Hvorfor tidsstyring ikke fungerer og hvordan erstatte det
Miscellanea / / July 08, 2022
Prøv å bruke teknikken for fokusstyring og administrer ikke tiden, men oppmerksomheten din.
Adam Grant
PhD, organisasjonspsykolog, forfatter av bøker.
For flere år siden, i en pause i en klasse jeg underviste, ble jeg oppsøkt av en forvirret leder ved navn Michael. Sjefen hans sa at han måtte være mer produktiv, så Michael begynte å analysere nøye hva han brukte tiden sin på. Han hadde allerede krysset av de mindre viktige møtene fra timeplanen og så ikke lenger oppgaver han kunne kvitte seg med. Og forsto ikke hvordan de skulle utføres mer effektivt. «Du tror kanskje jeg tuller, men det er sant. Det eneste jeg kom til var å drikke mindre vann slik at jeg går sjeldnere på toalettet, ”innrømmet Michael.
Vi lever i et samfunn som er besatt av personlig produktivitet. Sluker bøker som lover å lære oss hvordan vi kan bli mer effektive og drømme om 4-timers arbeidsuke. Vi skryter av hvor travelt vi har det. Vel, hovednøkkelen til produktivitet, ifølge alle rundt, er tidsstyring. Og dette betyr at hvis vi lærer hvordan vi planlegger timeplanen vår bedre, kan vi oppnå et produktivt nirvana.
Hvorfor tidsstyring ikke forbedrer produktiviteten
I løpet av 20 år med å studere produktivitet, har jeg lært at tidsstyring ikke er svaret på alle problemer. Tvert imot er dette en del av problemet.
Gjennom hele min karriere hører jeg ofte det samme spørsmålet: "Hvordan gjøre mer?" Noen ganger spør folk dette fordi de vet at jeg er en organisasjonspsykolog og produktivitetsekspert. Men mest fordi de leser i et blad eller i boken min hvor mye jeg kan gjøre.
Jeg føler meg egentlig ikke effektiv. Jeg oppnår sjelden mine daglige mål, så det er vanskelig for meg å svare på dette spørsmålet.
Ta notat💡
- 7 hemmeligheter Produktivitetseksperter bruker når de ikke får det til
Men etter å ha snakket med Michael innså jeg at produktiviteten vår ikke er avhengig av hvordan vi håndterer tid. Hver dag får vi et begrenset antall timer, og streng tidsstyring minner oss bare på hvor mange av dem vi kaster bort. Det er mye bedre å bruke en annen strategi – fokusstyring, eller oppmerksomhetsstyring.
Hva er fokusstyring og hvorfor er det bedre enn tidsstyring
Fokusstyring er kunsten å gjøre ting av de riktige grunnene, til rett tid og på rett sted. Og hovedmålet er å dele oppgaver etter prioritet, uansett hvor lang tid de tar.
Den klassiske praksisen med tidsstyring foreslår å sette deg selv tidsfrister for å fullføre oppgaver. Jeg prøvde denne metoden mens jeg skrev denne artikkelen. Målet mitt var 1200 ord, så jeg satte meg ved skrivebordet mitt klokken åtte om morgenen og ga meg selv tre timer. Etter mine beregninger tillot dette meg å skrive seks ord per minutt.
Jeg brukte de første seks minuttene tankeløst på å stirre på den flimrende markøren uten å skrive et ord. Så ble jeg nysgjerrig på hvor mange ord jeg kunne skrive per minutt, så jeg tok en netttest. Jeg likte ikke resultatet, så jeg fant en annen test. Og så en til.
Jeg ga til slutt opp og gikk over til fokusstyring. Under undersøkelserEN. Stipend. Gi og ta: Hvorfor det å hjelpe andre driver vår suksess for boken hans Ta eller gi? Jeg har oppdaget at produktive mennesker ikke lurer på hvilke mål de skal begynne å utføre. De lener seg naturligvis mot prosjekter som ikke bare er sosialt betydningsfulle, men også virkelig interessante for dem.
Så i stedet for å fokusere på hvor raskt jeg ønsket å fullføre artikkelen, spurte jeg meg selv hvorfor jeg skrev den i det hele tatt. Svarene var:
- Selv kan jeg lære noe nytt ved å revurdere forskningen min.
- Jeg skal endelig ha noe å si til folk som spør om produktivitet.
- Denne artikkelen kan hjelpe noen.
