Hvordan du effektivt bruker auto-svar på e-post
Tips Arbeid Og Study / / December 19, 2019
Madden om automatiske svar på dine bokstaver i samme stil som "Hei, i det øyeblikket jeg ikke kan svare på brevet." Spesielt når alle lysene og responsen nødvendig "i går". Disse svarene forårsake irritasjon hos mennesker og andre negative følelser, og årsakene til at du ikke kan nå svare på forespørselen, de absolutt ikke bryr seg.
© bilde
For å igjen for ikke å irritere folk, føre dem å forstå og kanskje et smil, kan en liten redigere standard svar.
Unngå åpen
Til å begynne, begynne med svaret, som er mer irriterende og alt som du ikke bør brukes.
Jeg har mottatt brevet. For det første, dette er ikke helt sant. Fordi brevet har falt inn i boksen, men hvis du har sett den eller lese den - er et annet spørsmål. Hvis du ikke leser, så enten oversett, eller du har bedre ting å gjøre. Og det er derfor det er enda mer irriterende.
Jeg leste brevet ditt så snart som mulig. La slike svar er svært risikabelt. Først, har hver person sin egen idé tidsramme "kortest mulig tid". Dernest, forlater følgende svar til alle som sender deg et brev i de varme periodene av arbeidet ditt, du lar folk håper å få svar på disse "så snart som mulig." Svar på mange brev fra denne perioden av tid er rett og slett urealistisk. Og folk blir fornærmet, irritert og sint.
Takk for meldingen. Courtesy - det er bra. Men hva er bruken av "takk" hvis du fortsatt ikke svar på brev? Folk tar seg tid til å skrive et brev til deg, og til gjengjeld fikk en standard takkebrev og ro. Det viser seg at du ikke bare ikke svare på deres brev, men også viste seg å være veldig uekte.
Vennligst forventer et svar i løpet av 24-48 timer. Denne respons er mindre irriterende, og kan være mer anvendelige, som mannen indikerer viss tidsramme. Men hvis du vet at fortsatt ikke har tid, er det bedre å nekte et slikt automatisk svar eller velg en annen gang - mindre enn klar. Slike som "forventer et svar i løpet av 3-5 dager."
Prøv å vekke mannen godmodig
Det vil si, plukke et svar som ikke ville føre til irritasjon og la personen i godt humør. Du ville ikke trenger å bruke en auto responder, hvis du ikke var så lastet med arbeid. Det er omtrent det, og det skal sies i meldingen. Til folk forstår at du ikke kan svare, ikke fordi de er for lat eller du ikke bryr deg hva som er skrevet der. Og fordi du har en god grunn for dette.
Skriv noe sånt som - "For øyeblikket er jeg veldig opptatt med å jobbe og ikke har tid til å behandle meldinger. Men for å svare brevet så snart jeg kan. Takk for din tålmodighet og forståelse. "
Til slutt, hvis svaret er så viktig, at personen kan bare ringe deg og finne ut alt du trenger, for et øyeblikk.
bruk humor
Humor til stedet og på virkelig hjelper glatte over situasjonen. Noen ganger kan en enkelt smil, og alt på en gang faller på plass, og frustrasjon og sinne forsvinne. Prøv å bruke den i auto-svar. Bare husk her at alle har en følelse av humor og noen svar er kanskje ikke virke ganske så latterlig. Derfor, fleiper enkelt og på generelle emner.
Dette kan være noe sånt som "Jeg er dekket med et skred av arbeid. Så snart redningsarbeidet på å grave meg ut av ruinene vil bli ferdig, vil jeg leste brevet og svare på det, "etc.
Kortfattethet - søster av talent
Auto-svar bør ikke være veldig lang (eller han bare ikke lese til slutten, pluss at du også ta bort den menneskelige tid, som forventer en normal reaksjon i saken) og ideelt sett bestå av tre punkter:
1. Dette brevet er et automatisk svar.
2. Grunnen til at den ble sendt til denne e-posten.
3. Ytterligere tiltak for mottakeren av brevet. For eksempel, du er på ferie, og i denne perioden du bytter så og så, i alle saker som refererer til det: navn og kontaktinfo til din stedfortreder.
Hvis du nærmer deg på dette problemet kreativt og riktig skrive alle slike autosvar vil ikke lenger irritere mottakere. Spesielt hvis du forlot det menneskelige kontakter, som i ditt fravær løser alle problemer.
bonus tips
Kevin Rose, som har postboks er fylt opp utrolig mange e-poster hver dag, endre innstillinger og opprettet "konkurs av filteret." Noen ganger, til tross for våre beste anstrengelser, vi savner viktige meldinger. Kevin foreslår derfor å opprette en auto responder som sender en slik melding etter to uker:
"Din e-post (adresse) ikke er åpnet innen 14 dager. For å redusere til et minimum akkumulering av e-post, ble den plassert i arkivet. Hvis du likevel ønsker å få svar, er det bare å trykke «Svar» (svar), og meldingen vil automatisk bli plassert i prioritetskøen. Takk. "
Dette er absolutt ikke den mest høflige svar, men hvis du ikke avtale med rapporter å overvelde deg, kan det hjelpe mye. Først gir du den personen vet at brevet ikke ble slettet eller lese og ubesvart; for det andre, hvis det er viktig for ham, vil han igjen minne seg selv ved å sende en melding i kø for å lese; og til slutt, for det tredje, du ber om unnskyldning for det som har ennå ikke hatt tid til å lese brevet.