20 effektive teknikker for tidsstyring

1. Regel 1-3-5

Arbeidstidene dine på dagtid er begrenset, og 1-3-5-regelen lar deg bruke det mest klokt. Essensen er som følger: på en dag kan du bare gjøre en stor oppgave, tre mellomstore og fem små. Totalt ni saker, ikke mer og ikke mindre. Regelen vil bidra til å gradvis rydde opp mursteinene, være i tide og ikke overarbeide.

2. Regelen om tre

For de som ikke stemmer overens med tall eller ikke kan gjøre ni ting om dagen, sier Chris Bailey, forfatter avMitt produktive år", oppfunnet regel på tre. Den sier at det å gjøre de tre viktigste tingene hver dag er nok til å være produktiv.

I stedet for å spre energi og oppmerksomhet over et par dusin elementer på en sjekkliste, er det bare å velge de tre viktigste oppgavene for dagen og fokusere på dem. Velg tre til neste dag, og så videre. Dette vil holde deg fokusert. Den samme regelen kan brukes til å sette mål for uken, måneden eller året.

3. Metode 10 minutter

Har du noen oppgaver som du ikke vil starte? Si til deg selv: "Jeg vil bare gjøre dette i 10 minutter, og så vil jeg hvile meg." Mest sannsynlig vil du i løpet av denne tiden bli involvert i arbeidet og ikke lenger være i stand til å stoppe.

4. Pomodoro

Dette system oppfunnet av Francesco Cirillo for å gjøre det lettere å forberede seg til eksamen. Det hjelper å fokusere mennesker som lett blir distrahert. Det er også en god måte å kontrollere hvor mye tid du bruker på en bestemt jobb.

Slik fungerer Pomodoro: du tar en tidtaker og stiller den til 25 minutter. Etter det, fokuser på arbeidet ditt. Når de 25 minuttene er oppe, hviler du i 5 minutter og gjentar det igjen. Etter fire sykluser vil du ha en stor pause på en halvtime.

5. Metode 90/30

Metode 90/30 brukt av forfatter og blogger Tony Schwartz, Buffer medstifter Leo Widrich, litteraturkritiker Benjamin Che Kai Wai og gründer Thomas Oppong.

Essensen er som følger: du jobber hardt i 90 minutter, hviler deretter i en halv time og gjentar deretter syklusen. Samtidig bruker du de første 90 minuttene til den viktigste oppgaven du må gjøre i løpet av dagen, og viet de neste segmentene til mindre viktige saker.

Ifølge undersøkelserDen Enchanted World of Sleep Yale-spesialist Peretza Lafee, 90 minutter er den optimale tiden der en person effektivt kan fokusere på en oppgave. Og en halvtime er nok for en fullstendig hvile, noe som bekreftes av forskningSøvn og våkenhet nevrofysiolog Nathan Kleitman.

6. Metode 52/17

Dette er en privat versjon av den forrige metoden. Det er ikke annerledes bortsett fra i tall: du jobber 52 minutter, og hviler deretter i 17 minutter. I følge eksperimentetRegelen 52 og 17: It's Random, But it Ups Your Productivityutført av The Muse rekrutteringstjeneste ved hjelp av DeskTime-appen, hjelper disse tidslommene deg med å holde deg produktiv og unngå overarbeid. Bruk derfor 52/17 metoden hvis du føler at du ikke er sterk nok til å jobbe 90 minutter i strekk.

7. Spiser frosker

Metoden kom opp medSpis den frosken: Brian Tracy forklarer sannheten om frosker motiverende foredragsholder og forfatter av bøker om egenutvikling Brian Tracy. Han kaller "frosker" ubehagelige og vanskelige oppgaver som du må fullføre, til tross for motvilje. Gjør en ting fra begynnelsen av dagen - spis frosken. Og da blir det lettere for deg: Du vil kaste denne steinen fra sjelen din og sikre deg et godt humør for hele dagen.

8. Tidsblokker

Oppgavelister har en ubehagelig funksjon: de gir absolutt ikke en idé om hvor lang tid denne eller den aktuelle virksomheten tar. "Kjøp brød" og "Fullfør rapport" utgjør en linje i listen, men disse oppgavene er makeløse når det gjelder kompleksitet og betydning.

En kalender er mye bedre enn en oppgaveliste: den lar deg visuelt kontrollere tiden. Du ser en stor blokk og innser at oppgaven ikke er enkel. Så prøv teknikken “tidsblokker»: Plasser dem i kalenderen og tildel tid til hver i henhold til kompleksiteten i oppgaven. Og mens du gjør denne eller den oppgaven, ikke bli distrahert av andre.