Jeg begynte å tenke på bestemte personer som vil lese disse linjene. Det minnet meg om Michael – og bom! – arbeidet har begynt.
Svært ofte lider produktiviteten vår ikke på grunn av mangel på effektivitet, men på grunn av mangel på motivasjon. Produktivitet i seg selv er ikke en dyd, det er bare et middel for å oppnå et mål. Dessuten er produktivitet bare dydig når sluttmålet er verdig.
Hvis hovedmålet ditt er selve produktiviteten, må du hele tiden stole på viljestyrke og presse deg selv til resultatet. Men hvis du fokuserer på det som vekker din interesse og gjør prosjektet nyttig for andre, vil du bli drevet fremover av naturlig motivasjon.
Kryss av😣
- Hvordan vite om du er produktiv besatt og finne en balanse
Hvordan bruke fokusstyring for produktivitet
Når du bruker fokushåndteringsteknikker i praksis, er det viktig å være oppmerksom på de nøyaktige forholdene du utfører oppgaver under. Jeg vokste opp i Michigan. Og da jeg kom tilbake dit for å fullføre mastergraden min, overtalte jeg vennen min fra vestkysten til å bli med meg. "For kaldt og grått," svarte hun, da hun ankom Michigan under en snøstorm. Og valgte Stanford i California. Og neste vinter i Michigan var den kaldeste og gråeste jeg kan huske. Men jeg har aldri vært så produktiv - i slikt vær var det absolutt ingenting annet å gjøre enn å jobbe!
Serie av studier visteJ. J. Lee, F. Gino, f. R. Staats. Regnskapere: Hvorfor dårlig vær betyr god produktivitet / Journal of Applied Psychologyat dårlig vær er bra for produktiviteten, fordi det er mye mindre sannsynlig at vi blir distrahert av tanker om å dra et sted. Forskerne fant at bankansatte i Japan fullførte transaksjoner mye raskere på regnværsdager, og deltakere i et eksperiment i USA under dårlig vær var mer effektive til å korrigere stavefeil i essay. Derfor valgte jeg dagen etter snøstormen å skrive denne artikkelen – det smeltende rotet utenfor så helt uattraktivt ut for en tur.
Men min favorittdel av fokusstyring er ikke hvor, men når. Oftest lider produktiviteten vår når vi står overfor oppgaver som vi egentlig ikke vil, men vi må gjøre. I årevis var jeg sikker på at de skulle tas umiddelbart etter de mest interessante prosjektene, på vei opp i energi og motivasjon.
Men så gjorde jeg og kollegaen min et studie på en koreansk matbutikk. Og fant utJ. Shin, A. M. Stipend. Kjedelig av interesse: Hvordan indre motivasjon i én oppgave kan redusere ytelsen på andre oppgaver / Academy of Management Journalat når ansatte fikk svært interessante oppgaver, viste de seg mye dårligere i kjedelige og rutinemessige oppgaver. Kanskje dette skyldes gjenværende oppmerksomhetseffektS. Leroy. Hvorfor er det så vanskelig å gjøre jobben min? Utfordringen med oppmerksomhetsrester når du bytter mellom arbeidsoppgaver / Organisatorisk atferd og menneskelige beslutningsprosesser. Vår bevissthet vender stadig tilbake til en interessant oppgave, og dette distraherer oss fra en uinteressant.
Men i et eksperiment der vi viste amerikanere interessante videoer og deretter ga dem en oppgave om å legge inn data, fant vi en annen mekanisme - kontrasteffekten. Etter morsomme videoer virker en slik rutineoppgave som å legge inn data enda mer uutholdelig. Det er som å spise grønnsaker etter desserten. Derfor, for å opprettholde oppmerksomheten under kjedelige oppgaver, er det bedre å utføre dem etter litt mer interessante. Vel, la de mest interessante for slutten som en belønning. Og det handler ikke om tid – det handler om å velge riktig øyeblikk.
Hvordan bruke fokusstyring for kreativitet
Jeg tror at hovedmålet ditt ikke bare er å bli mer produktiv. Kanskje du også ønsker å være mer kreativ.
Produktivitet og kreativitet krever ulike fokusstyringsstrategier. Produktivitet drives av spesielle "filtre" av oppmerksomhet som lar oss bevisst stenge distraherende tanker ute. Og for kreativitet, tvert imot, må du kvitte deg med slike "filtre".
