Personlig Kanban: Slik forenkler du ditt profesjonelle liv med et oppgavebord
Miscellanea / / April 03, 2023
En enkel metode vil bidra til å effektivisere de akkumulerte oppgavene.
Den anerkjente forfatteren og professoren i informatikk ved Georgetown University, Cal Newport, skrev boken New Principles of Business Communication. I den snakker han om hvordan vi kom frem til en kultur med konstant kommunikasjon og hvordan den påvirker produktiviteten og mental helse. Med tillatelse fra MIF-forlaget publiserer vi et utdrag fra det femte kapittelet. Det handler om hvordan man effektivt løser arbeidsoppgaver ved hjelp av et Kanban-brett.
Jim Benson tenkte mye på hvordan man kunne optimalisere arbeidet på det intellektuelle feltet. Konsulentfirmaet hans, Modus Cooperandi, har spesialisert seg på å utvikle unike prosedyrer for å hjelpe funksjonærer til å jobbe mer effektivt sammen. Benson har tidligere jobbet med programvareutvikling og er godt kjent med smidige ledelsesteknikker. Det er nok derfor han ofte bruker oppgavetavler i sitt arbeid. […]
Men når det kommer til personlig produktivitet, ble Jim Benson berømt for en tynn bok han selv publiserte i 2011. Det kalles Personal Kanban, og det tilbyr et fristende perspektiv: du kan bruke smidige ledelsesteknikker som hjelpe team med ansatte til å implementere komplekse prosjekter for å håndtere den sammenfiltrede floken av ansvar i deres individuelle profesjonelle liv.
Ideene bak boka er ganske enkle. Og Benson beskrev dem kort i en fem minutters video som han la ut på bokens nettside. Forfatteren står ved siden av en stor notatbok plassert på et staffeli. Han fyller midten av arket med flerfargede selvklebende papirbiter. De representerer våre egne forventninger, så vel som forventningene til slektninger, venner, kolleger og sjefer. "Alle disse oppgavene henger sammen i en klump i tankene våre, og hver gang vi tenker på hva vi skal ta på oss, river vi av en bit fra denne klumpen," forklarer Jim. For å gjøre dette, må vi gå gjennom denne haugen med oppgaver og analysere dem nøye for å bestemme hva vi skal gjøre videre. "Oppgaven er ikke hyggelig," oppsummerer Benson.
Personal Kanban tilbyr en løsning: strukturer dette settet med informasjon med et personlig oppgavebord. Benson mener det bør være tre kolonner. Den første heter Opportunities. I den, ved hjelp av selvklebende ark, legger du inn informasjon om ditt ansvar. Hver brosjyre inneholder informasjon om kun én oppgave. "Og nå blir det marerittaktige utvalget av arbeid til en pent ordnet struktur." Den andre kolonnen heter "I Progress". Dit flytter du arkene som gjenspeiler oppgavene du begynte å jobbe med. Nøkkelpunktet knyttet til denne kolonnen (og dette er den hemmelige ingrediensen i Kanban-systemet som helhet) er at du kan jobbe med et strengt definert antall oppgaver samtidig. På språket til dette systemet er dette "begrensning av antall arbeid som pågår." I videoen hans sier Benson at han ikke skal jobbe med mer enn tre oppgaver om gangen. Som han forklarer, hvis du i stedet bestemmer deg for å ta på deg et dusin forskjellige ærend på en gang, så vil alt ende opp i «et komplett rot». Han argumenterer overbevisende for at du ikke bør ta tak i alt på en gang: vie din fulle oppmerksomhet til to eller tre ting og ta på deg en ny oppgave først etter å ha fullført den forrige.
Og så nærmet vi oss logisk sett «Ferdig»-kolonnen. Når arbeidet er gjort, flytter brosjyren dit. Teoretisk er denne spalten ikke nødvendig i det hele tatt, men Benson antyder at den psykologiske løftingen som oppleves av en person som flytter et stykke papir fra «Pågår»-kolonnen til «Ferdig»-kolonnen, blir en kraftig stimulans faktor. I årene siden Bensons bok ble utgitt, har systemet fått horder av fans. […]
Oppgavebordet er et utrolig effektivt verktøy ikke bare for å koordinere arbeidet til ulike team, men også for å strukturere arbeidet til den enkelte medarbeider […].
