12 eksperttips som hjelper deg med å holde tritt
Miscellanea / / October 13, 2021
Overarbeid er et symptom på dårlig planlegging.
Seth Godin
Entreprenør, økonom, forfatter av The Purple Cow og andre markedsførings bestselgere
Omdømmet til noen som alltid får jobben gjort i tide er verdt mye. Men det oppstår ikke av seg selv, bare fordi du prøver veldig hardt, ikke får nok søvn og generelt jobber som en hest. Alle de ovennevnte er ekstreme tiltak for noen som ikke vet hvordan de skal planlegge.
Her er noen viktige prinsipper for å hjelpe deg med å håndtere arbeidsmengden og fullføre prosjektet i tide.
1. Innse at det ikke alltid er et personlig valg å ikke overholde tidsfrister.
Det er områder der nesten den eneste måten å få et godt prosjekt er å lyve for kunden at du vil takle oppgaven raskere enn konkurrentene. Men husk at det bare er ditt valg å jobbe i en slik bransje. Og hvis det er gjort, så er det verdt å godta at fristene uunngåelig vil bli savnet, og du må takle angst og andre ubehagelige følelser.
2. Vurder muligheten for endring
Siden det hele kommer til personlig valg, bør du vurdere en annen bransje - en der forventet og verdsatt overholdelse av frister. I den kan du få tilfredsheten med at du holder løfter og kommer mennesker til gode.
3. Ikke gjør falske frister
Fristelsen er stor, fordi en tidlig frist ser ut som et godt insentiv: alle teammedlemmer vil fullføre oppgavene sine nøyaktig før den virkelige fristen kommer. Men mennesker er forskjellige. Man vil lytte til ordene dine og virkelig gjøre alt i tide. Og den andre vil betrakte datoen du angav som bare en anbefaling.
Et mer effektivt trekk er å forklare helt fra starten personalehva er egentlig meningen med fristen og hva blir konsekvensene hvis du bryter det hele sammen. Og den falske fristen er omtrent som en berømt historie om en gutt som bortkastet ropte: "Ulver!" Da han virkelig ble angrepet, kom ingen for å hjelpe.
4. La litt tid
Ikke gi løfter til partnere og kunder basert på interne frister. Et prosjekt som ikke har tid til overs vil sannsynligvis bli forsinket. Ikke mulig, men sikkert. Jo lengre periode mellom ferdigstillelse av prosjektet og levering til kunden er, desto større er sannsynligheten for at du vil passe inn i fristen.
5. Setter pris på innsatsen du legger ned
Det er dyrere å gjøre noe i tide enn å gjøre det samme i et "når det ordner seg" -format. Og hvis du ikke går i stykker frister, behandle det som en verdi som bør inkluderes i lønnen din. Bruk deretter pengene du tjente til å sikre at du ikke går glipp av neste frist.
6. Fortell deg selv hovedproblemet
For å nå tidsfrister trenger du en systematisk tilnærming til å planlegge og gå fremover trinn for trinn. Hvis du stadig kutter hjørner eller brenner ut innen prosjektets forfallsdato, har du mest sannsynlig et systemisk planleggingsproblem. Og det må tas opp.
7. Revider oppgaven om nødvendig
Å utføre det avtalte arbeidet bare delvis, bare for å nå fristen, er åpenbart et tap. Det er mye mer kompetent å hele tiden være i kontakt med kunden og om nødvendig revidere mandatet sammen ved å slette eller legge til separate blokker. "Nå skal vi gjøre dette, men dette kommer i neste versjon" er et helt akseptabelt budskap. Spesielt når folk forventer å motta produktet i tide.
8. Del den globale fristen i flere lokale
Hvis du har et stort, forgrenet prosjekt, er det dårlig råd å sette en enkelt frist: du kommer definitivt ikke i tide. Bedre å dele den totale fristen i 10-15 mellomliggende. Dette lar deg forstå hvordan virksomheten utvikler seg og reagere på lokale forsinkelser før det er for sent.
9. Ikke forvent å ta inn mengde
Det mytiske begrepet "mannsmåned" er en alvorlig felle. Ni mennesker, selv med veldig stor innsats, vil ikke være i stand til å føde og føde et barn på en måned. Det vil ikke alltid være mulig å få fart på et prosjekt ved å ansette flere ansatte.
Hvis du løser problemet med frister på denne måten, er det mest sannsynlig at du kommer ikke i tide. Vurder et alternativ: ha et tilstrekkelig antall mennesker på et hvilket som helst trinn i prosjektet, og disse stadiene beveger seg parallelt, hvis det er mulig.
10. Hvis noe kan avgjøres på forhånd, gjør det
Når du bare trenger én person for å godkjenne hvert trinn i et prosjekt, er det lite sannsynlig at du vil kunne kjøre flere prosesser parallelt. Men hvis det blir utarbeidet en streng spesifikasjon på forhånd, vil mange ting bli godkjent før prosjektstart.
11. Skill virksomhet fra følelser
Når du diskuterer å nærme deg en frist, kommer diskusjonen ofte ned på spørsmål om tillit, skam og takknemlighet for hver persons innsats. For at slike diskusjoner skal være effektive, er det bedre å demontere systemiske kompleksiteter og stole på virkelige data i stedet for følelser.
12. Ikke vær taus om problemer
Slike vanskeligheter vil ikke løses på egen hånd. I en moderne verden full av budbringere og andre kommunikasjonsmuligheter, er det ingen teknisk grunn til at lederen ikke kan vite om prosjektets fremdrift og problemene som oppstår, så vel som teamet.
Les også🧐
- Hvordan planlegge møter for å gjøre dem effektive
- Hvordan planlegge en uke raskt og enkelt ved hjelp av en løpeliste
- 5 grunner til å elske frister