Hvordan delegere arbeidsoppgaver riktig
Miscellanea / / June 04, 2021
Kategoriske ordrer, uoppmerksomhet til de ansattes interesser og mangel på takknemlighet er ikke den mest effektive tilnærmingen til fordelingen av oppgaver i teamet.
En god leder er ikke en som skuldrer alt på sine egne skuldre, men en som er i stand til å samle et sterkt effektivt team og kompetent fordele ansvar, inkludert ikke planlagte.
Delegering, det vil si delegering av oppgaver fra en ansatt til en annen, hjelper6 strategier for å engasjere dine ansatte / Harvard Business School Online øke nivået på engasjement i teamet, og lederne som har lykkes med dette, i gjennomsnitt, bringeDelegering: En stor lederutfordring for entreprenører / Gallup Business Journal selskapene har 33% mer omsetning enn resten.
Men bare å si "gjør dette" er galt. En ordretone, en dårlig planlagt oppgave, mangel på forklaring - alt dette kan forårsake avvisning og som et resultat ende opp med ikke det beste resultatet.
Det sa ekspert fra Harvard Business School, Lauren LandryHvordan delegere effektivt: 9 tips for ledere / Harvard Business School Online
regler for å hjelpe delegere effektivt og forbedre ytelsen.1. Vurdere evnen til ansatte
Det er oppgaver som ikke kan delegeres. For eksempel er de en integrert del av ditt ansvar. Eller en annen ansatt har ikke kunnskap og kvalifikasjoner til å utføre slike oppgaver. Eller omvendt, de er mye enklere enn de han vanligvis gjør. For eksempel å be en salgssjef eller revisor om å finne en mester for å reparere en kaffemaskin på kontoret, vil mildt sagt være upassende.
Generelt sett bør du spørre deg selv før du overlater noe til noen:
- Vil en person takle denne oppgaven? Har han nok tid, eller vil det forstyrre hans andre ansvar?
- Vil den ansatte ha nok kunnskap og ferdigheter? Eller må du holde ham oppdatert så lenge at det er lettere å gjøre det selv eller finne en annen spesialist? La oss si at du trenger å skrive en rapport om teamets arbeid med et prosjekt, men kollegaen du vil tildele å gjøre dette generelt Jeg har aldri gjort noe slikt, noe som betyr at virksomheten vil utvikle seg sakte, med en knirk, og kanskje alt må oppussing.
- Vil denne oppgaven hjelpe den ansatte til å forbedre noen ferdigheter, få erfaring? Dette er valgfritt, men det ville vært fint.
- Er det en ansatt som kan takle det bedre?
2. Prøv å imøtekomme alles interesser og behov
For eksempel må du organisere teambuilding for hele teamet, men det er ingen spesiell ansatt for dette. Men det er en person som er sterk i kommunikasjon og ønsker å få erfaring med å organisere arrangementer, opplæring og personaladministrasjon. Du kan tilby ham denne oppgaven.
Eller selskapet er midlertidig igjen uten en SMM-spesialist, men det er noen som er godt kjent med algoritmene til sosiale nettverk og ikke har noe imot å prøve seg på markedsføring.
Dette er selvfølgelig ikke alltid mulig. Det er kjedelige oppgaver som ingen liker. Men likevel vil det ikke være overflødig å kritisk evaluere teamet og tenke på hvem det nye oppdraget kan ha nytte av.
3. Still oppgaven riktig
Når du henvender deg til en ansatt, forklar hvorfor du vil overlate oppgaven til ham, hvordan det kan være nyttig for selskapet og for ham personlig. Sørg for å rose og liste opp styrkene hans som påvirket ditt valg. Være høflig.
Fortell oss om oppgaven i detalj. Ha et klart mål og tidslinje. Gi alle nødvendige dokumenter og annen informasjon. Det vil være veldig bra hvis alt nødvendig materiale er oversiktlig og strukturert, slik at den ansatte ikke trenger å bruke mange timer på å finne ut hva som er hva.
4. Gi normal kommunikasjon og en behagelig atmosfære
La personen få vite at du alltid er der for å hjelpe, foreslå, svare på spørsmål. Advarsel om at hvis han av en eller annen grunn ikke takler eller savner fristen, vil han kunne snakke med deg, og sammen vil du finne på noe.
Spør hva han trenger for å fullføre oppgaven. Du må kanskje gi ham ytterligere informasjon eller for eksempel løslate ham fra aktuelle saker.
Det er viktig å være vennlig, slik at den ansatte ikke virkelig nøler med å kontakte deg hvis noe går galt.
5. Forsikre
Når du selv fullfører en oppgave, har du full kontroll over situasjonen. Hvis noen andre tar på seg jobben, kan det være en million problemer som kan føre til dårlige resultater eller tapte tidsfrister.
Tenk på forhånd hva du vil gjøre i tilfelle en ugunstig utvikling av hendelser. Vær forberedt på å ta på deg oppgaven selv eller raskt outsource den til noen andre.
Prøv å behandle disse situasjonene ikke som en fiasko, men som en opplevelse som vil hjelpe deg med å bedre forstå teamet ditt, dets evner og organisasjonsnivå.
6. vær tålmodig
Ja, det er ting som er raskere å gjøre på egen hånd enn å betro noen, og deretter bruke tid på å svare på spørsmål og overvåke resultatet.
Det er viktig å huske at du ikke er et menneskelig orkester, og for effektivt arbeid trenger du å utvikle teamet ditt, gi ansatte muligheten til å gjøre noe nytt, bli mer kompetente, lære, inkludert fra deres feil.
Dette betyr at du må være tålmodig hvis noen stiller for mange spørsmål eller takler en oppgave langsommere enn du forventet.
7. Gå videre og be om tilbakemelding
Når oppdraget er gjort, må du fortelle den ansatte hvordan du vurderer arbeidet hans: hva likte du og hvorfor du er klar til å rose ham, hvilke poeng som kan forbedres, hva som skal gjøres for dette og hva du skal se etter i fremtiden.
Vær riktig. Ikke sverge, ikke løft stemmen din, ikke devaluer eller kritiser uten grunn. Husk å starte med ros og snakk så forsiktig om hva som må jobbes med.
Hvis oppgaven for personen var ny og vanskelig, spør ham hvordan han jobbet med den. Hva var lett og hva som ikke var, hva var interessant og hva som ikke likte i det hele tatt, hvordan han selv vurderer resultatet, hva han vil forbedre og hvordan han planlegger å gjøre det.
8. Ikke glem å si takk
Og ikke bare en-mot-en, men også offentlig, spesielt hvis oppgaven ikke var lett. Ros personen foran hele teamet, gi ham en ekstra fridag, merk som den beste medarbeideren, hvis selskapet praktiserer dette.
Du bør heller ikke tilegne deg fruktene av andres arbeid. I stedet for å si "Jeg organiserte teambyggingen" eller "Jeg utarbeidet rapporten", er det bedre å understreke at du forberedte alt sammen og kollegaen din hjalp mye. Mennesker sette pris pånår deres fordeler blir anerkjent, gjør det dem mer involvert i arbeidet og lojale mot selskapet.
Les også🧐
- Hvordan administrere teamet ditt uten feil: 8 tips fra CMO
- 5 livshacks for en nybegynnerleder
- 4 vanlige feil nye ledere gjør