Jeg har allerede sagt at jeg selv brukte denne ideen som professor. Som hovedfagsstudent ved informatikkavdelingen i Georgetown organiserte jeg arbeidet mitt ved å bruke Trello-tavler. Regnearket mitt så ut som Bensons standardmal, med kolonnene "I Progress" og "Done". Som mange fans av personlige Kanban-systemer, opprettet jeg mine egne kolonner for disse oppgavene som jeg ønsker å oppfylle, men for øyeblikket er jeg ikke aktivt engasjert i dem (senere vil jeg snakke om dette mer). Hver mandag studerte jeg informasjonen på tavlen, flyttet rundt på kortene og bestemte meg for hva jeg skulle jobbe med den uken. I dagene som fulgte sjekket jeg ofte tavlen for å se hva jeg kunne gjøre i løpet av tiden jeg satte av til hovedskoleoppgaver. Så snart nye forespørsler kom inn - i form av e-poster, telefonsamtaler eller, som ofte er tilfellet, passerte spørsmål forbi studentenes kontor - jeg skrev umiddelbart ned informasjonen på kort og la den ut på tavlen for å jobbe med disse øyeblikkene Seinere.
Uten et oppgavebord i mitt universitetsarbeid, ville jeg vært avhengig av kommunikasjon med stil. hyperaktive bikube sinnEn arbeidsflyt som fokuserer på kontinuerlig kommunikasjon og drives av tilfeldig flyt meldinger levert via digitale kommunikasjonsmidler som e-post og budbringere.. Som et resultat ville jeg bli fast i treg korrespondanse med mange mennesker – dag etter dag. Jeg ville blitt et typisk offer for et hyperaktivt hivesinn: noen som ikke skiller seg ut med en bærbar datamaskin for engang ett møte og aldri slapp telefonen mens han gikk over campus og prøvde å få tusen ting gjort samtidig. Med andre ord, uten dette systemet ville jobben min vært et helvete. Ved hjelp av oppgavestyret klarte jeg å redusere ressursforbruket betydelig. Informasjon om det kommende arbeidet legges på styret, strukturert, og jeg gjennomfører metodisk oppgavene i den tiden som er avsatt til dette. Det er derfor, som du kanskje har gjettet, jeg ble en sterk talsmann for å bruke oppgavebord ikke bare for organisering av teamets arbeid, men også for å effektivisere arbeidslivet til individuelle ansatte, tar seg av psykisk arbeid.
For å hjelpe deg med denne oppgaven, her er noen eksempler på beste praksis for å hjelpe deg å få mest mulig ut av oppgavebord.
1. Bruk flere brett
Mange tilhengere av personlig Kanban bruker bare ett brett for å organisere sine profesjonelle oppgaver. Jeg anbefaler å ta en litt annen tilnærming. Ha et eget styre for hver rolle du utfører i fagfeltet. Jeg er for tiden universitetsprofessor i tre vidt forskjellige roller: forsker, lærer og hovedfagsstudent. For hver av disse rollene startet jeg et eget styre. Så når jeg analyserer undervisningsaktiviteten min, blir jeg ikke forstyrret av urelaterte oppgaver innen forskningsfeltet eller arbeid med hovedfagsstudenter. Som et resultat slipper jeg å bytte mellom ulike aktiviteter og jeg løser arbeidsproblemer raskere.
Noen ganger synes jeg det også er nyttig å ha et eget styre for store prosjekter (f.eks. de som tar mer enn to uker å fullføre). For ikke så lenge siden ledet jeg for eksempel en stor vitenskapelig konferanse. Denne stillingen innebar løsning av en rekke oppgaver. Derfor bestemte jeg meg for at det ville være lettere å opprette et eget styre, hvor informasjonen ikke ville overlappe med andre områder av mitt yrkesliv. Når dette prosjektet var fullført, trengte jeg ikke lenger styret.
Du kan selvfølgelig kun operere med et begrenset antall brett slik at oppgaven ikke blir overveldende. Av denne grunn synes jeg det er en god idé å ha et eget styre for hver yrkesrolle og hvert større prosjekt. I dette tilfellet vil de fleste ha to til fire brett som enkelt kan jobbes med. Tvert imot, hvis du har ti brett, vil ressursene som kreves for å bytte mellom dem oppveie eventuelle fordeler ved oppgavestrukturering.