Hvordan få det beste ut av hver strategi? PÅ bok «Timehacking» av Daniel Pink skriver om hvordan døgnrytmer hjelper oss å velge tidene da vi er mest produktive. Det er bedre for tidlig oppegående å engasjere seg i analytisk arbeid så tidlig som mulig mens de er på toppen av oppmerksomhet. De bør la rutineoppgaver stå midt på dagen, og utsette kreative oppgaver til kveldstimene, når tidlig oppegående har en tendens til å tenke mer ikke-lineært. Ugler har en annen tidsplan: de er bedre med å gjøre kreativt arbeid om morgenen, og spare analytisk arbeid til kvelden.
Dette er ikke tidsstyring, fordi vi kan bruke like mye tid på oppgaver selv etter at vi har omorganisert timeplanen vår. Dette er fokusstyring, så vi noterer rekkefølgen det er lettere for oss å gjennomføre oppgaver i, og fordeler dem deretter.
Finne ut mer⏰
- Hvem skal være mer lønnsomt - en ugle eller en lerke
En annen viktig ting å gjøre er å revurdere tilnærmingen til arbeidsplanlegging. Jeg liker ideen til Paul Graham som tilbudP. Graham. Maker's Schedule, Manager's Schedule del opp uken i "lederdager" og "skaperdager". På «lederdager» gjør du avtaler og ringer, og på «skaperdager» setter du av tid til kreativt arbeid, vel vitende om at du ikke vil bli distrahert av distraksjoner som normalt vil forstyrre arbeidet ditt prosess. Dessverre er det ikke alle som har denne luksusen – å dele opp ukedagene på denne måten. Så du må lage små øyeblikk for kreativitet i løpet av hver dag.
I henhold til lovene om tidsstyring, må vi isolere oss fra alle distraksjoner. Ikke bare fra de når vi blir avbrutt av andre mennesker, men også fra de når vi avbryter oss selv. Fokusstyring tilbyr en annen tilnærming – å bevisst velge øyeblikk å distrahere.
En gang, da jeg fortsatt gikk på videregående, brukte jeg en hel lørdag foran TV-en. På slutten av dagen var jeg kvalm av meg selv, men jeg klarte ikke å slå den av. Så kom jeg på en regel: Jeg slår på TV-en først når jeg vet nøyaktig hva jeg vil se. Jeg bruker den samme regelen på sosiale nettverk: hvis jeg jobber, går jeg dit bare for å dele innhold. Og jeg blar gjennom feeden kun i pauser – for eksempel når jeg venter på en flytur eller hviler etter en treningsøkt.
De fleste forfattere jeg kjenner venter på «skaperdager» for å begynne å skrive. De er sikre på at det vil ta dem minst 4-6 timer å fordype seg fullstendig i et komplekst problem eller en stor idé. Det er det faktisk bevis påb. Boice. Hva er mer produktivt, skrive i overstadige mønstre av kreativ sykdom eller med måte? / Skriftlig kommunikasjonat forfattere som jobber «binge» gjør mindre fremgang enn forfattere som jobber i korte økter.
Hver av oss kan ta flere steg mot et mål på overraskende kort tid. Når nyutdannede undervistR. Boice. Professorer som forfattere: En selvhjelpsguide til produktiv skriving skriver med 15-minutters intervaller, fullførte de avhandlingene mye raskere.
Hvis du vil være mer produktiv, ikke analyser hvordan du bruker tiden din. Bedre se hva som absorberer oppmerksomheten din. Nå så jeg på klokken min for første gang siden jeg husket historien om Michael. Klokken er 10:36 og jeg har allerede skrevet 500 ord mer enn målet mitt. Jeg vil la det være opp til deg å avgjøre om disse 156 minuttene teller som smart bruk av oppmerksomheten min og om noen få minutter med å lese denne artikkelen teller som smart bruk av din.
Alt dette bringer meg til en annen tanke. Jeg er ganske sikker på at svært effektive mennesker har en åttende vane. De kaster ikke bort tiden sin på å studere syv ferdigheter svært effektive mennesker.
Les også🧐
- Hvordan forbedre konsentrasjonen
- En dag, en ting. Den enkleste måten å lykkes på
- Hvordan øke produktiviteten avhengig av om du er introvert eller ekstrovert
Ukens beste tilbud: rabatter fra AliExpress, LitRes, Christina og andre butikker