9. GTD

GTD (Få ting gjort) Er et produktivitetssystem oppfunnet av forretningscoacheren David Allen. Hovedprinsippene er som følger:

1. Skriv ned alle dine aktiviteter og ideer på ett sted, den såkalte Innboksen ("Innboks").
2. Sorter innboksinnholdet ditt med jevne mellomrom ved å prioritere og timing oppgaver. Ordne notater i mapper i henhold til innholdet - "Arbeid", "Hjem", "Shopping" og så videre.
3. Gjennomføre revisjoner - kast unødvendige notater, kryss av fullførte saker, flytt materiell som har mistet relevansen for arkivet.
4. Når alt er planlagt, fortsett med utførelsen. Oppgaver som kan gjøres på et par minutter, løser umiddelbart. Andre kan delegeres eller plasseres i en kalender.

Du kan finne ut alle finessene til GTD i vår ledelse.

10. ZTD

Leo Babauta, forfatter av produktivitetsbloggen Zenhabits, mener David Allens GTD-system er veldig komplekst og krever for mye innsats. Han tilbyr sitt Zen to Done-system. For å følge det, må du utvikle 10 enkle vaner.

1. Samle all informasjon i innboksen.
2. Behandle alle postene uten å legge dem igjen.
3. Planlegg hovedmålene for hver dag og de største målene for uken.
4. Fokuser bare på en ting om gangen, uten å spre oppmerksomheten din.
5. Lag enkle, korte oppgavelister.
6. Organiser notatene dine i kategorier basert på innholdet, akkurat som i den opprinnelige GTD.
7. Gjennomgå notatene dine regelmessig og bli kvitt unødvendige ting.
8. Forenkle. Reduser listen over oppgaver og mål, skriv kort og tydelig.
9. For å stille inn på jobb, oppretthold en spesifikk daglig rutine.
10. Gjør det du virkelig er interessert i.

11. Kanban

Japansk produktivitetsmetode, som hjelper deg med å holde rede på hvilke ting du gjør, hva du allerede har gjort og hva som må gjøres i fremtiden. Kanban visualiserer arbeidsflyten visuelt.

Du tar et klistremerkebrett (eller registrerer deg med en oppgaveleder som Trello) og tegner tre kolonner på det: To do, Doing, Done. Skriv deretter sakene dine på klistrelapper og legg dem i riktig kolonne, avhengig av hva du gjør og hva du allerede har gjort.

12. To-minutters-regelen

den regelen Er en integrert del av GTD, men den kan brukes selv om du ikke er fan av Allens teknikk. Hvis oppgaven tar mindre enn to minutter, gjør du den umiddelbart. Så du laster hjernen din, fordi du ikke trenger å huske denne saken lenger.

13. Null innboks

Zero Inbox ble oppfunnet av skribenten og ytelseseksperten Merlin Mann, og den fungerer bra med GTD. Mann brukte den på e-post, men på samme måte kan du behandle saker, dokumenter, notater og annen informasjon. Som navnet antyder, er målet med denne teknikken å holde innboksen din tom.

I det opprinnelige GTD-systemet fortsatte innboksen å hakke opp en haug med oppføringer. Du må ta deg tid til å ordne dem, og det er lett å overse noe viktig i en fullpakket innboks. Mann anbefaler å demontere innhold så snart det kommer. Du åpner en innboks og bestemmer hva du skal gjøre med hvert element: slett, deleger, svar, utsett eller fullfør. Ikke lukk den før du utfører en av de angitte handlingene med alle elementene.

I tillegg vil automatiske filtre i e-post hjelpe deg med å spare tid, smarte mapper og programmer for sortering dokumenter.

14. Frisk eller stekt

Fersk eller stekt oversettes til "fersk eller stekt." Denne filosofien ble skaptDominer dagen din med det “friske eller stekte” prioriteringssystemet blogger Stephanie Lee. I følge det, når du våkner om morgenen, er hjernen din "frisk", men når dagen skrider frem, "frites" den. Dette betyr at du må bestemme tidspunktet for din topp produktivitet og klarer å gjøre alle de viktigste tingene på en dag i løpet av denne perioden. Slik fungerer det.

1. På slutten av dagen, når du er sliten, tar du 15 minutter å lage en oppgaveliste for i morgen.
2. Flytt de viktigste oppgavene til begynnelsen av dagen i Fresh-delen. Ting du ikke liker blir sendt dit - selve "froskene". De må gjøres mens du fremdeles har styrke.
3. Mindre presserende, mindre vanskelige og mer behagelige ting går til Fried-delen - det vil si på ettermiddagen, avhengig av timeplanen din. De vil laste hjernen din mindre.
4. Følg listen din neste morgen. Så gjør opp en ny om kvelden.

Stephanie anbefaler FoF til folk som finner ut hver kveld at de er helt utmattede, men ikke hadde tid, selv om de jobbet hele dagen.