2. Ha regelmessige en-til-en økter for å analysere informasjon
Da vi snakket om oppgavetavler for kunnskapsteam, argumenterte jeg for at den beste måten å analysere informasjonen de inneholder på er å ha jevnlige møter. Det samme gjelder ditt personlige styre. Hvis du ønsker å få mest mulig ut av dette verktøyet, sett av tid hver uke til å analysere og oppdatere informasjonen på tavlen. Under disse individuelle øktene, se gjennom detaljene og flytt kortene rundt, og oppdater statusen til arbeidet etter behov. Prosessen vil ikke ta lang tid. Gjør du dette regelmessig vil 5-10 minutter være nok.
Ikke arranger slike økter for ofte: Jeg kom til den konklusjonen at en gang i uken er nok. Men ikke overse denne typen aktivitet. Hvis du bestemmer deg for det oppgavebord ikke er en god nok metode for å lagre informasjon om arbeidsansvaret ditt, da vil du vende tilbake til en febrilsk korrespondanse i ånden til et hyperaktivt kollektivt sinn. Sett informasjonen om den enkelte økt i kalenderen din og ta den like seriøst som alle andre møter og møter. Tilpassede oppgavebord kan gjøre ditt yrkesliv mye enklere, men bare hvis du er villig til å investere tiden din i å jobbe med dem.
3. Legg til en «Omsettelig»-kolonne
Som leder for forskerskolen må jeg ofte diskutere arbeidsspørsmål med noen av mine kolleger: med dekanen, med leder for graduate-programmet og med to andre professorer som er med i kommisjonen, som jeg overskrift. På oppgavebordet mitt la jeg til en spalte for hver av disse ansatte og kalte den «Å diskutere på neste møte». Så snart et spørsmål dukker opp, når jeg trenger å få meningen til noen fra kollegaer, undertrykker jeg trangen til å sende ham en rask e-post. I stedet legger jeg inn informasjon om oppgaven i kolonnen "Diskutér på neste møte".
Jeg møter leder for PhD-programmet ukentlig til fast tid. Under møtet vårt diskuterer vi alle sakene som dukket opp i denne spalten den siste uken. Når det gjelder dekan og utvalgsmedlemmer, venter jeg til det er nok spørsmål i Diskuter-spalten og avtaler så et møte for å diskutere alt på en gang. Denne tilnærmingen kan virke for enkel for deg, men den har hatt en veldig positiv innvirkning på arbeidet mitt.
Tenk deg for eksempel at det i løpet av en uke var fem informasjonskort i spalten Diskuter med dekan. I løpet av møtet, som vil vare i 20-30 minutter, vil vi utvikle en strategi sammen med ham på hver av disse sakene. Hvis jeg skrev et brev til ham hver gang, måtte jeg gjennomføre fem dialoger samtidig i løpet av uken. Som et resultat ville jeg ha sjekket e-posten min ti ganger og irritert meg over at jeg ble distrahert fra jobben.
Hvis du ønsker å minimere endeløse meldinger og få mest mulig ut av individuelle oppgavebord, er dette sannsynligvis det mest verdifulle rådet jeg kan gi deg. Regelmessige møter kan erstatte 90 % av hektisk korrespondanse. Du må bare holde styr på nøyaktig hvilke saker som må diskuteres. Ved hjelp av oppgavebordet er dette enkelt å gjøre.
4. Legg til en «Venter på svar»-kolonnen
Hvis du samarbeider om intellektuelt arbeid, må du noen ganger pause arbeidet med en oppgave mens du venter på at en annen person skal svare på et spørsmål eller manglende informasjon. Hvis du har laget et personlig oppgavebord, kan disse klebrige spørsmålene enkelt spores ved å bruke Venter på svar-kolonnen. Når du flytter en oppgave dit, merk på kortet nøyaktig hvem du venter på svar fra og hva du skal gjøre når du får nødvendig informasjon. Dette vil tillate deg å holde kursen til du har makt til å påvirke situasjonen, og fortsette å jobbe effektivt når nødvendig informasjon kommer. Enda viktigere, du legger uløste problemer på et trygt sted og kvitter deg med det underliggende angstat noe ikke ble gjort.
Boken «New Principles of Business Communication» er basert på businesscases og den nyeste forskningen innen psykologi og nevrovitenskap. Fra den lærer du hvordan du tenker systematisk, hva som må gjøres for å gjenoppbygge arbeidsflyten i en organisasjon, i et team og for enkeltansatte, og andre interessante ting.
Kjøp en bokLes også📌
- 5 holdninger som skiller virkelig verdifulle ansatte fra vanlige
- 8 beste jobbsøkeapper
- Hvem er en scrum master og hvordan bli det
Ukens beste tilbud: rabatter fra AliExpress, Zarina, Button Blue og andre butikker