7 hemmeligheter Produktivitetseksperter bruker når de ikke får det til

Når det blir mer og mer arbeid, begynner vi å drukne i prosjekter og bryte tidsfrister. Kast inn livets stress, og gjøremålslisten blir som Everest, som er umulig å erobre. Du vil bli overrasket, men produktivitetseksperter står overfor de samme problemene. Spesielt for disse tilfellene har de noen enkle, men svært effektive løsninger.

1. Be om hjelp

Så snart Wired-magasinets redaktør Alan Henry innser at han har tatt på seg for mange prosjekter, stopper han opp og sorterer oppgavene etter viktighet.

"Dette er den vanskeligste delen. Men ikke fordi du trenger å organisere oppgaver – det er enkelt – men fordi du trenger å ta en pause og innse hele arbeidsomfanget. Noen ganger virker det dumt å ta en pause bare for å begynne å jobbe igjen senere, spesielt når du er overveldet eller ikke klarer å følge med. Men det er nødvendig å gjenopprette klarheten i tankene. Gå en tur, drikk et glass vann, sørg for at du spiser lunsj, sier Henry.

Etter en slik pause anbefaler han å dele opp ting etter prioritet, viktighet og evne til å delegere. Det siste i dette tilfellet betyr ikke "gi det til noen". Poenget er å sette av mer tid til noen oppgaver, kontakte en kollega med noen, og nekte noen.

Henry råder til ikke å være sjenert for å be om hjelp. Du trenger ikke stå for alt selv. Hvis du har muligheten til å støtte deg på kollegaer, bruk den.

2. Skriv alt ned på papir

Tidsstyringskonsulent Anna Dirmon Kornik liker å skrive ned sine tanker og betraktninger på papir. Hun deler arket i fire like deler. Den første er for oppgaver som absolutt må gjøres, den andre er for å gjøre, den tredje er for å gjøre, og den fjerde er for å gjøre. Deretter fordeler eksperten sakene i kategorier, og deretter, allerede innenfor hver av dem, etter prioritet.

Cornick sammenligner denne teknikken med et dørslag, som hjelper til med å "anstrenge" oppgaver, forlate det viktigste, forstå hvor du skal begynne, og rolig gå i gang.

3. Bli kvitt overflødig

forfatter bøker "Mitt produktive år" Chris Bailey lister regelmessig opp alle aktuelle prosjekter. Og så gjør han det samme som Alan Henry: han bestemmer hvilke saker som kan henlegges, og hvilke som kan overføres til andre.

Bailey fordeler de resterende prosjektene i henhold til tidsfrister. Hvis han ikke har tid til noe, prøver han å varsle om at oppgaven blir forsinket. Og forstår han at han tvert imot blir ferdig før skjema, informerer han om at det vil være mulig å stenge det på forhånd.

4. Innrøm at du ikke kan gjøre det

Tidsstyringskonsulent Pamela L. Reed prøver å jobbe konsekvent med oppgaver, men noen ganger blir han fortsatt distrahert. I slike øyeblikk hjelper flere øvelser henne:

• Finn ut hvor hun er. "Hodet mitt snurrer, jeg trenger hjelp!"
• Sett prioriteringer og forstå: arbeidet må gjøres nå eller i nær fremtid, eller kan utsettes til senere.
• Begrens distraksjoner – sjekk sosiale medier mindre eller bruk en viss tid til små, repeterende oppgaver.
• Lukk døren, vær alene, gi deg selv en bestemt tidsperiode og fordyp deg i oppgavene.

5. Samhandle raskt med andre

Produktivitetskonsulent Rachel Izip foretrekker å ta en pause fordi arbeid med flere oppgaver samtidig fører til overbelastning av informasjon. I en pause sjekker hun ikke e-post eller telefon og prøver ikke å ta på seg det første som kommer over for å fullføre i det minste noe, men hun prøver å roe seg ned og bestemme seg for hva hun skal gjøre videre.

Eksperten ser nøye på prosjektene selv med frister og bestemmer om de må gjøres uavhengig eller om det er en teaminnsats. Hvis du jobber i tandem, må du samhandle akkurat nå. For eksempel, skriv "Dette er vår nye frist" eller "Jeg vil kunne vise deg min del av arbeidet innen slutten av dagen." Uansett bør du varsle kollegene dine om hva som skjer så raskt som mulig.

6. Still ett oppklarende spørsmål

Bedriftscoach Kathy Wussow mener tydelige prioriteringer bidrar til å takle blokkeringen på jobben. Hvis du har en prosjektleder eller en sjef, er det noen ganger bare å ta kontakt med dem: «Her er prosjektene jeg har for øyeblikket. Hvilken er prioritet?

Hvis du bestemmer viktigheten av oppgaver selv, bruk dette spørsmålet: «Hvilken av oppgavene må løses eller fjernes fra listen akkurat nå, slik at andre også kan løses eller bli enklere»? Svaret vil hjelpe deg å forstå hvor du skal begynne.

7. ro deg ned

Produktivitetsekspert Samphie Wye bemerker at folk vanligvis ser etter enkle løsninger på problemer. Men for å være virkelig produktiv, må du trene stressmestring regelmessig, være utholdende, være i stand til å prioritere og administrere tid og oppgaver.

Wye selv jobber først med følelsene sine - hun mediterer eller engasjerer seg i andre praksiser. "Du forstår at du har oppnådd et resultat når hjertet begynner å slå i normalt tempo, musklene, underkjeven og til og med øyenbrynene slapper av, og pusten jevner seg ut igjen," forklarer eksperten.

Deretter skriver hun ned oppgavene som skal utføres. "Problemet er mye lettere å løse når du ser det foran øynene dine," sier Wye. Etter det bruker hun Eisenhower matrise — tar for seg presserende og viktige ting, setter av tid i timeplanen til viktige men ikke haster, delegerer til andre hasteoppgaver som ikke er en del av hennes plikter, og stryker over resten.

Hvis du ikke klarer å fokusere, anbefaler Samphie Wye å prøve å presse tidsfristen. "Ofte er jeg overrasket over hvor mye forståelse folk viser til problemene mine," bemerker eksperten.