15. Isbergmetoden

Ramita Sethi, forfatter av I Will Teach You to Be Rich, bruker denne metoden for å lagre informasjon til senere. Det fungerer slik: du lagrer alle e-poster, notater, artikler, lister på ett sted - for eksempel i en noteringstjeneste som Evernote eller Notion, eller som dokumenter. Distribuer deretter dette materialet ved hjelp av koder, mapper og kategorier - som du vil.

Gjennomgå denne informasjonen hver 4.-6. Uke, og vurder om den kan brukes i praksis. Hvis noe er ubrukelig, kan du kaste det eller arkivere det. Dette lar deg lage din egen kunnskapsbase.

16. Autofokus

"Autofocus" oppfunnetAutofocus Time Management System ytelsesekspert Mark Forster. Dette planleggingssystemet passer kreative menneskervanskelig å følge GTD.

Skriv ned alle aktivitetene dine i en notatbok uten ordre. Gå deretter gjennom listen, velg de som skal gjøres så snart som mulig, og ordne dem. Når de presserende oppgavene er løst, fortsett med de du nå foretrekker. Hvis du ikke er ferdig med noe - flytt det til slutten av listen, vil du komme tilbake til dette senere. Og gjenta disse trinnene dag etter dag.

17. Eisenhower Matrix

Denne ordningen etablert av den amerikanske presidenten Dwight D. Eisenhower. Matrisen har fire seksjoner for oppgaver: Ikke-haster og ikke viktig, haster men ikke viktig, viktig og ikke-presserende, og haster og viktig. Del oppgavene dine i seksjoner, og du kan finne ut hva du bruker mest tid på og hvilke oppgaver som skal gis mer oppmerksomhet.

18. 4D-metoden

4D ble oppfunnet av Edward Ray, en motivasjonsforfatter og konsulent. Metoden er ment å hjelpe folk som er forferdet ved synet av deres oppgaveliste og ikke vet hvordan de skal nærme seg alle akkumulerte gjenstander.

Ray hevder at du bare trenger å huske fire ord for bokstaven D, og ​​da mister du ikke motet foran arbeidsfjellene. Her er de:

• Gjør - Hvis du har fått tildelt en oppgave, er det best å gjøre det nå og umiddelbart krysse den av listen.
• Delegat - når du ikke kan eller ikke har tid til å utføre noe, men du har en relativt gratis assistent, overfør oppgaven til ham.
• Slett - Noen ting er ikke så viktige. Kast dem ved å fjerne dem permanent fra oppgavelisten. Hvis de prøver å pålegge deg unødvendig ansvar, må du lære høflig si nei.
• Forsinkelse - Når en oppgave er for stor eller ikke krever umiddelbar kjøring, kan den utsettes. Men du må definitivt sette klare frister for henne, ellers vil hun forbli dødvektig.

Velg en oppgave, gjør en 4D-handling med den, og fortsett til neste.

19. Timing

Vanligvis holder folk som prøver å være produktive, oversikt over tiden de bruker på viktige ting, og glemmer helt å vurdere periodene de gjør tull. Dette problemet løses ved hjelp av "Timekeeping" -teknikken, som ble oppfunnet av eksperten innen tidsstyring Gleb Arkhangelsky. Det lar deg forstå hvor tiden din blir brukt, lærer deg å være mer oppmerksom på det du gjør og mindre distraksjon.

Ta en notatbok og skriv ned alle handlingene dine og hvor mye du gjorde dem, med en nøyaktighet på 5-10 minutter. Registrer arbeidsmomenter, forhandlinger, møter og til og med tid på YouTube og i spill. Ta et par uker på dette. Deretter blar du gjennom notatboken, gjenkjenner dine "kronofager" ved synet og trekker konklusjoner. Kanskje du trenger å se på mindre morsomme videoer, eller drikke mindre kaffe, ellers er din fiende telefonsamtaler.

20. Tim Ferriss-metoden

Timothy Ferriss er produktivitetsguruen som fant på sin metode organisering av arbeidet basert på to regler. Den første er 80/20 regelen, eller Pareto-prinsipp, ifølge hvilke 80% av arbeidet vårt kan gjøres i 20% av tiden. De resterende 20% vil ta 80% av tiden. Den andre er Parkinsons lov: arbeid fyller hele tiden tildelt det.

Implikasjonen av dette, sier Ferriss, er at du ikke trenger å jobbe hardere for å gjøre alt - du må fokusere bedre. La deg jobbe med fullt engasjement bare 20% av arbeidstiden din, men du kan gjøre om alle de virkelig viktige tingene. Og de resterende 80% kan vies til enkel rutine, slik at du kan fokusere på prioriterte oppgaver og unngå overarbeid.