatting, måltider, transport og avgifter. Utgifter til kommando: betale telefonregninger, mat, kjøpe rekvisitter.

Når du forstår nøyaktig hvor mye du trenger, begynne å samle inn penger. Hvor du finner dem - det avhenger av formatet på hendelsen.

Hvis du arrangere noe sosialt signifikant (festival for graffiti, populærvitenskapelige foredrag for skolebarn), kan du søke om stipend for å starte innsamlingsaksjon for Planeta.ru eller tiltrekke seg frivillige.

Hvis du gjør et kommersielt arrangement - se etter en sponsor interessert i PR. Lag en vakker presentasjon og tydelig beskrive hva gagne sponsor vil komme til å delta i prosjektet og hva som kreves av ham. Bare vær ærlig og ikke love hva som ikke kan gjøre. Du vil ha en bedre sjanse for å lykkes hvis målgruppen for ditt arrangement for å falle sammen med målgruppen av sponsorfirmaet.

Hvis du organisere et bryllup beste venn - Koble venner og bekjente. De kan gi deg et egnet sted, teknologi og kjøring.

En god måte å redusere budsjettet for kommersiell virksomhet - å prute med entreprenører og arbeid på en byttehandel basis. Dyreste entreprenører - catering og alkoholholdige bar. Sett dine vilkår, fore klare mandat og ikke nøl med å be om en rabatt.

Hva du skal se etter, til alt var på høyden?

Viktig hver eneste detalj, selv antall toaletter og tilstedeværelse veloparkovki. Men det er fem hovedelementer som avgjør suksess for enhver hendelse:

• Light. Godt lys - dette er når scenen er tydelig, søkelyset er ikke blind, og gjestene vil ikke falle stygge skygger.
• Sound. Sjekk teknikken et par ganger, justere mikrofon og bli enig med eieren av rommet støyforskrifter på stedet.
• Renhet. Ingen søppel, skitne gulv og innskuddet toaletter.
• Sikkerhet. Lær evakueringsplanen og drive opplæring for lag og frivillige. Alle bør vite hvor nødutganger, brannslukningsapparater og førstehjelpsutstyr.
• Temperatur. Ingen bør ikke være for varmt eller for kaldt - er det nødvendig å kontrollere luftsirkulasjonen og service balsam. Behagelig temperatur inne i den varme årstid - 23-25 ​​° C, i kulden - 22 til 24 ° C. Hvis du bruker en musikkfestival, bør temperaturen være lavere (20-22 ° C), fordi etter dansescenen i det hele tatt vil definitivt være varm.

Hvem trenger å være koordinert aksjon for å unngå å bli kastet ut av politiet?

Du trenger for å forberede to varslinger: administrasjonen av byen og til politiet (hvis hendelsen er mindre enn 2 000 personer). De kan sendes per post eller bud, to kopier av hvert organ. Hvis du planlegger en hendelse, som vil være mer enn 2 000 personer, må du i tillegg sende melding til regjeringen i regionen og det regionale politiet.

Innkallingen er skrevet i fri form: det er nødvendig å spesifisere at du ønsker å bruke, hvilket navn og formålet med arrangementet, hvor og når det vil skje, hvor mye som forventes av deltakerne, som arrangørene. Eksempler oppdateringer søke på Internett.

Å inngå kontrakter med alle leverandører som leverer deg teknikken, catering eller gi leie plass. Forhandle klart alle detaljer og sørge for at de er enige. For eksempel, dersom det er avtalt at sluttrengjøring av lokalene av eier, bør elementet være i kontrakten.

Hvordan annonsere arrangementet med om det så mange som mulig?

Gi den et navn og en logo. La designer vil trekke plakater og utvikle en bedrifts identitet. Lag en enkel side med informasjon om hendelsen - for eksempel Tilda.

Sende ut en pressemelding med informasjon om hendelsen, hva, når og hvor du tilbringer, som arrangørene, samarbeidspartnere og interessenter. Prøv å interesse journalister. Ikke skriv for tørke og sende pressemeldinger til spesialiserte media - de som har samme målgruppe som ditt arrangement. Kontakt redaksjonen på de fleste nettsteder kan bli funnet i den offentlige sfæren.

Ikke glem om opprykk i sosiale nettverk. Lag en avtale i Facebook, «VKontakte" og hendelser nettstedet på Instagram. Kjør målrettet annonsering og viser riktig konfigurert: det skal bare vise målgruppen til reklame budsjett ikke gå til spille. Spør de store urbane samfunn og bloggere til å snakke om ditt arrangement på sidene sine. Hvis du ikke er god på SMM, lese blog "Netologii" - det er mange nyttige materiale om opprykk i sosiale nettverk.

Alt er klart. Noe annet du trenger å gi?

Være fullt forberedt. På arrangøren bør alltid være lastet med telefon og internett-tilkobling, batterilader, laptop erstatning, forlengelseskabel, HDMI-adaptere for alle mulige kontakter, klistremerker, bånd, flere lightere, skrivesaker kniv, teip og smertestillende i tilfelle verke hode.