Hvordan få mer gjort, sette oppgaver riktig og styre ansattes tid
Hans Arbeid / / January 07, 2021
Andrey Chumachenko
Medstifter og administrerende partner for Netpeak Internet Marketing Agency. Telegram kanalforfatter Trist men sant.
Sannsynligvis snakket bare en lat offentlig person ikke om hvor viktig det er å planlegge arbeidstid for å gjøre mer, tjene mye og generelt være "den beste versjonen av deg selv." Men av en eller annen grunn står vi fremdeles overfor forsinkede frister, uoppfylte eller gjort feil oppgaver. Jeg vil dele metodene mine, hvordan en leder effektivt kan organisere arbeidstiden til de ansatte, hvordan man bygger kommunikasjon og setter oppgaver slik at de blir fullført riktig.
Fjern alt unødvendig
Tidsfordriv. Jeg elsker dette ordet. Det er veldig praktisk: Jeg er ikke treg og dårlig på jobben, jeg har problemer med tidsstyring.
Min oppskrift er å fjerne alt unødvendig, eller, som jeg kaller det, kutte søppel. Slett og deaktiver alt du ikke trenger.
Du trenger ikke 25 timer om dagen for å gjøre mer, du trenger bare å bruke mindre tid på ubrukelige ting.
Det er nødvendig å kommunisere ofte på jobben - kombiner all korrespondanse i en messenger og gå aldri til andre.
Er du utvikler? Nei? Så hvorfor trenger du mer enn én nettleser? Er du sikker på at du trenger tre av de samme tekstredigeringsappene? Og så videre.
I mitt arbeid fra strømme kan slå ut flere ting som skjer regelmessig: meldinger i senderen, innkommende brev i posten, personen som kom inn på kontoret, telefonen ringer.
Så jeg samlet all kommunikasjon i Telegram, slo av varsler fra alle chatter, arkiverte alle kanaler - slik at jeg selv kan bestemme når jeg har tid til å svare.
I posten meldte jeg meg av alle utsendelser, bortsett fra de 5-6 mest nødvendige. Jeg bruker Unroll.me-tjenesten for å samle dem i en fordøyelse, som kommer en gang i uken på et passende tidspunkt for meg. Jeg sjekker også posten min et par ganger om dagen, og ikke umiddelbart etter at jeg har mottatt brevet.
På telefonen ber jeg meg bare om ikke å ringe - du kan nesten alltid skrive eller diktere en melding. Og personlige møter foregår bare etter planen - jeg legger dem i kalenderen (det er veldig praktisk å gjøre dette ved hjelp av Calendly.com), vanligvis på ettermiddagen på en ukedag.
Oppskriften er enkel og åpenbar, men som praksis viser, brukes den ikke alltid og ikke av alle som har “problemer med tidsstyring”.
Bruk oppfølging
Ofte holder jeg møter så elskede av alle. Selv om de distraherer folk fra jobben, er de fremdeles den mest praktiske måten å formidle ny informasjon på. umiddelbart til et stort antall mennesker, for å behandle innvendinger og gi svar på spørsmål som umiddelbart vil bli hørt alle.
Men hvordan du gjør det møte effektivt? Spesielt når de holdes for 20-50 personer og det ikke er noen måte å sørge for at alle lytter nøye.
Den enkleste og mest effektive måten er å be alle om å følge opp helt i begynnelsen. Det vil si at det er oppgave å skrive ned alt som virker viktig. Og umiddelbart etter møtet, send teksten til deg personlig via post eller messenger.
For presentatøren tillater denne metoden for det første å umiddelbart se hvem og hvordan oppfatter informasjonen. Og for det andre, for å få øyeblikkelig tilbakemelding: om publikumets hovedmeldinger kom inn eller om dine talekunnskaper fortsatt må forbedres.
Og selvfølgelig hjelper oppfølgingen til å oppfylle hovedformålet med møtet - å sørge for at alle virkelig hører og husket viktig informasjon.
Beregn riktig tid det tar å fullføre en oppgave
Først ser det ut til at det er umulig å estimere korrekt tid for å fullføre en oppgave. Litt senere kan du se i praksis at dette virkelig er tilfelle.
Av denne grunn er vurderingen av hver oppgave et slags diplomforsvar. Den ansatte sier hvor mange timer han planlegger å bruke på implementeringen, og lederen er enten enig eller ber om å forklare hvorfor det tar så mye eller så lite tid.
Det er med denne "beskyttelsen" (hvis den ikke blir utført for visning og lederen forstår hva han gjør ansatt) Evaluering av problemet er virkelig fornuftig.
Ulike mennesker vurderer arbeidet sitt annerledes. Noen overvurderer baren og rekrutterer en rekke oppgaver, og tildeler hver gang ganger kortere tid enn de har å bruke. Noen tvert imot, forsikrer seg selv på nytt og legger i hver oppgave tid for force majeure og "å tenke".
En god leder bør stille de riktige spørsmålene:
- Hvorfor trenger du X timer for å fullføre denne oppgaven?
- La oss lese vilkårene for problemet og definisjonen av implementeringen på nytt. Er du sikker på at du forsto alt riktig og tok hensyn til?
- Hvis dette er første gang du gjør en slik oppgave, har du satt av tid til fortrolighet?
Og selvfølgelig er det alltid bra når selskapet har flere ansatte som utfører samme type oppgaver. Til hodet du kan fokusere på gjennomsnittsindikatoren beregnet på grunnlag av ansattes rangeringer.
Bruk sjekklister
Tenk deg at du har en oppgave for en ansatt. Og det høres ut som dette: "Start en slik og en ny tjeneste på egen hånd." En ansatt har tre muligheter for å utføre en slik oppgave:
- Minimum. Det vil si å lage alt bokstav for bokstav, for å fullføre oppgaven formelt. Tjenesten lanseres, men det er ingen undersøkelser, ingen prisingsmodeller, ingen forståelse for hvem og hva som vil gjøre. Salgs- og markedsavdelingen har ingen informasjon om hvordan og til hvem de skal selge den.
- Maksimum. Det vil si å nærme seg oppgaven energisk og med stor entusiasme. Gjennomfør enorm forskning, kommuniser med andre selskaper i markedet, dann et dusin modeller prissetting, hold flere møter i selskapet (med ledelse, teamledere og separat med hvert team), hold flere presentasjoner for hver potensielle målgruppe.
- Ikke sant. Denne tilnærmingen er et sted i midten mellom det første og det andre alternativet: en studie av 5-7 selskaper i et segment gjennomføres, et klart konsept utarbeides, en presentasjon eller destinasjonsside blir laget. Det avholdes en generalforsamling der nøkkelinformasjon om salg av tjenesten formidles.
For å forhindre at en ansatt gjør for lite eller for mye når han tar på seg en oppgave, bruk en sjekkliste - en nummerert liste over trinn som må tas for å oppnå et resultat. Det er spesielt nyttig å bruke sjekklister hvis du ikke er sikker på at den ansatte 100% forstår hvordan man skal utføre slike oppgave, - for eksempel hadde han bare ikke gjort noe sånt før. Hvis du er for lat til å male, gjør deg klar for alternativ nummer 1 og nummer 2. Du vil fullføre det senere, ellers vil den ansatte bruke tiden sin og teamets tid på unødvendige handlinger.
Les også🧐
- Hvorfor mangler vi frister, og hvordan stopper vi det?
- Hvor vellykkede ledere tilbringer dagen
- 8 ting å lære å bli mer produktive